PAGE殘聯(lián)檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強殘聯(lián)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在殘聯(lián)各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結(jié)合殘聯(lián)工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殘聯(lián)機關(guān)各部門、直屬事業(yè)單位以及下屬分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則殘聯(lián)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映殘聯(lián)各項工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集殘聯(lián)在履行職能過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。5.服務(wù)利用原則充分開發(fā)利用檔案資源，為殘聯(lián)的決策、業(yè)務(wù)工作、社會服務(wù)等提供及時、準確、有效的檔案信息支持。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）檔案管理部門殘聯(lián)設(shè)立獨立的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全殘聯(lián)的檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的專職檔案管理人員，明確崗位職責，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善殘聯(lián)檔案管理制度，并組織實施。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管殘聯(lián)各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀和移交，確保檔案的時效性和有效性。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為殘聯(lián)各項工作提供檔案資料支持，參與編寫大事記、組織沿革等編研材料。6.負責檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等工作，確保檔案實體安全。7.對各部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機關(guān)文件包括上級黨委、政府、殘聯(lián)及相關(guān)部門下發(fā)的各類文件、通知、指示、批復(fù)等。2.殘聯(lián)機關(guān)文件殘聯(lián)黨組、理事會、主席辦公會等會議形成的文件材料；機關(guān)各部門在履行職能過程中產(chǎn)生的文件、報告、請示、批復(fù)、函件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.直屬事業(yè)單位文件直屬事業(yè)單位在業(yè)務(wù)工作、行政管理等方面形成的各類文件、資料、報表、合同、協(xié)議等。4.重要活動文件殘聯(lián)組織的各類會議、培訓(xùn)、調(diào)研、檢查、表彰等重要活動形成的文件材料、照片、錄像等。5.人事檔案干部職工的履歷表、任免文件、考核材料、工資變動材料、獎懲材料、黨團組織關(guān)系材料等。6.財務(wù)檔案財務(wù)預(yù)決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.聲像檔案反映殘聯(lián)工作活動的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。8.實物檔案殘聯(lián)獲得的獎牌、獎杯、證書、錦旗等實物。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)指定專人負責文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.文件材料應(yīng)按照形成時間順序進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。3.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等書寫材料。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行整理和歸檔，確保電子文件的可讀性和可利用性。5.照片、錄音帶、錄像帶等聲像檔案應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進行分類整理。6.實物檔案應(yīng)進行登記造冊，注明實物名稱、來源、日期等信息，并妥善保管。（三）歸檔時間1.當年形成的文件材料，一般應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.重要活動、專項工作等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或工作完成后及時歸檔。3.人事檔案、財務(wù)檔案等應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時歸檔。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法殘聯(lián)檔案采用年度機構(gòu)保管期限分類法進行分類。1.年度按照文件材料形成的年度進行分類，每年形成一個類別。2.機構(gòu)（問題）按照殘聯(lián)機關(guān)各部門、直屬事業(yè)單位以及下屬分支機構(gòu)進行分類，也可根據(jù)文件內(nèi)容所反映的問題進行分類。3.保管期限根據(jù)文件材料的重要程度和保存價值，將檔案分為永久、定期（30年、10年）三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂對歸檔的文件材料進行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進行修補或復(fù)制。2.分類按照年度機構(gòu)保管期限分類法，對文件材料進行分類。3.編號為每一份檔案編制唯一的檔號，檔號應(yīng)包括年度、機構(gòu)代碼、保管期限、件號等信息。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明年度、機構(gòu)、保管期限、起止件號等信息。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲（鼠）、防光、防塵、防高溫等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲（鼠）藥品等，確保檔案的安全保管。（二）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.嚴格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.建立庫房溫濕度記錄制度，每天定時記錄溫濕度情況，發(fā)現(xiàn)異常及時采取措施進行調(diào)整。（三）檔案保護措施1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀、破損等情況及時進行處理。2.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對聲像檔案應(yīng)定期進行回放檢查，確保聲音和圖像清晰可辨。4.對實物檔案應(yīng)進行定期檢查，防止損壞或丟失。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時、有效的原則，在確保檔案安全和保密前提下，為殘聯(lián)各項工作提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復(fù)制，并做好復(fù)制登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。（四）保密規(guī)定1.利用者應(yīng)嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和殘聯(lián)檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案時，嚴禁在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.復(fù)制檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，復(fù)制件應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織殘聯(lián)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)部門負責人組成，負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映殘聯(lián)的主要職能活動，是否具有歷史查考價值。2.檔案的保存狀況是否良好，是否存在破損、霉變、蟲蛀等情況。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案題名、檔號、文號、責任者、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報殘聯(lián)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計