PAGE灌區(qū)技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強灌區(qū)技術(shù)檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在灌區(qū)規(guī)劃、建設(shè)、運行管理及維護等工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準，結(jié)合本灌區(qū)實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本灌區(qū)管理單位及所屬各部門在灌區(qū)規(guī)劃、設(shè)計、施工、運行管理、維護改造等活動中形成的各類技術(shù)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則灌區(qū)技術(shù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)收集、整理、保管和利用，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映灌區(qū)建設(shè)與運行管理的實際情況，數(shù)據(jù)準確可靠，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照灌區(qū)技術(shù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善灌區(qū)技術(shù)檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)灌區(qū)各類技術(shù)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責(zé)檔案庫房的建設(shè)與管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求，做好檔案的安全保管和保護工作，定期對檔案進行檢查、清點和維護，防止檔案損壞、丟失和霉變等情況發(fā)生。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.負責(zé)對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在灌區(qū)各項工作中形成的技術(shù)文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理和督促檢查，確保檔案材料的及時收集和規(guī)范整理。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，確保檔案的真實性和完整性。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.規(guī)劃設(shè)計類灌區(qū)總體規(guī)劃、專項規(guī)劃、可行性研究報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等。2.工程建設(shè)類項目立項批復(fù)、招投標(biāo)文件、工程合同、施工組織設(shè)計、施工日志、工程變更文件、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、工程竣工報告、竣工驗收文件等。3.運行管理類灌區(qū)水量調(diào)度方案、用水計劃、灌溉用水記錄、水質(zhì)監(jiān)測報告、工程設(shè)施運行記錄、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、安全檢查記錄、防汛抗旱工作資料等。4.維護改造類工程設(shè)施維修改造計劃、維修改造方案、維修改造合同、施工資料、驗收文件等。5.科研技術(shù)類灌區(qū)科研項目立項文件、研究報告、技術(shù)總結(jié)、新技術(shù)新工藝應(yīng)用資料等。6.其他相關(guān)類與灌區(qū)有關(guān)的上級文件、會議紀要、領(lǐng)導(dǎo)批示、對外交流合作資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料，電子文件應(yīng)格式規(guī)范、存儲完整。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集到的檔案材料進行初步整理，按照檔案分類方案進行分類、編號，填寫檔案卷內(nèi)目錄，裝訂成冊。2.每年[具體時間]前，各部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充完善。3.檔案管理部門對審核合格的檔案進行統(tǒng)一編號、編目，建立檔案臺賬，將檔案上架存放，并錄入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按年度分類將檔案按形成年度進行劃分。2.按機構(gòu)分類結(jié)合灌區(qū)內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，按部門進行分類。3.按問題分類根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題，進一步細分小類。例如，工程建設(shè)類檔案可分為項目前期、工程施工、竣工驗收等類別；運行管理類檔案可分為水量調(diào)度、工程運行、水質(zhì)監(jiān)測等類別。（三）編號規(guī)則檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識和查詢。編號采用“年度機構(gòu)類別順序號”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。2.機構(gòu)：用兩位大寫英文字母表示，如“GL”表示管理部門，“JS”表示技術(shù)部門等。3.類別：用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“01”表示規(guī)劃設(shè)計類，“02”表示工程建設(shè)類等。4.順序號：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“0001”開始依次編號。例如，2023年管理部門形成的第5份工程建設(shè)類檔案編號為“2023GL020005”。（四）編目要求1.編制檔案卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目。序號應(yīng)按卷內(nèi)文件排列順序編寫；文件編號應(yīng)填寫文件的文號或圖號等；責(zé)任者應(yīng)填寫文件的形成單位或個人；文件題名應(yīng)填寫文件的標(biāo)題，無標(biāo)題的應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫標(biāo)題；日期應(yīng)填寫文件的形成日期；頁號應(yīng)填寫每份文件在卷內(nèi)的起止頁碼；備注應(yīng)填寫需要說明的事項。2.編制檔案案卷目錄案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等項目。案卷號應(yīng)與檔案編號一致；題名應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容；年度應(yīng)填寫案卷形成年度；保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的價值確定，分為永久、長期、短期；密級應(yīng)填寫檔案的保密級別；頁數(shù)應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件總頁數(shù)；備注應(yīng)填寫需要說明的事項。五、檔案的保管與保護（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映灌區(qū)主要職能活動和基本歷史面貌的，對灌區(qū)建設(shè)、運行管理及維護具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如灌區(qū)總體規(guī)劃、重要的工程建設(shè)項目檔案、重大科研成果檔案等。2.長期保管對灌區(qū)建設(shè)與運行管理有重要查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。如一般的工程建設(shè)項目檔案、運行管理中的重要數(shù)據(jù)資料等。3.短期保管對灌區(qū)建設(shè)與運行管理具有一定參考價值，保管期限為[具體年限]年的檔案。如一般性的文件材料、臨時性的工作記錄等。（二）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備。2.庫房內(nèi)檔案架應(yīng)排列整齊，編號清晰，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護保養(yǎng)，檢查檔案的存放狀況、庫房設(shè)施設(shè)備運行情況等，及時發(fā)現(xiàn)并處理存在的問題。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、消毒等措施。（三）檔案數(shù)字化管理1.逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要的檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，存儲格式規(guī)范。電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。同時，加強對電子檔案的管理，嚴格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。（四）檔案安全保密措施1.加強檔案管理人員的安全保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。2.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，對涉及機密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)，限定查閱范圍和使用方式。3.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，實行24小時值班制度，確保檔案庫房安全。非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。4.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損毀等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進行處理。同時，對因工作失誤導(dǎo)致檔案安全事故的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍本灌區(qū)管理單位及所屬各部門因工作需要，可查閱利用本灌區(qū)技術(shù)檔案。外單位因工作需要查閱利用本灌區(qū)技術(shù)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱程序1.本單位人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)提前向本灌區(qū)管理單位提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人員等情況，經(jīng)本灌區(qū)管理單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱申請函應(yīng)加蓋申請單位公章。（三）借閱程序1.本單位人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位人員借閱檔案，除按上述外單位查閱檔案程序辦理審批手續(xù)外，還應(yīng)與檔案管理部門簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱期間的保管責(zé)任和保密義務(wù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）利用要求1.查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱、借閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。2.查閱、借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱、借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準，結(jié)合灌區(qū)實際情況，對到期檔案進行鑒定。對仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，填寫《