PAGE檔案歸檔管理制度制定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。2.真實(shí)完整原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案的完整性。3.分類科學(xué)原則：按照文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.便于利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。4.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.公司發(fā)文、收文、簽報(bào)、請示、批復(fù)等文件。6.公司印章使用記錄、介紹信存根等文件。7.公司人事檔案、勞動(dòng)合同、員工培訓(xùn)記錄等文件。8.公司財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。9.公司固定資產(chǎn)檔案、設(shè)備采購合同、維修記錄等文件。10.公司安全管理檔案、應(yīng)急預(yù)案、事故報(bào)告等文件。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類1.市場調(diào)研、分析報(bào)告、營銷策劃方案等文件。2.銷售合同、訂單、報(bào)價(jià)單、發(fā)票等文件。3.采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等文件。4.生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等文件。5.研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、專利申請等文件。6.客戶資料、客戶投訴處理記錄等文件。7.物流配送記錄、運(yùn)輸合同等文件。8.售后服務(wù)記錄、維修工單等文件。（三）項(xiàng)目建設(shè)類1.項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書等文件。2.項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、圖紙、技術(shù)文件等文件。3.項(xiàng)目招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等文件。4.項(xiàng)目施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購合同等文件。5.項(xiàng)目施工過程中的各項(xiàng)記錄、變更通知等文件。6.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)算審計(jì)報(bào)告等文件。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整。2.公司員工在工作活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)交本部門指定人員進(jìn)行收集。3.外來文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)簽收、登記，并及時(shí)交綜合管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。（二）文件材料的整理1.綜合管理部門對收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.整理后的文件材料應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存放，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.對破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持文件材料的原貌。（三）文件材料的裝訂1.歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。（四）文件材料的編目1.綜合管理部門應(yīng)對整理后的檔案編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案編號(hào)應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行編制，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件材料的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫文件材料的形成日期。（五）檔案的保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件，公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件，公司發(fā)文、收文、簽報(bào)、請示、批復(fù)等文件，公司印章使用記錄、介紹信存根等文件，公司人事檔案、勞動(dòng)合同、員工培訓(xùn)記錄等文件，公司財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件，公司固定資產(chǎn)檔案、設(shè)備采購合同、維修記錄等文件，公司安全管理檔案、應(yīng)急預(yù)案、事故報(bào)告等文件，以及具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的其他文件。3.長期保管的檔案主要包括公司業(yè)務(wù)經(jīng)營類和項(xiàng)目建設(shè)類中的重要文件，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司業(yè)務(wù)經(jīng)營類和項(xiàng)目建設(shè)類中的一般性文件，保管期限為1年至10年。（六）檔案的密級劃分1.檔案的密級分為絕密、機(jī)密、秘密三種。2.絕密級檔案是指涉及公司核心機(jī)密，一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的文件材料。3.機(jī)密級檔案是指涉及公司重要機(jī)密，一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的文件材料。4.秘密級檔案是指涉及公司一般機(jī)密，一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受一定損害的文件材料。（七）檔案的標(biāo)識(shí)1.綜合管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、保管期限、密級等內(nèi)容。2.檔案標(biāo)識(shí)應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的材料制作，如標(biāo)簽、印章等，并粘貼或加蓋在檔案的封面或首頁上。四、檔案歸檔流程（一）文件材料的收集與整理1.各部門指定人員按照檔案歸檔范圍的要求，定期收集本部門的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.整理后的文件材料應(yīng)按照類別進(jìn)行分類，去除無關(guān)的附件和重復(fù)的文件，并進(jìn)行編號(hào)。（二）檔案的移交1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交至綜合管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.綜合管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。（三）檔案的編目與裝訂1.綜合管理部門對接收的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.編目完成后，對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，便于保管和查閱。（四）檔案的上架與存儲(chǔ)1.裝訂好的檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行上架存儲(chǔ)，存放在專門的檔案庫房中。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行排列，便于查找和管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。（三）查閱與借閱登記1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記制度，對查閱和借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱與借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和密級是否需要調(diào)整。2.檔案鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清單應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.綜合管理部門應(yīng)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化應(yīng)確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，掃描圖像應(yīng)清晰可讀，錄入數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤。3.電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)建立備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（二）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、編目、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。3.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，確保檔案信息的安全性和保密性。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.電子檔案的利用應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的合法使用。八、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合管理部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。2.制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)各部門檔案管理工作。3.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案數(shù)字化和信息系統(tǒng)建設(shè)。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文