PAGE扶貧攻堅(jiān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧攻堅(jiān)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保扶貧攻堅(jiān)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，為扶貧工作提供有效服務(wù)和歷史憑證，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍1.本制度適用于本公司/組織參與的所有扶貧攻堅(jiān)項(xiàng)目相關(guān)資料的管理，包括但不限于扶貧項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施過程記錄、資金使用情況、幫扶對象信息、脫貧成效評估等各類文件、圖表、數(shù)據(jù)、影像等資料。2.涉及扶貧攻堅(jiān)工作的各部門、各崗位工作人員均應(yīng)遵守本制度。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧攻堅(jiān)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集扶貧工作各個環(huán)節(jié)的資料，確保檔案涵蓋扶貧工作的全過程，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的邏輯和方法對檔案進(jìn)行分類、整理，使其具有系統(tǒng)性和連貫性，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.保密性原則：對涉及扶貧對象隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善扶貧攻堅(jiān)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.集中統(tǒng)一管理扶貧攻堅(jiān)檔案，建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案安全存放。4.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案查詢利用。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。6.開展檔案信息化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率和利用水平。（二）項(xiàng)目實(shí)施部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門扶貧攻堅(jiān)項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，配合檔案管理部門開展檔案整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息資料。4.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，規(guī)范文件材料的形成和流轉(zhuǎn)，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識，熟悉扶貧攻堅(jiān)工作流程和相關(guān)政策法規(guī)，不斷提高檔案管理水平。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、借閱、利用登記等工作，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)定，確保檔案管理工作準(zhǔn)確無誤。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)電子檔案的錄入、存儲、維護(hù)等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的安全性和保密性。三、檔案收集（一）收集范圍1.扶貧項(xiàng)目申報材料：包括項(xiàng)目申請書、可行性研究報告、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目預(yù)算等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件：如項(xiàng)目進(jìn)度報告、會議紀(jì)要、工作簡報、項(xiàng)目變更記錄、監(jiān)督檢查記錄等。3.資金管理文件：資金下達(dá)文件、資金使用計劃、財務(wù)憑證、審計報告等。4.幫扶對象資料：幫扶對象基本信息、幫扶措施記錄、脫貧成效證明等。5.培訓(xùn)與宣傳資料：培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、宣傳資料、影像資料等。6.考核與評估文件：考核方案、評估報告、驗(yàn)收文件等。7.其他與扶貧攻堅(jiān)工作相關(guān)的文件、資料，如政策法規(guī)文件、工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)交流材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集工作及時、準(zhǔn)確、全面。2.項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的文件材料應(yīng)隨工作進(jìn)度同步收集，做到邊工作、邊積累、邊整理。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取、銷毀或偽造。4.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲和備份。（三）收集時間1.項(xiàng)目申報階段形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目申報完成后[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢。2.項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的檔案，應(yīng)按季度或項(xiàng)目重要節(jié)點(diǎn)及時收集，每季度末[X]個工作日內(nèi)完成本季度檔案收集整理工作。3.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收完成后[X]個工作日內(nèi)，將全部檔案移交至檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.項(xiàng)目類：按照扶貧項(xiàng)目類別進(jìn)行分類，如產(chǎn)業(yè)扶貧項(xiàng)目、教育扶貧項(xiàng)目、健康扶貧項(xiàng)目等，每個項(xiàng)目類別下再按照項(xiàng)目實(shí)施階段細(xì)分。2.資金類：分為資金下達(dá)、資金使用、資金監(jiān)管等類別，按照資金流向和管理環(huán)節(jié)進(jìn)行整理。3.幫扶對象類：以幫扶對象為單位，按照幫扶措施、脫貧成效等方面進(jìn)行分類。4.綜合類：包括政策法規(guī)、工作總結(jié)、宣傳培訓(xùn)、考核評估等其他綜合性文件資料。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理對收集到的紙質(zhì)文件材料進(jìn)行分類排序，去除重復(fù)、無效的文件。按照文件形成時間順序或重要程度進(jìn)行排列，同一事由的文件應(yīng)集中在一起。對每份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編制文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號、題名、日期、責(zé)任者等信息，確保目錄與文件內(nèi)容一致。對文件進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不影響文件的查閱和利用。2.電子檔案整理按照紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對電子文件進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對電子文件進(jìn)行命名，命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，反映文件的主要內(nèi)容和形成時間等信息。建立電子文件索引目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對應(yīng)，方便電子檔案的檢索和利用。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)，分別存儲在不同地點(diǎn)，確保電子檔案的安全性。（三）整理期限1.檔案管理人員應(yīng)在接收檔案后的[X]個工作日內(nèi)開始整理工作。2.對于年度內(nèi)形成的檔案，應(yīng)在次年第一季度末完成整理歸檔工作。3.對重大扶貧項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后的[X]個工作日內(nèi)完成整理歸檔。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全存放。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，防止檔案信息泄露。（三）保管期限1.扶貧攻堅(jiān)檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：主要包括扶貧項(xiàng)目規(guī)劃、重大政策文件、資金審計報告、脫貧攻堅(jiān)總結(jié)等具有重要?dú)v史價值和查考利用價值的文件材料。長期保管的檔案：一般為[X]年，包括項(xiàng)目實(shí)施過程中的重要文件、幫扶對象脫貧檔案等，這些檔案在較長時間內(nèi)仍有查考利用價值。短期保管的檔案：保管期限為[X]年，如一般性的工作文件、臨時性的報表等，保存期滿后可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱扶貧攻堅(jiān)檔案。2.上級主管部門、審計部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因工作檢查、審計、監(jiān)督等需要查閱檔案。3.其他經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的單位或個人因研究、學(xué)習(xí)等需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。上級主管部門、審計部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱登記表》，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)。其他單位或個人查閱檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《檔案查閱承諾書》，按照檔案管理部門的要求辦理查閱手續(xù)。2.借閱手續(xù)因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定期限歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，并不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、抽取、銷毀檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目實(shí)施部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)人員、審計人員等組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合扶貧攻堅(jiān)工作實(shí)際，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如保管期限已滿且無繼續(xù)保存必要；內(nèi)容重復(fù)、無查考利用價值；與現(xiàn)行政策法規(guī)、工作實(shí)際無關(guān)等檔案，可進(jìn)行銷毀處理。3.對涉及未了結(jié)事項(xiàng)、法律糾紛、歷史遺留問題等檔案，應(yīng)延長保管期限，直至事項(xiàng)處理完畢。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.對擬鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。3.檔案鑒定工作小組對鑒定意見進(jìn)行集體討論，形成鑒定結(jié)論。4.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》清冊應(yīng)包含檔案名稱、編號、日期、保管期限、鑒定意見等信息，并經(jīng)檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