PAGE災(zāi)難調(diào)查檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司災(zāi)難調(diào)查檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在災(zāi)難調(diào)查、預(yù)防和應(yīng)對工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及災(zāi)難調(diào)查工作所形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件等調(diào)查過程中產(chǎn)生的文件、記錄、報告、照片、視頻等。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映災(zāi)難調(diào)查的實際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：全面收集災(zāi)難調(diào)查過程中各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，確保檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編號，使其具有系統(tǒng)性，便于查詢和利用。4.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及個人隱私的檔案信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善災(zāi)難調(diào)查檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)和協(xié)助各部門做好災(zāi)難調(diào)查檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司災(zāi)難調(diào)查檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）調(diào)查部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門災(zāi)難調(diào)查檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實、準(zhǔn)確、完整。2.在調(diào)查工作結(jié)束后，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）其他部門職責(zé)1.協(xié)助調(diào)查部門做好災(zāi)難調(diào)查相關(guān)資料的收集工作。2.在工作中形成的與災(zāi)難調(diào)查有關(guān)的檔案資料，及時移交檔案管理部門。三、檔案收集（一）收集范圍1.災(zāi)難發(fā)生前的相關(guān)資料，如應(yīng)急預(yù)案制定、風(fēng)險評估報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)等。2.災(zāi)難發(fā)生過程中的資料，包括現(xiàn)場照片、視頻、救援記錄、人員傷亡情況統(tǒng)計等。3.災(zāi)難發(fā)生后的調(diào)查資料，如調(diào)查報告、原因分析、損失評估報告等。4.與災(zāi)難調(diào)查相關(guān)的會議記錄、文件往來、專家意見等。（二）收集要求1.調(diào)查部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保資料收集的及時性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式的兼容性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲。（三）收集時間1.在災(zāi)難發(fā)生后，調(diào)查部門應(yīng)立即啟動檔案收集工作，及時收集現(xiàn)場資料。2.調(diào)查工作結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將全部檔案資料移交檔案管理部門。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案形成的時間順序、類別、來源等進(jìn)行分類整理。2.遵循檔案的自然規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。3.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）整理方法1.分類：將檔案分為綜合類、調(diào)查過程類、分析結(jié)論類、后續(xù)措施類等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。（三）歸檔要求1.調(diào)查部門整理好的檔案應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行裝訂、編目，并填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照類別、年度等順序上架存放，便于查找。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，便于管理和節(jié)省空間。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，實現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程查閱和利用。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括涉及公司重大利益、具有長期歷史價值或法律依據(jù)的檔案。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報告，上報公司領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱災(zāi)難調(diào)查檔案的，需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及個人隱私的檔案，查閱人員需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）查閱流程1.查閱人員到檔案管理部門填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，核實查閱人員的身份和查閱權(quán)限，提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱災(zāi)難調(diào)查檔案的，需填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，需辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。2.檔案管理部門對借閱申請表進(jìn)行審核，審核通過后，向借閱人員發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損毀檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、調(diào)查部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)專業(yè)人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進(jìn)行全面審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.參考檔案的保管期限，結(jié)合公司的實際情況，確定檔案的去留。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的災(zāi)難調(diào)查檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司的決策提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案庫。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。3.檔案檢索系統(tǒng)：開發(fā)檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。4.檔案利用系統(tǒng)：建立檔案利用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、下載等功能。（三）信息化安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案信息