PAGE酒店會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)酒店會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本酒店實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門及全體員工在會計核算過程中形成的會計檔案管理工作。（三）定義會計檔案是指酒店在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映酒店經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。酒店財務(wù)部負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，各部門負(fù)責(zé)本部門會計檔案的收集、整理和保管，并接受財務(wù)部的監(jiān)督。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)會計檔案管理的法律法規(guī)，確保會計檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施，確保會計檔案的安全，防止會計檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則。會計檔案的整理、保管和存儲應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、入庫單、出庫單等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)簡要內(nèi)容、確定會計分錄、作為記賬依據(jù)的會計憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，全面、總括地反映酒店的經(jīng)濟(jì)活動情況。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，詳細(xì)記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況。3.日記賬：按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時間的先后順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿：對某些在日記賬和分類賬中未能記載或記載不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等及相關(guān)附注，反映酒店月度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。2.季度財務(wù)會計報告：在月度財務(wù)會計報告的基礎(chǔ)上，增加季度財務(wù)情況說明書，更全面地反映酒店季度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。3.年度財務(wù)會計報告：包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及相關(guān)附注，以及年度財務(wù)情況說明書，綜合反映酒店年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：定期核對銀行存款日記賬與銀行對賬單，編制的用于調(diào)節(jié)雙方余額差異的表格。2.銀行對賬單：銀行定期向酒店提供的反映酒店銀行賬戶收支情況的對賬單。3.納稅申報表：酒店按照稅法規(guī)定定期向稅務(wù)機(jī)關(guān)報送的反映應(yīng)納稅額計算及繳納情況的報表。4.會計檔案移交清冊：記錄會計檔案從一個部門或人員移交至另一個部門或人員時詳細(xì)情況的清冊。5.會計檔案保管清冊：記錄酒店會計檔案詳細(xì)內(nèi)容、保管期限、存放地點等信息的清冊。6.會計檔案銷毀清冊：記錄會計檔案銷毀詳細(xì)情況，包括銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容的清冊。7.會計電算化數(shù)據(jù)：包括存儲在計算機(jī)硬盤、光盤、磁帶等存儲介質(zhì)上的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等數(shù)據(jù)，以及會計軟件的全套文檔資料。三、會計檔案的整理（一）會計憑證的整理1.每月末，會計人員對當(dāng)月的會計憑證進(jìn)行分類整理，按照記賬憑證的編號順序排列，檢查憑證日期、編號、摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數(shù)等是否齊全、準(zhǔn)確。2.對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，應(yīng)按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后還可以展開查閱。對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定順序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時以膠水為宜。小票應(yīng)分張排列，同類同金額的單據(jù)盡量粘在一起，同時，在一旁注明張數(shù)和合計金額。如果是板狀票證（如火車票），可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。對于數(shù)量過多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以單獨裝訂保管，但應(yīng)在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。3.整理好的會計憑證，應(yīng)加具封面、封底，在封面上注明酒店名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（二）會計賬簿的整理1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統(tǒng)一整理。2.首先檢查本年度各賬戶賬頁是否齊全，是否按順序排列。然后，將賬簿中的空白頁抽去，在賬簿啟用表上加蓋“結(jié)轉(zhuǎn)下年”戳記。最后，將各賬戶的余額直接抄入新賬余額欄內(nèi)，并注明余額的借貸方向。在舊賬頁最后一行數(shù)字下的摘要欄內(nèi)注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，加下劃線封賬。對需要更換新賬的，應(yīng)在新賬中有關(guān)賬戶的第一行摘要欄內(nèi)注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣，并將上年余額記入“余額”欄內(nèi)。3.整理后的會計賬簿應(yīng)分類編號，妥善保管，以備查閱。（三）財務(wù)會計報告的整理1.月度、季度財務(wù)會計報告編制完成后，會計人員應(yīng)及時將報告按順序整理裝訂，加具封面，注明酒店名稱、報告所屬期間、報告種類等信息，并由編制人員簽名或蓋章。2.年度財務(wù)會計報告在編制完成并經(jīng)審計后，應(yīng)將審計報告及相關(guān)資料一并整理裝訂。裝訂時應(yīng)注意保持報告的完整性和順序性，便于查閱和保管。（四）其他會計資料的整理1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單應(yīng)按月或按季整理裝訂，注明日期、金額等信息，并與相關(guān)會計憑證對應(yīng)保管。2.納稅申報表應(yīng)按稅種、申報期分類整理，妥善保存，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查。3.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)根據(jù)實際情況及時編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，并由相關(guān)人員簽名或蓋章。4.會計電算化數(shù)據(jù)應(yīng)定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行分類整理，注明備份日期、數(shù)據(jù)內(nèi)容等信息。同時，應(yīng)定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告類：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年；年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限根據(jù)稅法規(guī)定執(zhí)行；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管；會計電算化數(shù)據(jù)按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行保管期限。（二）保管地點1.酒店應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.會計檔案應(yīng)分類存放，按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料等類別分別存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。同時，應(yīng)按照保管期限、年度等進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)妥善保管，存放有序，查找方便。嚴(yán)禁隨意堆放會計檔案，防止會計檔案的損壞、丟失和變質(zhì)。2.對磁性介質(zhì)保存的會計檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。3.會計檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行清點、核對，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并報告財務(wù)部負(fù)責(zé)人，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.酒店其他部門因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱人員不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.酒店內(nèi)部人員查閱會計檔案，需填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.財務(wù)部負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，如同意查閱，在申請表上簽署意見，并安排專人陪同查閱。查閱人員只能在指定的地點查閱會計檔案，不得將會計檔案帶出指定地點。3.查閱過程中，查閱人員應(yīng)遵守會計檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、標(biāo)記、拆散原卷冊，不得損壞會計檔案。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將會計檔案歸還保管人員，并在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱程序1.酒店外部單位因工作需要借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱單位名稱、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核簽字。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會計檔案上進(jìn)行任何形式的記錄或標(biāo)記。4.借閱人員歸還會計檔案時，保管人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并向借閱人員追究責(zé)任。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會計檔案保管期滿，且已結(jié)清債權(quán)債務(wù)、會計核算資料已整理歸檔的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由財務(wù)部提出會計檔案銷毀意見，會同酒店審計部門共同進(jìn)行審查和鑒定，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.酒店總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)