PAGE檔案館管理員管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案館的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館管理員及所有涉及檔案管理與利用的部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實可靠，如實反映公司/組織各項活動和業(yè)務(wù)發(fā)展情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保管各類檔案，保證檔案資料的齊全和完整。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案館管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.組織開展檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，包括檔案的存儲、保管、安全防護等工作，定期檢查檔案保管狀況，及時處理發(fā)現(xiàn)的問題。4.建立和維護檔案信息管理系統(tǒng)，錄入、更新檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和便捷查詢。5.按照規(guī)定的審批程序，為公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理工作，確保檔案按時歸還。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照相關(guān)規(guī)定和程序，對已到保管期限且無保存價值的檔案進行鑒定和銷毀處理，并做好記錄。7.參與公司/組織重大活動、項目的檔案收集和整理工作，提供檔案管理方面的專業(yè)支持和指導(dǎo)。8.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。9.負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，及時了解和掌握檔案管理的政策法規(guī)和行業(yè)動態(tài)。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，對本部門形成的檔案進行分類整理，編制檔案目錄，定期向檔案館移交。3.在開展各項業(yè)務(wù)活動過程中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，妥善保管好本部門的檔案資料，防止檔案的丟失、損壞和泄露。4.積極配合檔案館管理員開展檔案管理工作，接受檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時反饋檔案管理工作中存在的問題和建議。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等檔案資料。2.公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、年度計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料。3.公司/組織的會議記錄、紀(jì)要、決議等檔案資料。4.公司/組織的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等經(jīng)濟類檔案。5.公司/組織的合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、商務(wù)信函等業(yè)務(wù)檔案。6.公司/組織的科研項目、技術(shù)創(chuàng)新、知識產(chǎn)權(quán)等方面的檔案資料。7.公司/組織的人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等相關(guān)材料。8.公司/組織的教育培訓(xùn)、文化活動、宣傳資料等檔案。9.其他與公司/組織業(yè)務(wù)活動相關(guān)的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要的文件、資料和會議記錄等，應(yīng)在形成后及時整理歸檔，不得積壓或拖延。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制后再行歸檔。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，確保電子文件的可讀性和可利用性。同時，應(yīng)做好電子文件的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。3.對每一類檔案進行細(xì)分，編制檔案分類目錄，明確各類檔案的編號規(guī)則和排列順序。4.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片或錄入檔案信息管理系統(tǒng)，內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。5.按照檔案分類目錄的順序，將檔案進行裝訂、裝盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號、類別、年度等信息，確保檔案存放整齊、有序。四、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地點，并配備必要的消防、安防設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。3.檔案存儲區(qū)應(yīng)設(shè)置密集架、檔案柜等存儲設(shè)備，按照檔案分類目錄進行排列存放，便于查找和管理。4.定期對檔案庫房進行清潔和消毒，保持庫房環(huán)境整潔衛(wèi)生，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。5.建立檔案庫房溫濕度監(jiān)測制度，配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案實體保管措施1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行妥善裝訂和裝盒，防止檔案散失和損壞。同時，應(yīng)定期檢查檔案的裝訂情況，如有松動或破損應(yīng)及時修復(fù)。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的存儲設(shè)備，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和恢復(fù)測試，確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.對特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像、光盤等，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，如建立專門的存儲庫、配備防磁、防潮、防塵等設(shè)備，確保特殊載體檔案的安全保存。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應(yīng)做好登記記錄。庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。5.定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量與檔案目錄一致，檔案實體無丟失、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的處理措施。（三）檔案安全防護1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理責(zé)任，加強對檔案管理人員的安全意識教育和培訓(xùn)。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。3.加強對檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，定期進行數(shù)據(jù)備份和安全審計，防止檔案信息泄露和被篡改。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處置措施和責(zé)任分工，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。五、檔案利用（一）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案館。2.檔案館管理員收到《檔案查閱申請表》后，應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，確定是否符合查閱條件。對于符合條件的申請，應(yīng)安排專人陪同查閱，并在查閱過程中做好監(jiān)督和指導(dǎo)工作。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)進行，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案館管理員同意，并按照規(guī)定的程序進行辦理。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案館，并辦理歸還手續(xù)。（二）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、借閱范圍等內(nèi)容，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)向檔案館管理員提交有效身份證件，并辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案館提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大借閱范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時向檔案館報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還所借檔案，檔案館管理員應(yīng)對歸還的檔案進行認(rèn)真檢查，如無問題，應(yīng)辦理歸還注銷手續(xù)。（三）檔案出具證明1.公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因?qū)ν忾_展業(yè)務(wù)、辦理手續(xù)等需要檔案館出具檔案證明的，應(yīng)填寫《檔案證明申請表》，注明證明事項、證明用途等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案館。2.檔案館管理員收到《檔案證明申請表》后，應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進行核實，確保證明內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。對于符合出具條件的申請，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容出具檔案證明，并加蓋檔案館印章。3.檔案證明應(yīng)一式兩份，一份交申請部門或人員，一份由檔案館留存歸檔。如因特殊情況需要多份證明的，應(yīng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后另行辦理。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限一般分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）三種。2.成立檔案鑒定小組，由檔案館管理員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員組成。鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案進行逐卷、逐件鑒定，并形成鑒定意見。3.檔案鑒定應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，結(jié)合公司/組織的發(fā)展歷史、業(yè)務(wù)活動特點和檔案利用需求，確定檔案的保管價值。4.對鑒定過程中發(fā)現(xiàn)的問題和爭議，應(yīng)及時進行研究和討論，必要時可邀請上級主管部門或檔案行政管理部門的專家進行指導(dǎo)。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定并報公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，進行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)制定詳細(xì)的銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時間等信息，并由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人、檔案館管理員及監(jiān)銷人員簽