PAGE測繪人必看成果檔案制度測繪成果檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司測繪成果檔案的管理，確保測繪成果檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮測繪成果檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及技術(shù)創(chuàng)新中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及測繪成果檔案管理的部門、項目組及相關(guān)工作人員。（三）定義1.測繪成果檔案：指在測繪活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。包括測繪項目技術(shù)設(shè)計書、技術(shù)總結(jié)、控制測量成果、地形測量成果、攝影測量與遙感成果、工程測量成果、地籍測繪成果、房產(chǎn)測繪成果以及其他專項測繪成果等。2.歸檔：將測繪項目完成后形成的應(yīng)歸檔文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，移交至公司檔案管理部門集中保存的過程。3.保管期限：根據(jù)測繪成果檔案的重要程度和保存價值，確定的檔案保存時間，分為永久、長期和短期。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。公司檔案管理部門負責統(tǒng)籌管理測繪成果檔案，各項目承擔部門負責本項目測繪成果檔案的收集、整理和初步保管，接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導。2.完整準確、系統(tǒng)安全原則。確保測繪成果檔案的內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、邏輯清晰，并采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，以滿足公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及技術(shù)創(chuàng)新等工作的需要。二、職責分工（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)測繪成果檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司測繪成果檔案管理制度，并組織實施。2.負責接收、整理、保管公司各類測繪成果檔案，建立健全檔案管理臺賬，對檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性進行檢查和維護。3.組織開展測繪成果檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定的保管期限對檔案進行定期鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施，并做好銷毀記錄。4.負責測繪成果檔案的信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)（或利用公司現(xiàn)有信息系統(tǒng)），實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.為公司各部門提供測繪成果檔案的查詢、借閱等服務(wù)，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，定期向公司領(lǐng)導匯報檔案管理工作情況。6.組織開展測繪成果檔案管理業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，指導各項目承擔部門做好檔案管理工作。（二）項目承擔部門職責1.負責本部門測繪項目成果檔案的收集、整理和初步保管工作，確保項目檔案資料的齊全、完整、準確。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時將項目完成后形成的應(yīng)歸檔文件材料移交至檔案管理部門，并辦理移交手續(xù)。3.在項目實施過程中，指定專人負責檔案管理工作，對項目檔案的形成、積累和整理情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案工作與項目工作同步進行。4.配合檔案管理部門做好測繪成果檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和依據(jù)。5.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查詢、借閱申請，并按照規(guī)定使用檔案，不得擅自復制、轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。（三）檔案管理人員職責1.認真履行崗位職責，嚴格遵守檔案管理工作制度，保守檔案機密，確保檔案安全。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，保證檔案管理工作規(guī)范、有序。3.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時錄入和更新檔案信息，為檔案查詢、借閱等提供準確、便捷的服務(wù)。4.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作，做好相關(guān)記錄和統(tǒng)計工作。三、測繪成果檔案的形成與收集（一）測繪項目實施過程中的文件材料形成1.項目立項階段：包括項目任務(wù)書、項目可行性研究報告、項目招投標文件等。2.項目設(shè)計階段：技術(shù)設(shè)計書、技術(shù)方案論證報告、項目設(shè)計變更文件等。3.項目實施階段：控制測量記錄、觀測數(shù)據(jù)、計算資料、繪圖原圖及數(shù)字化成果、檢查記錄、質(zhì)量檢驗報告、技術(shù)總結(jié)等。4.項目驗收階段：驗收申請報告、驗收報告、驗收意見及整改記錄等。（二）收集要求1.項目承擔部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，按照檔案形成的時間順序和類別，及時收集項目實施過程中產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案資料的完整性。2.在收集檔案時，應(yīng)注意文件材料的質(zhì)量，要求字跡清晰、圖表整潔、數(shù)據(jù)準確、簽字蓋章齊全，嚴禁使用易褪色的書寫材料。3.對于電子文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其真實性、完整性和可讀性。同時，應(yīng)建立電子文件的備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失。4.項目完成后，項目承擔部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案材料移交至公司檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。四、測繪成果檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照測繪項目的類別、階段和保管期限進行分類整理，同一項目的檔案應(yīng)集中整理，不同項目的檔案應(yīng)分開整理。3.整理后的檔案應(yīng)符合規(guī)范化、標準化要求，便于計算機管理和檢索利用。（二）整理方法1.分類按項目分類：根據(jù)測繪項目的名稱或編號，將檔案分為不同的項目類別，每個項目類別下再按照文件材料的性質(zhì)和內(nèi)容進行細分。按階段分類：按照測繪項目的立項、設(shè)計、實施、驗收等階段，將每個階段產(chǎn)生的文件材料分別歸類。按保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期和短期三類，分別進行整理和存放。2.