PAGE村社區(qū)檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)村社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和移交，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織涉及的所有村社區(qū)檔案的移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案移交工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證移交的檔案真實(shí)反映村社區(qū)的工作情況和歷史面貌，內(nèi)容完整無缺漏。3.有序規(guī)范原則：明確檔案移交的流程、要求和責(zé)任，做到有序、規(guī)范操作。4.安全保密原則：在檔案移交過程中，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案范圍（一）文書檔案1.村社區(qū)各類會議記錄、決議、紀(jì)要等。2.上級部門下發(fā)的與村社區(qū)工作相關(guān)的文件、通知、指示等。3.村社區(qū)制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。4.村社區(qū)對外的函件、請示、批復(fù)等。（二）人事檔案1.村社區(qū)工作人員的履歷表、任免文件、考核材料等。2.工作人員的工資、福利、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。3.工作人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)記錄等。（三）財(cái)務(wù)檔案1.村社區(qū)的財(cái)務(wù)收支憑證、賬本、報(bào)表等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)決算資料等。（四）業(yè)務(wù)檔案1.村社區(qū)的土地管理、規(guī)劃建設(shè)、環(huán)境保護(hù)等方面的檔案。2.村社區(qū)的社會保障、民政救助、計(jì)劃生育等工作檔案。3.村社區(qū)的文化教育、醫(yī)療衛(wèi)生、社會治安等方面的檔案。（五）其他檔案1.村社區(qū)的重大活動、突發(fā)事件的相關(guān)檔案。2.村社區(qū)與其他單位或個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議等檔案。3.村社區(qū)的照片、錄音、錄像等聲像檔案。三、檔案移交流程（一）檔案整理1.村社區(qū)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對各類檔案進(jìn)行全面整理。按照檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容類別等進(jìn)行分類、編號、編目，編制檔案目錄清單。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對字跡模糊或易退變的檔案進(jìn)行復(fù)制。3.確保檔案的裝訂整齊、牢固，卷內(nèi)文件排列有序。（二）檔案審核1.公司/組織安排專人對村社區(qū)整理好的檔案進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.檢查檔案目錄清單與實(shí)際檔案是否一致，檔案編號是否連續(xù)，編目信息是否準(zhǔn)確。3.對不符合要求的檔案，及時(shí)反饋給村社區(qū)，要求其進(jìn)行整改。（三）檔案移交1.經(jīng)審核合格的檔案，村社區(qū)應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。2.雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，一式兩份，各自留存一份。3.村社區(qū)將檔案移交給公司/組織指定的接收部門或人員，并辦理交接手續(xù)。交接過程中，要確保檔案的安全，防止丟失、損壞。四、檔案移交要求（一）移交時(shí)間村社區(qū)應(yīng)按照公司/組織的要求，定期進(jìn)行檔案移交。一般情況下，每年[具體時(shí)間]進(jìn)行一次集中移交。對于重大事項(xiàng)或緊急情況形成的檔案，應(yīng)在事項(xiàng)結(jié)束后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)移交。（二）移交質(zhì)量1.移交的檔案應(yīng)符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。2.檔案應(yīng)分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范，便于查閱和利用。3.聲像檔案應(yīng)配有文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。（三）移交責(zé)任規(guī)定1.村社區(qū)負(fù)責(zé)人對檔案移交工作負(fù)總責(zé)，確保檔案移交工作按時(shí)、按質(zhì)完成。2.檔案整理人員應(yīng)對整理的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.公司/組織接收部門或人員應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行妥善保管，如因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失等問題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、檔案接收與保管（一）接收程序1.公司/組織接收部門或人員在收到村社區(qū)移交的檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對檔案移交清單，清點(diǎn)檔案數(shù)量。2.對檔案進(jìn)行初步檢查，查看檔案是否有破損、缺頁等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與村社區(qū)溝通解決。3.將接收的檔案按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管要求1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。（三）查閱利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱村社區(qū)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織建立檔案移交工作監(jiān)督機(jī)制，定期對村社區(qū)檔案移交工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。2.設(shè)立監(jiān)督舉報(bào)電話和郵箱，接受公司/組織內(nèi)部人員和社會公眾對檔案移交工作中違規(guī)行為的舉報(bào)。（二）檢查內(nèi)容1.檢查村社區(qū)檔案移交工作是否按照本制度規(guī)定的流程和要求進(jìn)行。重點(diǎn)檢查檔案整理、審核、移交等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。2.檢查公司/組織接收部門對村社區(qū)檔案的接收、保管和查閱利用情況。查看檔案是否妥善保管，查閱利用手續(xù)是否齊全。（三）違規(guī)處理1.對于在檔案移交工作中違反本制度規(guī)定的村社區(qū)或公司/組織相關(guān)人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、責(zé)令整改、通報(bào)批評等處理。