PAGE安徽檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為了加強安徽檔案數(shù)字化工作的規(guī)范化、標準化管理，提高檔案管理效率和服務水平，有效保護和利用檔案信息資源，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本省實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安徽省行政區(qū)域內所有機關、團體、企事業(yè)單位以及其他組織的檔案數(shù)字化工作。（三）基本原則1.依規(guī)合法原則：檔案數(shù)字化工作必須嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及信息安全相關規(guī)定，確保數(shù)字化過程合法合規(guī)。2.真實準確原則：數(shù)字化過程應保證檔案內容的真實性和準確性，不得對檔案原文進行篡改、歪曲或遺漏。3.安全保密原則：高度重視檔案數(shù)字化過程中的安全保密工作，采取有效措施防止檔案信息泄露、丟失或被非法獲取、篡改。4.質量控制原則：建立嚴格的質量控制體系，對數(shù)字化各個環(huán)節(jié)進行質量監(jiān)控，確保數(shù)字化成果符合規(guī)定要求。5.方便利用原則：以方便檔案利用為出發(fā)點，優(yōu)化數(shù)字化流程和成果形式，提高檔案檢索、查詢和利用的效率。二、檔案數(shù)字化工作組織與管理（一）組織架構各單位應成立檔案數(shù)字化工作領導小組，由單位分管領導擔任組長，成員包括檔案部門負責人、信息技術部門負責人以及相關業(yè)務部門負責人等。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調檔案數(shù)字化工作，研究解決工作中的重大問題，制定工作計劃和實施方案，監(jiān)督工作進度和質量。（二）職責分工1.檔案部門負責檔案數(shù)字化工作的業(yè)務指導，制定檔案數(shù)字化工作方案和技術標準。組織檔案整理、掃描等具體工作實施，對數(shù)字化檔案的準確性、完整性進行審核。負責檔案數(shù)字化成果的驗收和移交，建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫。2.信息技術部門提供檔案數(shù)字化所需的技術支持和設備保障，負責數(shù)字化系統(tǒng)的選型、建設和維護。協(xié)助檔案部門進行數(shù)字化工作流程優(yōu)化，確保數(shù)字化工作的高效開展。負責數(shù)字化過程中的數(shù)據(jù)安全管理，制定安全防護措施和應急預案。3.相關業(yè)務部門配合檔案部門做好檔案的整理和移交工作，提供必要的業(yè)務信息支持。參與檔案數(shù)字化成果的驗收，對數(shù)字化檔案的利用效果提出意見和建議。三、檔案數(shù)字化流程規(guī)范（一）檔案整理1.分類編號：按照檔案分類方案對檔案進行分類，編制檔案編號，確保每一份檔案具有唯一標識。2.裝訂修復：對破損、裝訂不規(guī)范的檔案進行修復和重新裝訂，保證檔案的整齊美觀和便于掃描。3.去除金屬物：去除檔案中可能影響掃描質量的金屬物品，如訂書釘、回形針等。（二）掃描1.掃描設備選擇：根據(jù)檔案類型、數(shù)量和掃描要求，選擇合適的掃描設備，確保掃描圖像清晰、完整。2.掃描分辨率：一般檔案掃描分辨率不低于200dpi，對重要、珍貴檔案可適當提高分辨率。3.掃描色彩模式：采用黑白二值模式或灰度模式進行掃描，確保圖像清晰可讀。4.掃描順序：按照檔案整理順序進行掃描，保證掃描圖像與檔案實體對應準確。5.圖像命名：掃描圖像文件名應與檔案編號一致，便于識別和管理。（三）圖像處理1.圖像糾偏：對掃描過程中出現(xiàn)的圖像傾斜進行自動或手動糾偏，確保圖像端正。2.去污處理：去除圖像上的污漬、黑點等雜質，提高圖像質量。3.裁剪拼接：對大幅面檔案或多張圖像拼接而成的檔案進行裁剪和拼接處理，保證圖像完整。4.圖像質量檢查：對處理后的圖像進行質量檢查，確保圖像清晰、完整、可讀，不符合要求的及時重新處理。（四）數(shù)據(jù)掛接1.建立目錄數(shù)據(jù)庫：按照檔案管理系統(tǒng)的要求，建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息，如題名、日期、保管期限等。2.數(shù)據(jù)掛接：將處理好的掃描圖像與對應的目錄數(shù)據(jù)庫進行掛接，實現(xiàn)檔案信息與圖像的關聯(lián)，便于查詢和利用。（五）數(shù)據(jù)存儲1.存儲介質選擇：根據(jù)數(shù)據(jù)量和存儲期限，選擇合適的存儲介質，如磁帶、光盤、硬盤等。2.存儲方式：采用異地備份、多介質存儲等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.存儲環(huán)境：存儲設備應放置在安全、穩(wěn)定、溫濕度適宜的環(huán)境中，定期進行檢查和維護。四、檔案數(shù)字化質量控制（一）質量標準1.掃描圖像質量：圖像清晰、完整，無黑邊、白邊，無明顯污漬、黑點，分辨率符合要求。2.圖像處理質量：圖像糾偏準確，去污干凈，裁剪拼接合理，圖像質量符合要求。3.