PAGE建設(shè)單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強建設(shè)單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、維護、管理及后期運營中的重要作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本建設(shè)單位在各類工程項目建設(shè)過程中形成的所有檔案資料的管理，包括但不限于項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映工程建設(shè)的實際情況，確保其內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過程的各類文件資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準確性原則：文件資料的記錄和表述應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)清晰、規(guī)范。4.及時性原則：隨工程進度同步收集、整理和歸檔，確保檔案資料的時效性。5.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善本單位檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)建設(shè)項目檔案管理工作，明確各部門在檔案管理中的職責和分工。3.對建設(shè)項目檔案工作進行業(yè)務(wù)指導和培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.負責接收、整理、保管和提供利用建設(shè)項目檔案資料，確保檔案的安全和完整。5.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）項目負責人職責1.負責本項目檔案管理工作的組織和實施，確保項目檔案工作與工程建設(shè)同步進行。2.督促項目各參建單位按照檔案管理要求，及時收集、整理和歸檔各自工作中形成的檔案資料。3.協(xié)調(diào)解決項目檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，對重要檔案資料進行審核把關(guān)。4.配合檔案管理部門做好項目檔案的驗收工作，確保項目檔案符合驗收標準。（三）各部門職責1.工程技術(shù)部門負責收集、整理和歸檔工程前期文件、設(shè)計文件、施工技術(shù)文件等，確保文件的準確性和完整性。對工程變更文件進行及時記錄和整理，注明變更原因、內(nèi)容及審批情況。在工程建設(shè)過程中，指導施工單位做好施工文件的收集和整理工作，確保施工文件符合檔案管理要求。2.物資設(shè)備部門負責收集、整理和歸檔物資設(shè)備采購文件、合同文件、到貨驗收文件等，確保物資設(shè)備檔案的齊全。建立物資設(shè)備檔案臺賬，記錄物資設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、使用情況等信息，便于查詢和管理。3.財務(wù)管理部門負責收集、整理和歸檔項目財務(wù)文件，包括預算文件、決算文件、財務(wù)報表、審計報告等，確保財務(wù)檔案的規(guī)范和完整。協(xié)助檔案管理部門做好項目資金使用情況的檔案查詢和統(tǒng)計工作，為項目成本核算和財務(wù)管理提供依據(jù)。4.監(jiān)理單位負責對施工單位的檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，督促施工單位及時整理和歸檔施工文件。審核施工單位報送的檔案資料，確保其符合檔案管理要求，并簽署審核意見。在監(jiān)理工作過程中，形成的監(jiān)理文件應(yīng)及時整理和歸檔，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、工程質(zhì)量評估報告等。5.施工單位負責本單位施工過程中形成的各類檔案資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料真實、完整、準確。按照檔案管理要求，對施工文件進行分類、編號、裝訂，編制檔案目錄，便于查詢和利用。在工程竣工后，及時向建設(shè)單位移交完整的施工檔案資料，并配合建設(shè)單位做好檔案驗收工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復等。2.設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料試驗報告、工程進度報表等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件：工程竣工驗收報告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件：如工程招投標文件、合同文件、來往信函、會議記錄、聲像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、準確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，符合檔案管理的書寫和格式要求。3.對電子文件應(yīng)進行備份，并確保其格式的通用性和可讀性，同時注明文件的形成時間、來源、存儲位置等信息。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照項目建設(shè)程序，對檔案資料進行分類整理，同一項目的檔案資料應(yīng)集中整理，避免分散。3.分類應(yīng)科學合理，便于查找和統(tǒng)計，一般可按照工程前期、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等階段進行分類，也可根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進行細分。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和內(nèi)容，將其分為不同的類別，如工程前期文件類、設(shè)計文件類、施工文件類等。2.編號：對每一類檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保存。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于查詢和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門進行歸檔。2.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全、完整、準確，符合檔案管理的要求。3.檔案管理部門應(yīng)對歸檔的檔案資料進行審核，對不符合要求的檔案資料應(yīng)及時退回原部門進行補充或修正。（二）保管期限1.建設(shè)項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映建設(shè)項目主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如項目立項批復、可行性研究報告、竣工驗收報告等。3.長期保管：凡是反映建設(shè)項目一般職能活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)長期保管。保管期限一般為10年至50年。如工程設(shè)計文件、施工技術(shù)文件等。4.短期保管：凡是反映建設(shè)項目局部職能活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為5年以下。如工程進度報表、材料試驗報告等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專門的檔案柜進行存放，檔案柜應(yīng)堅固、防火、防潮、防蟲。對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等方式進行備份。對電子檔案應(yīng)建立嚴格的管理制度，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。同時，定期對電子檔案進行殺毒和維護，確保其安全性和可用性。3.聲像檔案：如照片、錄像帶、錄音帶等，應(yīng)分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并采用專門的存儲設(shè)備進行保管。對聲像檔案應(yīng)定期進行檢查，防止影像、聲音失真。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正常使用和信息安全。2.優(yōu)先滿足本單位工程建設(shè)、維護、管理及后期運營等工作的需要，同時兼顧其他相關(guān)單位和部門的查閱需求。（二）利用方式1.查閱：本單位工作人員因工作需要查閱檔案資料時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱：外單位人員因工作需要借閱檔案資料時，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時間、歸還日期等信息，經(jīng)本單位檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對借閱情況進行跟蹤，確保檔案按時歸還。3.復制：因工作需要復制檔案資料時，應(yīng)填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、用途、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進行復制，并對復制件進行登記和編號，注明復制日期、復制人等信息。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案資料，未經(jīng)批準不得查閱、借閱和復制。2.檔案資料的利用應(yīng)嚴格按照規(guī)定的范圍和程序進行，不得擅自擴大利用范圍或更改利用用途。3.查閱和借閱檔案資料時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需摘錄或復制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。2.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，對檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行全面審查和評估，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，確定其存毀。2.綜合評估法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定其存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導批準后，方可銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀申請表一并歸檔保存，以備查考。七、檔案管理信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用，為工程建設(shè)、維護、管理及后期運營等工作提供及時、準確的信息支持。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本單位的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案管理部門與各部門之間的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。同時，根據(jù)需要建立與外部單位的信息交換渠道，確保檔案信息的及時傳遞和利用。（三）安全保障1.建立檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員、檔案管理人員等的職責和權(quán)限，規(guī)范操作流