PAGE均衡檔案圖書管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案圖書管理，確保檔案圖書的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案圖書在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案圖書管理方面的活動。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案圖書實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案圖書管理部門負責(zé)。2.真實性原則：確保檔案圖書內(nèi)容真實、準(zhǔn)確反映公司各項活動。3.完整性原則：保證檔案圖書的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及公司機密的檔案圖書進行妥善保管。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)等資料。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的合同、協(xié)議、項目文檔等。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)方案、工藝文件等。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確歸檔。2.對于重要文件、會議材料等，應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理歸檔。3.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的公司檔案全部移交。（三）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.按照檔案類別和形成時間順序，編制檔案目錄，便于查找和利用。3.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。（四）檔案歸檔1.根據(jù)檔案整理結(jié)果，將檔案存入相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中。2.建立電子檔案庫，對檔案進行數(shù)字化存儲，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。3.對檔案的存放位置進行詳細記錄，以便于查找和管理。（五）檔案保管1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（六）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等。2.經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。（七）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供檔案查閱服務(wù)，提高檔案的利用率。2.利用檔案時，應(yīng)遵守相關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息安全。3.對檔案利用情況進行記錄，包括利用時間、利用人、利用目的等。（八）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。2.對已失去保存價值或保管期限已滿的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行，確保檔案徹底銷毀。4.對檔案銷毀情況進行記錄，包括銷毀時間、銷毀檔案名稱、數(shù)量等。三、圖書管理（一）圖書分類1.專業(yè)圖書：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的專業(yè)書籍、教材等。2.管理圖書：涵蓋管理理論、方法、案例等方面的書籍。3.文化圖書：文學(xué)、藝術(shù)、歷史、哲學(xué)等各類文化書籍。4.工具書：字典、詞典、手冊、年鑒等參考工具書及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。（二）圖書采購1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求，制定圖書采購計劃。2.采購人員應(yīng)通過正規(guī)渠道采購圖書，確保圖書質(zhì)量。3.對采購的圖書進行驗收，檢查圖書的數(shù)量、質(zhì)量、版本等是否符合要求。（三）圖書登記1.建立圖書總賬和明細賬，對圖書的采購、入庫、借閱、歸還等情況進行詳細記錄。2.為每本圖書編制唯一的編號，便于管理和查找。3.在圖書上加蓋公司圖書專用章，注明登記日期和編號。（四）圖書上架1.根據(jù)圖書分類，將圖書上架陳列，便于員工查找和借閱。2.定期對圖書進行整理和排架，保持書架的整齊有序。（五）圖書借閱1.員工借閱圖書應(yīng)填寫《圖書借閱登記表》，注明借閱圖書名稱、借閱期限等。2.每次借閱圖書數(shù)量不得超過[X]本，借閱期限一般為[X]天。3.借閱人員應(yīng)按時歸還圖書，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱圖書時，不得在圖書上批注、污損，如有損壞應(yīng)照價賠償。（六）圖書保管1.圖書庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，防止圖書受潮、發(fā)霉、蟲蛀。2.定期對圖書進行盤點，確保圖書數(shù)量與賬目相符。3.對破損、陳舊的圖書及時進行修復(fù)或淘汰處理。（七）圖書利用1.鼓勵員工充分利用圖書資源，開展學(xué)習(xí)和研究活動。2.組織讀書分享會、專題講座等活動，提高圖書的利用率。（八）圖書捐贈與交換1.員工如有閑置的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的圖書，可捐贈給公司圖書管理部門。2.公司與其他單位之間可開展圖書交換活動，豐富圖書資源。四、檔案圖書管理部門職責(zé)（一）檔案管理職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用和鑒定銷毀等工作。3.對公司各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查檔案管理情況。4.負責(zé)檔案信息的安全保密工作，防止檔案信息泄露。（二）圖書管理職責(zé)1.負責(zé)制定和完善圖書管理制度，并組織實施。2.組織圖書的采購、登記、上架、借閱、保管、利用和捐贈交換等工作。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求，提供圖書資源支持和服務(wù)。4.開展圖書管理工作的統(tǒng)計和分析，不斷優(yōu)化圖書資源配置。五、檔案圖書管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用和鑒定銷毀等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識和技能，能夠熟練運用檔案管理軟件進行檔案信息的錄入、檢索和統(tǒng)計分析。4.積極為公司各部門提供檔案查閱服務(wù)，及時解答檔案利用過程中遇到的問題。5.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進行處理。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）圖書管理人員職責(zé)1.熱愛圖書管理工作，具備較強的責(zé)任心和服務(wù)意識。2.負責(zé)圖書的采購、登記、上架、借閱、保管、利用和捐贈交換等工作，確保圖書管理工作的規(guī)范、有序進行。3.了解圖書市場動態(tài)，掌握各類圖書信息，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求，合理采購圖書資源。4.做好圖書的分類、編目和排架工作，方便員工查找和借閱圖書。5.定期對圖書進行盤點和清理，及時更新圖書賬目，確保圖書數(shù)量與賬目相符。6.加強與員工的溝通與交流，了解員工的圖書需求，積極提供圖書資源支持和服務(wù)。7.對圖書管理工作進行總結(jié)和分析，不斷改進圖書管理工作方法，提高圖書管理水平。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對檔案圖書管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案圖書管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案圖書的收集、整理、歸檔、保管、借閱利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況，以及檔案圖書管理人員的履職情況。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門或人員限期整改。（二）考核評價1.建立檔案圖書管理工作考核評價機制，對各部門檔案圖書管理工作進行量化考核。2.考核評價指標(biāo)包括檔案圖書管理工作的規(guī)范性、檔案圖書的完整性和準(zhǔn)確性、檔案