PAGE扶貧學生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強扶貧學生檔案管理，確保檔案信息的真實、完整、準確和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于參與扶貧學生資助、管理等相關(guān)工作的所有部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映扶貧學生的實際情況。2.完整性原則：涵蓋學生從申請扶貧資助到畢業(yè)等全過程的各類相關(guān)資料。3.保密性原則：嚴格保護學生個人隱私，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和流程進行檔案的建立、整理、保管和使用。二、檔案內(nèi)容（一）學生基本信息1.個人資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、家庭住址、聯(lián)系方式等。2.學籍信息：所在學校、年級、班級、學號等。（二）扶貧申請材料1.申請表：學生填寫的扶貧資助申請表，詳細說明家庭經(jīng)濟狀況、申請資助原因等。2.證明材料：如家庭貧困證明（低保證、殘疾證、重大疾病診斷書等）、家庭收入證明等。（三）資助審批材料1.各級審批意見：學校、資助部門等對扶貧申請的審核、批準意見。2.公示記錄：包括公示時間、公示范圍、公示結(jié)果等。（四）學習成績及在校表現(xiàn)1.成績單：各學期的學習成績記錄。2.獎懲情況：獲得的獎勵和受到的處罰記錄。3.綜合素質(zhì)評價：學校對學生綜合素質(zhì)的評價材料。（五）幫扶記錄1.幫扶計劃：針對學生制定的個性化幫扶計劃。2.幫扶措施實施記錄：如輔導(dǎo)學習、心理關(guān)懷、社會實踐活動參與等具體幫扶行動的記錄。3.幫扶效果評估：對幫扶成效的階段性和最終評估結(jié)果。（六）就業(yè)及后續(xù)跟蹤材料1.就業(yè)信息：畢業(yè)后的就業(yè)單位、崗位、薪資等情況。2.跟蹤回訪記錄：對已畢業(yè)學生進行跟蹤回訪的相關(guān)記錄，了解其工作發(fā)展、生活狀況等。三、檔案建立與收集（一）建檔責任1.學生所在學校負責收集、整理本校扶貧學生的基本信息和在校期間的相關(guān)材料，并及時提交至資助管理部門。2.資助管理部門負責匯總、審核學校提交的檔案材料，建立統(tǒng)一的扶貧學生檔案庫，并負責后續(xù)檔案的補充和更新。（二）材料收集要求1.學校應(yīng)指定專人負責扶貧學生檔案材料的收集工作，確保材料的完整性和準確性。2.收集的材料應(yīng)真實有效，需由相關(guān)部門或單位蓋章確認。3.對于電子材料，應(yīng)進行規(guī)范的命名和分類存儲，確保易于查詢和管理。（三）檔案建立流程1.學生提交扶貧資助申請，并按要求提供相關(guān)證明材料。2.學校對申請材料進行初審，審核通過后進行校內(nèi)公示。3.公示無異議后，學校將申請材料及公示情況報送至資助管理部門審批。4.資助管理部門審批通過后，為學生建立個人檔案，并將檔案信息錄入電子檔案系統(tǒng)。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進行分類整理。2.確保每份檔案材料齊全、完整，無破損、缺失。3.對重復(fù)或無效的材料進行清理。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案：將每份材料按順序排列，加裝檔案袋或文件夾，并在封面上標注學生姓名、檔案類別等信息。2.電子檔案：按照預(yù)先設(shè)定的分類目錄，將電子文件存儲在相應(yīng)的文件夾中，并建立清晰的索引和鏈接，方便查詢。（三）歸檔要求1.定期將整理好的檔案移交至檔案保管部門進行歸檔。2.歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單，明確檔案數(shù)量、類別、移交時間等信息。3.檔案保管部門應(yīng)建立檔案總臺賬，對歸檔檔案進行詳細登記。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放紙質(zhì)檔案和電子檔案存儲設(shè)備。（二）保管期限1.扶貧學生檔案的保管期限為學生畢業(yè)或終止扶貧資助關(guān)系后[X]年。2.對于涉及重要事項或有特殊要求的檔案，應(yīng)適當延長保管期限。（三）檔案保管職責1.檔案保管人員負責檔案的日常保管工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案安全無損。2.對發(fā)現(xiàn)的檔案問題，如破損、霉變等，應(yīng)及時采取修復(fù)或其他處理措施，并記錄在案。3.嚴格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。六、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱扶貧學生檔案的，須經(jīng)相關(guān)部門負責人批準，并填寫查閱申請表。2.查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱申請人向檔案保管部門提交查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.檔案保管部門審核申請表，批準后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案保管人員對檔案進行核對，確保無遺失或損壞。（三）檔案使用規(guī)定1.檔案僅限在規(guī)定的工作范圍內(nèi)使用，用于扶貧工作的決策、學生管理、幫扶措施調(diào)整等。2.如需對外提供檔案信息，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，并確保信息的安全性和合法性。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立扶貧學生檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計和分析。2.系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將檔案材料的紙質(zhì)信息錄入電子系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證系統(tǒng)的正常運行。（三）信息安全管理1.加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.制定數(shù)據(jù)安全管理制度，對系統(tǒng)用戶的賬號、密碼進行嚴格管理，定期更換密碼。3.對涉及學生隱私的數(shù)據(jù)進行加密處理，確保信息安全。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.對接觸扶貧學生檔案的工作人員進行保密培訓，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。2.在檔案管理的各個環(huán)節(jié)，嚴格遵守保密規(guī)定，不得私自泄露學生的個人信息和檔案內(nèi)容。3.對檔案庫房、查閱場所等進行安全監(jiān)控，防止無關(guān)人員進入。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全設(shè)施建設(shè)，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)情況，確保檔案安全。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且無需繼續(xù)保存的。2.檔案內(nèi)容涉及的事項已處理完畢，且無留存價值的。3.檔案因自然災(zāi)害、人為事故等原因造成嚴重損壞，無法修復(fù)且無利用價值的。（二）銷毀程序1.檔案保管部門提出檔案銷毀申請，填寫銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.相關(guān)部門對銷毀申請進行審核批準。3.由專人負責實施檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等。4.銷毀結(jié)束后，在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立健全扶貧學生檔案管理監(jiān)督機制，由上級主管部門、紀檢監(jiān)察部門等對檔案管理工作進行定期或不定期檢查。2.設(shè)立舉報電話和郵箱，接受社會公眾對檔案管理工作中違規(guī)行為的舉報。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案內(nèi)容的真實性、完整性和準確性。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況和數(shù)據(jù)安