PAGE銀行檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：銀行檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及銀行機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善銀行檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理銀行各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、保管和保護(hù)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全。5.建立檔案檢索系統(tǒng)，為檔案利用提供便利條件。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等工作。7.開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案室移交。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行妥善保管和利用，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。4.積極配合檔案室開(kāi)展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，能夠獨(dú)立完成檔案的整理、編目、檢索等工作。4.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案的安全和完整。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、報(bào)表、合同等，包括但不限于信貸業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、儲(chǔ)蓄檔案、行政檔案等。2.銀行內(nèi)部管理文件、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.銀行與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。4.銀行員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。5.其他具有保存價(jià)值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全，整理規(guī)范，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案室移交。2.檔案收集應(yīng)確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏重要文件。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為綜合類、信貸類、會(huì)計(jì)類、儲(chǔ)蓄類、行政類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于檢索和利用。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的房間作為存儲(chǔ)場(chǎng)所。2.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、除濕設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全和適宜。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，如硬盤、光盤等，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)采取異地備份等措施，防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.銀行檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括銀行的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、重大信貸項(xiàng)目檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為15年至50年，主要包括一般性信貸業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)憑證等。4.短期保管的檔案保管期限一般為5年以下，主要包括臨時(shí)性文件、報(bào)表等。（四）保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。3.對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行登記，確保檔案的安全和完整。4.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及銀行機(jī)密的檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和管理，防止信息泄露。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正確使用。2.優(yōu)先滿足銀行業(yè)務(wù)工作的需要，為銀行的經(jīng)營(yíng)決策、風(fēng)險(xiǎn)管理等提供支持。3.嚴(yán)格控制檔案的利用范圍，防止檔案信息的不當(dāng)擴(kuò)散。（二）利用方式1.查閱：銀行員工因工作需要可到檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案室的檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）借閱管理1.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、丟失或損壞檔案。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，應(yīng)及時(shí)催還。對(duì)于逾期不還的借閱人，應(yīng)暫停其借閱檔案的資格，并追究其責(zé)任。3.檔案歸還時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人作出說(shuō)明。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)于仍具有一定保存價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)銀行領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案室應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)、檔案室負(fù)責(zé)人、銀行領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。4.按照檔案銷毀清冊(cè)，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立銀行檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，為銀行的業(yè)務(wù)發(fā)展提供更加便捷的檔案服務(wù)。（二）信息化管理措施1.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。2.建立檔案數(shù)字化加工流程，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，并將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)于檔案信息化管理系統(tǒng)中。3.完善檔案信息化管理系統(tǒng)功能，包括檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化和規(guī)范化。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化培訓(xùn)與推廣1.定期組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，提高其信息化管理水平和技能。2.向銀行員工宣傳檔案信