PAGE委辦局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)委辦局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于委辦局機(jī)關(guān)各科室及下屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則委辦局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映委辦局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集和整理委辦局在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立委辦局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由局領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，指導(dǎo)檔案管理工作的開(kāi)展。（二）辦公室辦公室作為委辦局檔案管理的具體執(zhí)行部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作，其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善委辦局檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各科室及下屬事業(yè)單位的檔案管理工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（三）各科室及下屬事業(yè)單位各科室及下屬事業(yè)單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。同時(shí)，應(yīng)積極配合辦公室做好檔案管理的各項(xiàng)工作，按照檔案管理制度的要求，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍委辦局檔案的收集范圍包括以下幾類：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與委辦局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.委辦局形成的各類文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.委辦局在履行職責(zé)過(guò)程中產(chǎn)生的各類業(yè)務(wù)文件，如審批文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料等。4.委辦局組織的各類活動(dòng)形成的文件、照片、錄像等資料。5.委辦局工作人員的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。6.其他與委辦局工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件和資料。（二）收集要求1.各科室及下屬事業(yè)單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類檔案，并定期向辦公室移交。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保檔案不丟失、不遺漏。對(duì)重要文件和資料，應(yīng)采取復(fù)印、拍照、掃描等方式進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類；人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類；聲像檔案按照載體形式和內(nèi)容進(jìn)行分類。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。文書(shū)檔案編號(hào)格式為：年度+保管期限+流水號(hào)；業(yè)務(wù)檔案編號(hào)格式為：業(yè)務(wù)類型代碼+年度+流水號(hào)；人事檔案編號(hào)按照干部人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行；聲像檔案編號(hào)格式為：載體形式代碼+年度+流水號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便檔案的查閱和檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映委辦局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)委辦局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映委辦局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)委辦局工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指反映委辦局一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)委辦局工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（二）保管要求1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、除濕設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、保管期限等信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在45%60%之間。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。（二）鑒定組織成立委辦局檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的價(jià)值和保管期限。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率低、已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)科室和人員的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和合理性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，并注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案管理人員應(yīng)定期填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，上報(bào)辦公室負(fù)責(zé)人，并對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（二）移交1.委辦局撤銷、合并時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門(mén)。2.工作人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將本人保管的檔案移交給所在部門(mén)的檔案管理人員。3.對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行銷毀時(shí)，應(yīng)將銷毀情況及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和合理利用。（二）利用范圍1.委辦局內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱委辦局檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱委辦局檔案。（三）利用程序1.委辦局內(nèi)部工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室查閱。查閱申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位查閱委辦局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱介紹信應(yīng)注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱范圍等信息。3.司法機(jī)關(guān)查閱委辦局檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。法律文書(shū)應(yīng)注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱范圍等信息。4.查閱檔案時(shí)，