數(shù)據(jù)掛接質量：目錄數(shù)據(jù)庫信息準確無誤，圖像與目錄數(shù)據(jù)掛接正確，關聯(lián)關系清晰。4.數(shù)據(jù)存儲質量：存儲介質完好，數(shù)據(jù)存儲安全可靠，可正常讀取和使用。（二）質量檢查1.自檢：數(shù)字化工作實施人員在完成每一項工作任務后，應進行自我檢查，確保工作質量符合要求。2.抽檢：檔案部門和信息技術部門應定期對數(shù)字化工作進行抽檢，抽檢比例不低于[X]%。抽檢內容包括掃描圖像、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)。3.專檢：在數(shù)字化工作完成后，應組織專門的質量檢查小組進行全面檢查，檢查合格后方可進行驗收。（三）質量問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的質量問題，應及時分析原因，制定整改措施，明確整改責任人和整改期限，確保問題得到徹底解決。整改完成后，應進行復查，直至質量符合要求為止。五、檔案數(shù)字化安全管理（一）安全制度建設1.建立安全管理制度：制定檔案數(shù)字化安全管理辦法，明確安全管理責任、安全操作規(guī)程、安全檢查和監(jiān)督等內容。2.簽訂安全責任書：與參與檔案數(shù)字化工作的人員簽訂安全責任書，明確安全責任和義務。（二）人員安全管理1.人員背景審查：對參與檔案數(shù)字化工作的人員進行背景審查，確保人員具備良好的政治素質和職業(yè)道德。2.安全培訓：定期對工作人員進行安全培訓，提高安全意識和操作技能，使其熟悉安全管理制度和操作規(guī)程。3.人員權限管理：根據(jù)工作需要，合理設置工作人員的系統(tǒng)操作權限，嚴格控制對檔案信息的訪問。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.數(shù)據(jù)備份：定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。2.數(shù)據(jù)加密：對重要檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。3.數(shù)據(jù)訪問控制：建立嚴格的數(shù)據(jù)訪問控制機制，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問檔案數(shù)據(jù)，對訪問行為進行記錄和審計。（四）網(wǎng)絡安全管理1.網(wǎng)絡安全防護：采取防火墻、入侵檢測、防病毒等網(wǎng)絡安全防護措施，防止外部網(wǎng)絡攻擊和惡意軟件入侵。2.網(wǎng)絡訪問管理：對檔案數(shù)字化工作所使用的網(wǎng)絡進行訪問管理，限制非授權人員訪問網(wǎng)絡資源。3.網(wǎng)絡安全審計：定期對網(wǎng)絡安全狀況進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（五）設備安全管理1.設備維護保養(yǎng)：定期對掃描設備、存儲設備、服務器等進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。2.設備安全檢查：對設備的安全性能進行定期檢查，如硬盤、內存、網(wǎng)絡接口等，及時發(fā)現(xiàn)和更換存在安全隱患的設備部件。3.設備報廢處理：對報廢的設備進行嚴格的報廢處理，確保設備中的檔案數(shù)據(jù)得到徹底清除。六、檔案數(shù)字化成果驗收與移交（一）驗收組織1.驗收小組組成：由檔案部門、信息技術部門以及相關業(yè)務部門的人員組成驗收小組，負責檔案數(shù)字化成果的驗收工作。2.驗收小組職責：制定驗收方案，對數(shù)字化成果進行全面檢查，審核驗收報告，作出驗收結論。（二）驗收內容1.檔案整理質量：檢查檔案分類編號是否準確，裝訂修復是否規(guī)范，去除金屬物是否徹底。2.掃描圖像質量：檢查掃描分辨率、色彩模式、圖像清晰度、完整性等是否符合要求。3.圖像處理質量：檢查圖像糾偏、去污、裁剪拼接等處理是否得當。4.數(shù)據(jù)掛接質量：檢查目錄數(shù)據(jù)庫信息是否準確，圖像與目錄數(shù)據(jù)掛接是否正確。5.數(shù)據(jù)存儲質量：檢查存儲介質是否完好，數(shù)據(jù)存儲是否安全可靠。6.安全管理情況：檢查安全管理制度是否健全，人員安全管理、數(shù)據(jù)安全管理、網(wǎng)絡安全管理、設備安全管理等措施是否落實。（三）驗收程序1.提交驗收申請：數(shù)字化工作完成后，檔案部門應向驗收小組提交驗收申請，并提供相關的數(shù)字化成果資料和工作報告。2.驗收小組審查：驗收小組對提交的驗收申請和相關資料進行審查，制定驗收方案。3.實地檢查：驗收小組按照驗收方案對數(shù)字化成果進行實地檢查，包括查看紙質檔案與數(shù)字化圖像的一致性、檢查設備運行情況、查閱相關記錄等。4.形成驗收報告：驗收小組根據(jù)檢查情況形成驗收報告，對驗收結果進行評價，提出驗收意見。驗收報告應包括驗收依據(jù)、驗收范圍、驗收方法、驗收結果、存在問題及整改建議等內容。5.驗收結論：驗收小組根據(jù)驗收報告作出驗收結論。驗收合格的，檔案數(shù)字化成果方可進行移交；驗收不合格的，應責令相關部門限期整改，整改完成后重新申請驗收。（四）成果移交1.移交內容：驗收合格后，檔案部門應將數(shù)字化檔案