PAGE消防大隊檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)消防大隊檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在消防工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合消防大隊實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于消防大隊各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則消防大隊檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由大隊綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的集中收集、整理、保管和利用，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映消防大隊各項工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集和整理消防大隊在工作中形成的各類文件材料，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、工作秘密和個人隱私的檔案信息進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為消防大隊各項工作提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善消防大隊檔案工作制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理消防大隊各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等，確保檔案的安全和完整。3.對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理工作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進(jìn)行銷毀處理。6.開展檔案利用服務(wù)工作，為消防大隊各項工作提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料的齊全完整，并定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助綜合檔案室開展檔案整理、編目、數(shù)字化等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息。3.按照檔案利用規(guī)定，為本部門及其他需要的部門辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，并督促借閱人員按時歸還檔案。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.配合綜合檔案室做好檔案鑒定、銷毀等工作，提供本部門檔案鑒定意見。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與消防大隊工作相關(guān)的文件、指示、通知等。消防大隊向上級機(jī)關(guān)報送的請示、報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。消防大隊內(nèi)部形成的各類文件，包括會議文件、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事文件、財務(wù)文件等。2.業(yè)務(wù)檔案火災(zāi)撲救檔案，包括火災(zāi)現(xiàn)場勘查記錄、火災(zāi)事故認(rèn)定書、火災(zāi)撲救方案、火災(zāi)損失統(tǒng)計等。消防監(jiān)督檢查檔案，包括消防監(jiān)督檢查記錄、責(zé)令改正通知書、行政處罰決定書等。消防設(shè)施建設(shè)與維護(hù)檔案，包括消防設(shè)施設(shè)計圖紙、施工資料、驗收報告、維護(hù)保養(yǎng)記錄等?；馂?zāi)隱患排查整治檔案，包括排查計劃、排查記錄、隱患整改情況等。重大活動消防安全保衛(wèi)檔案，包括活動方案、安全檢查記錄、應(yīng)急處置預(yù)案等。3.聲像檔案消防大隊組織的重要會議、活動、培訓(xùn)等的照片、錄像、錄音等資料?；馂?zāi)現(xiàn)場照片、錄像等資料。消防裝備、設(shè)施的圖片、視頻資料。4.電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報表等。消防業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)庫備份等。其他具有保存價值的電子資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實性、完整性和原始性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要文件材料，應(yīng)及時收集并向綜合檔案室移交，不得積壓或延誤。4.電子文件的收集應(yīng)與紙質(zhì)文件同步進(jìn)行，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）的分類方法進(jìn)行整理。對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄和備考表。按照順序?qū)⑽募b訂成冊，采用三孔一線的裝訂方法，確保文件整齊、牢固。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，分別制定分類方案進(jìn)行整理。對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編號、編目，建立業(yè)務(wù)檔案索引。按照業(yè)務(wù)流程和時間順序，將相關(guān)文件材料進(jìn)行排列組合，形成完整的業(yè)務(wù)檔案案卷。3.聲像檔案對照片、錄像、錄音等資料進(jìn)行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。按照一定順序進(jìn)行編號，并制作相應(yīng)的文字說明。將聲像檔案存儲在專用的存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。4.電子檔案按照電子文件的類別和年度進(jìn)行分類存儲。建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子文件的快速檢索。對電子文件進(jìn)行加密處理，確保電子檔案的安全。四、檔案的保管（一）保管場所及設(shè)施1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品、滅火器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找和利用。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如文件褪色、霉變、破損等，應(yīng)采取相應(yīng)的修復(fù)措施。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時，要定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.對聲像檔案應(yīng)妥善保管存儲介質(zhì)，防止損壞和丟失。定期對聲像檔案進(jìn)行回放檢查，確保檔案內(nèi)容清晰可辨。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，借閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，嚴(yán)禁在檔案上圈劃、批注、污損。借閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并追查責(zé)任。五、檔案的利用（一）利用范圍1.消防大隊內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱消防大隊相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱消防大隊檔案。（二）利用手續(xù)1.消防大隊內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位查閱消防大隊檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容和目的，經(jīng)消防大隊領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室安排專人負(fù)責(zé)查閱，并做好查閱記錄。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等查閱消防大隊檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理查閱手續(xù)，提供有效的法律文書，經(jīng)消防大隊領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定的期限，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對于涉及國家秘密、工作秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，限制查閱范圍和使用方式，確保檔案信息安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合檔案室應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限表和相關(guān)規(guī)定，對檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案的存毀價值。3.鑒定工作應(yīng)堅持全面審查檔案內(nèi)容、準(zhǔn)確判定檔案價值的原則，充分考慮檔案的歷史、現(xiàn)實和未來利用價值。（二）銷毀程序1.對已鑒定為無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字，報消防大隊領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點進(jìn)行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，無法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告消防大隊領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的消防大隊檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對消防大隊現(xiàn)存的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。將掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合消防大隊檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能。在系統(tǒng)中設(shè)置用戶權(quán)限管理模塊，嚴(yán)格控制不同用戶對檔案信息的訪問權(quán)限。3.數(shù)據(jù)安全保障建立檔案信息化安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等技術(shù)手段，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，并及時處理發(fā)現(xiàn)的安全隱患。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。進(jìn)行需求調(diào)研，了解消防大隊各部門對檔案信息化管理的需求和期望。2.實施階段按照規(guī)劃要求，組織開展檔案數(shù)字化加工工作，確保數(shù)字化質(zhì)量和進(jìn)度。進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)的選型、開發(fā)或定制工作，確保系統(tǒng)功能滿足消防大隊檔案管理需求。完成系統(tǒng)的安裝調(diào)試和數(shù)據(jù)遷移工作，實現(xiàn)