PAGE藥店文件檔案管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)藥店文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本藥店實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于藥店各部門及全體員工在工作過程中形成的各類文件檔案的管理。3.定義（1）文件：指藥店在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種書面材料，包括但不限于通知、報告、合同、協(xié)議、處方箋、檢驗(yàn)報告等。（2）檔案：指經(jīng)過整理、分類、編目等處理，具有查考利用價值，并按照一定的保管期限進(jìn)行保存的文件集合。4.管理原則（1）集中統(tǒng)一管理原則：藥店文件檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保文件檔案管理的一致性和規(guī)范性。（2）真實(shí)完整原則：文件檔案應(yīng)如實(shí)反映藥店的經(jīng)營管理活動，保證其內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改或銷毀。（3）便于利用原則：文件檔案的整理、分類和保管應(yīng)便于查找和利用，提高工作效率，滿足藥店經(jīng)營管理和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。（4）安全保密原則：加強(qiáng)文件檔案的安全保密措施，防止文件檔案的丟失、損壞、泄露，確保其信息安全。二、文件檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)（1）制定和完善藥店文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。（2）負(fù)責(zé)文件檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等工作。（3）建立文件檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。（4）定期對文件檔案進(jìn)行鑒定，確定保管期限，對已到保管期限的文件檔案提出處置意見。（5）負(fù)責(zé)文件檔案的借閱、歸還、查閱登記等管理工作，確保文件檔案的安全。（6）組織開展文件檔案管理培訓(xùn)，提高員工的文件檔案管理意識和技能。（7）參與藥店重大活動、重要項目文件檔案的收集、整理和歸檔工作。2.各部門職責(zé)（1）負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。（2）指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的日常管理，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確和安全。（3）配合檔案管理部門做好文件檔案的整理、編目、鑒定等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（4）嚴(yán)格遵守文件檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理文件檔案的借閱、查閱等手續(xù)。三、文件的收集與整理1.文件收集范圍（1）上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、法規(guī)、政策等。（2）藥店內(nèi)部形成的各類文件，包括但不限于：行政文件：如工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等。業(yè)務(wù)文件：如采購合同、銷售記錄、庫存清單、處方箋、檢驗(yàn)報告、藥品說明書等。財務(wù)文件：如財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。人事文件：如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等。其他文件：如客戶資料、宣傳資料、合同協(xié)議、工程圖紙等。2.文件收集要求（1）各部門應(yīng)及時收集本部門在工作過程中形成的各類文件材料，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。（2）對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時傳遞給相關(guān)部門和人員。（3）文件收集過程中，應(yīng)注意文件的原始性和真實(shí)性，不得擅自修改或偽造文件內(nèi)容。3.文件整理原則（1）遵循文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。（2）區(qū)分文件的不同類別和保管期限，便于管理和查找利用。（3）文件整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、目錄清晰。4.文件整理方法（1）分類：按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等進(jìn)行分類，可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)管理類、人事管理類等。（2）編號：對每一份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。（3）編目：編制文件目錄，包括文件編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和利用。（4）裝訂：對于紙張較多的文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。四、文件的歸檔與保管1.文件歸檔要求（1）各部門應(yīng)定期將整理好的文件材料移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。（2）歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目清晰，符合檔案管理的要求。（3）檔案管理部門在接收歸檔文件時，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的文件應(yīng)及時退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.檔案保管期限根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和藥店實(shí)際情況，確定文件檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。（1）永久保管的檔案：涉及藥店重大權(quán)益、重要?dú)v史事件、長期保存有重要價值的文件檔案，如藥店章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。（2）長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對藥店經(jīng)營管理有查考利用價值的文件檔案，如年度工作計劃、總結(jié)、銷售統(tǒng)計報表、員工培訓(xùn)記錄等，保管期限一般為10年至50年。（3）短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對藥店工作有參考價值的文件檔案，如一般性通知、便函、臨時報表等，保管期限一般為1年至5年。3.檔案保管方式（1）紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)載體進(jìn)行保存，應(yīng)選擇質(zhì)量好、耐久性強(qiáng)的紙張，并進(jìn)行裝訂、編目等處理。（2）電子檔案：采用電子載體進(jìn)行保存，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保其可讀性和可利用性。（3）檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。（4）定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。五、文件檔案的利用與借閱1.文件檔案利用原則（1）合法合規(guī)原則：文件檔案的利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和藥店相關(guān)規(guī)定，不得損害藥店利益和他人權(quán)益。（2）按需利用原則：根據(jù)工作需要，合理利用文件檔案，確保文件檔案的有效利用。（3）手續(xù)完備原則：辦理文件檔案利用手續(xù)時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保手續(xù)完備。2.文件檔案查閱程序（1）查閱人填寫《文件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。（2）所在部門負(fù)責(zé)人審批同意后，查閱人將申請表交檔案管理部門。（3）檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找相關(guān)文件檔案，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。（4）查閱人在檔案管理部門指定的場所查閱文件檔案，不得擅自將文件檔案帶出查閱場所。（5）查閱過程中，查閱人應(yīng)愛護(hù)文件檔案，不得在文件檔案上涂改、標(biāo)記、損壞等。3.文件檔案借閱程序（1）借閱人填寫《文件檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。（2）所在部門負(fù)責(zé)人審批同意后，借閱人將申請表交檔案管理部門。（3）檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找相關(guān)文件檔案，并對借閱人進(jìn)行借閱登記。（4）借閱人憑借閱登記手續(xù)到檔案管理部門領(lǐng)取文件檔案，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。（5）借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（6）借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播文件檔案內(nèi)容。4.文件檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立文件檔案利用登記臺賬，對文件檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人/借閱人姓名、部門、查閱/借閱時間、查閱/借閱內(nèi)容、歸還時間等信息，以便跟蹤和管理。六、文件檔案的鑒定與銷毀1.文件檔案鑒定原則（1）定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對文件檔案進(jìn)行鑒定，確定其保管期限和價值。（2）全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查文件檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，并結(jié)合藥店實(shí)際情況進(jìn)行綜合判斷。（3）嚴(yán)格審批原則：鑒定結(jié)果應(yīng)報經(jīng)藥店負(fù)責(zé)人審批同意后，方可進(jìn)行處置。2.文件檔案鑒定方法（1）直接鑒定法：對文件檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)其內(nèi)容、價值和保管期限等因素，確定其是否需要繼續(xù)保存。（2）集體鑒定法：組織相關(guān)部門和人員對文件檔案進(jìn)行集體鑒定，充分聽取各方面的意見和建議，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。3.文件檔案銷毀程序（1）檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《文件檔案銷毀清單》，注明文件檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。（2）《文件檔案銷毀清單》報經(jīng)藥店負(fù)責(zé)人審批同意后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。（3）銷毀文件檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保文件檔案的信息無法恢復(fù)。銷