PAGE檔案工作崗位責(zé)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案工作崗位責(zé)任制。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)工作的過程和結(jié)果，確保檔案的完整性。4.保密性原則：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案工作崗位職責(zé)（一）綜合管理部檔案管理員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，負(fù)責(zé)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索和利用等工作，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)公司檔案的借閱、查閱、復(fù)印等服務(wù)工作，嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。6.加強(qiáng)與公司各部門的溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)和督促各部門做好檔案的收集、整理和移交工作，確保公司檔案的齊全完整。7.積極開展檔案編研工作，根據(jù)公司發(fā)展需要，編寫檔案參考資料、大事記等，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。9.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（二）各部門檔案兼職管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理、分類和保管工作，確保檔案的齊全完整。2.按照公司檔案管理制度和工作流程，定期將本部門整理好的檔案移交至綜合管理部。3.協(xié)助綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作，及時(shí)提供本部門相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案管理設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全和穩(wěn)定。5.對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)和歸檔自覺性。6.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作，對(duì)需銷毀的檔案提出鑒定意見。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、變更登記申請(qǐng)書等。2.公司各類會(huì)議文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.公司業(yè)務(wù)活動(dòng)文件材料，包括合同、協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目方案、可行性研究報(bào)告等。4.公司人事管理文件材料，包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、培訓(xùn)、考核等相關(guān)材料。5.公司財(cái)務(wù)管理文件材料，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。6.公司行政管理文件材料，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、通知、通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等。7.公司技術(shù)研發(fā)文件材料，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、技術(shù)方案、專利申請(qǐng)文件等。8.公司對(duì)外宣傳文件材料，包括宣傳冊(cè)、海報(bào)、新聞稿、宣傳片等。9.其他與公司相關(guān)的重要文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類文件材料，并進(jìn)行初步整理。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在文件形成后及時(shí)收集，確保檔案的原始性和完整性。4.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件材料的內(nèi)容和格式，確保文件材料的質(zhì)量。5.檔案收集人員應(yīng)將收集到的文件材料及時(shí)移交至本部門檔案兼職管理員進(jìn)行進(jìn)一步整理。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的工作效率。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類等十大類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、編號(hào)、題名、保管期限等信息。四、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。2.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。3.檔案應(yīng)按照類別、編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。（三）檔案保護(hù)措施1.防火：檔案庫(kù)房應(yīng)配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。2.防潮：檔案庫(kù)房應(yīng)做好防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、密封門窗等，防止檔案受潮霉變。3.防蟲：檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行防蟲檢查，如放置防蟲藥、清掃庫(kù)房等，防止檔案被蟲蛀。4.防盜：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范措施，防止檔案被盜。5.防光：檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、燈具等，避免檔案長(zhǎng)時(shí)間暴露在強(qiáng)光下，防止檔案褪色。6.防塵：檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行清掃，保持庫(kù)房清潔，防止灰塵對(duì)檔案造成損害。7.防有害氣體：檔案庫(kù)房應(yīng)保持通風(fēng)良好，避免有害氣體對(duì)檔案造成損害。五、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.服務(wù)公司發(fā)展原則：檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞公司發(fā)展戰(zhàn)略和各項(xiàng)工作需要，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)開展、內(nèi)部管理等提供有力支持。2.依法依規(guī)原則：檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。3.安全保密原則：檔案利用工作應(yīng)確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用方式1.查閱：公司員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部檔案查閱室查閱。2.借閱：公司員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：公司員工因工作需要復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部檔案復(fù)制室進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定收取一定的費(fèi)用。（三）檔案利用要求1.檔案利用人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。3.檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還至綜合管理部檔案庫(kù)房，并辦理歸還手續(xù)。4.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好檔案利用登記工作，記錄檔案利用人員的姓名、部門、利用時(shí)間、利用內(nèi)容等信息。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.全面審查原則：對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，包括檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等，確保檔案鑒定的準(zhǔn)確性。2.客觀公正原則：檔案鑒定工作應(yīng)客觀公正，不受任何因素的干擾，確保檔案鑒定結(jié)果的公正性。3.集體鑒定原則：檔案鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行集體鑒定，充分聽取各方面的意見，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性。（二）檔案鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門檔案兼職管理員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，組織開展檔案鑒定工作。（三）檔案鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等因素，判斷檔案的價(jià)值和保管期限。2.分析比較法：對(duì)同類檔案進(jìn)行分析比較，找出檔案之間的差異和共同點(diǎn)，判斷檔案的價(jià)值和保管期限。3.專家咨詢法：對(duì)于一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可咨詢相關(guān)專家的意見，判斷檔案的價(jià)值和保管期限。（四）檔案銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案銷毀前，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日