編號對每個測繪項目檔案編制唯一的項目編號，編號應(yīng)體現(xiàn)項目的年份、順序號等信息，便于識別和管理。對項目內(nèi)的每份文件材料編制順序號，順序號應(yīng)按照文件材料的重要程度和形成時間順序排列，確保編號的連續(xù)性和系統(tǒng)性。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含項目編號、項目名稱、文件題名、日期、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等內(nèi)容，便于檔案的查詢和檢索。對電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，目錄信息應(yīng)與紙質(zhì)檔案目錄一致，并確保電子目錄的準確性和完整性。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對于幅面較大的圖表，應(yīng)折疊成A4紙大小，并在折疊處加蓋騎縫章，確保圖表內(nèi)容完整、清晰。五、測繪成果檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放測繪成果檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、防盜報警裝置等，并定期進行檢查和維護，保證設(shè)施設(shè)備的正常運行。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放永久、長期和短期檔案，以及不同類別的測繪成果檔案，便于管理和查找。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存放，按照檔案的分類和編號順序排列，便于存取和管理。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份存儲，并建立異地備份制度，防止因自然災害或其他意外事件導致數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行檢查和維護，并進行數(shù)據(jù)遷移，確保電子檔案的可讀性和可用性。3.對于聲像檔案，如照片、錄像帶、錄音帶等，應(yīng)按照檔案的內(nèi)容和時間順序進行整理和編目，采用專門的存儲設(shè)備進行保管，并建立相應(yīng)的檢索目錄，便于查詢和利用。（三）保管期限1.永久保管的測繪成果檔案：具有重要歷史價值、涉及國家機密或?qū)景l(fā)展具有重大影響的檔案，應(yīng)永久保存。如國家重大測繪項目成果、公司核心業(yè)務(wù)項目成果、涉及國家安全和利益的測繪成果等。2.長期保管的測繪成果檔案：保存期限為15年至50年的檔案，主要包括公司一般性測繪項目成果、具有一定參考價值的技術(shù)資料等。3.短期保管的測繪成果檔案：保存期限為5年以下的檔案，如項目實施過程中的階段性文件、臨時性資料等。（四）檔案清查與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)定期對測繪成果檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案管理臺賬一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)措施進行處理，并向上級主管部門報告。3.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，定期編制檔案統(tǒng)計報表，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。六、測繪成果檔案利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用過程中的安全和保密。2.遵循方便利用、服務(wù)生產(chǎn)的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司各部門提供及時、有效的檔案利用服務(wù)。3.對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，掌握檔案的利用動態(tài)，以便合理安排檔案管理工作。（二）利用方式1.查詢：公司內(nèi)部人員因工作需要查詢測繪成果檔案時，應(yīng)填寫檔案查詢申請表，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在檔案管理信息系統(tǒng)中進行查詢，并提供相應(yīng)的檔案資料。2.借閱：借閱測繪成果檔案時，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等，借閱期滿后應(yīng)及時歸還檔案。3.復制：因工作需要確需復制測繪成果檔案的，應(yīng)填寫檔案復制申請表，注明復制內(nèi)容、用途、復制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進行復制。復制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復制件”字樣，與原件具有同等效力。（三）利用審批1.涉及公司核心機密或國家機密的測繪成果檔案，其利用審批應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司保密委員會或上級主管部門批準后方可利用。2.對于重要測繪成果檔案的利用，如涉及公司重大項目、關(guān)鍵技術(shù)等檔案的利用，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進行利用。3.一般測繪成果檔案的利用，由檔案管理部門負責人審批即可，但應(yīng)確保利用目的合理、合法，符合公司檔案管理制度的要求。七、測繪成果檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面審查、客觀公正的原則，對測繪成果檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進行綜合評估，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。2.遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，合理確定檔案的鑒定標準和方法。3.充分聽取公司各部門和相關(guān)專家的意見，確保鑒定工作的科學性和民主性。（二）鑒定組織1.公司成立測繪成果檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、項目技術(shù)負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。2.鑒定小組負責制定檔案鑒定計劃，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核和審批，并形成鑒定報告。（三）鑒定內(nèi)容與方法1.內(nèi)容審查：對測繪成果檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性進行審查，檢查檔案是否齊全、數(shù)據(jù)是否準確可靠、文件之間的邏輯關(guān)系是否清晰等。2.價值評估：根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、科學研究價值等，評估檔案的保存價值，確定其是否仍具有繼續(xù)保存的必要。3.保管期限審查：對照檔案保管期限表，審查檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整保管期限。4.鑒定方法：鑒定小組可采用直接鑒定法，即對每份檔案逐一進行審查和評估，也可采用抽樣鑒定法，按照一定的比例抽取檔案進行鑒定，然后根據(jù)抽樣結(jié)果推斷整體檔案的情況。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的測繪成果檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀前，