PAGE人事檔案室保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事檔案室的保密工作，確保人事檔案信息的安全與完整，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及人事檔案管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，防止人事檔案信息的泄露、篡改和丟失，確保檔案的安全性和保密性。3.分級管理原則：根據(jù)人事檔案的重要程度和敏感程度，實(shí)行分級管理，明確各級管理人員的職責(zé)和權(quán)限。4.便捷高效原則：在確保保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率，為公司的人力資源管理提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）人事檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案室的各項(xiàng)管理制度，確保制度的有效執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管公司員工的人事檔案，保證檔案的完整和準(zhǔn)確。3.負(fù)責(zé)建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和安全性。4.負(fù)責(zé)對人事檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作進(jìn)行嚴(yán)格審批和管理，確保檔案的合理使用。5.定期對人事檔案進(jìn)行清查和核對，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。6.加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和保密意識。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行工作職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、裝訂、編目等日常工作，確保檔案的規(guī)范和整齊。3.妥善保管檔案，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。4.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大檔案的使用范圍。5.對檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級匯報，并提出處理建議。6.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容，不得私自復(fù)制、傳播檔案信息。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時將本部門員工的人事檔案材料收集齊全，并移交人事檔案管理部門。2.在辦理員工入職、離職、調(diào)動等手續(xù)時，及時通知人事檔案管理部門，確保檔案信息的及時更新。3.協(xié)助人事檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定的程序和要求提供相關(guān)材料。4.教育本部門員工遵守人事檔案保密制度，不得擅自查閱、借閱他人檔案。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.員工的履歷材料，包括個人簡歷、學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)證書等。2.員工的任職材料，包括任免文件、崗位說明書、績效考核記錄等。3.員工的工資福利材料，包括工資表、獎金發(fā)放記錄、社保繳納記錄等。4.員工的黨團(tuán)組織材料，包括入黨申請書、團(tuán)員證、黨組織關(guān)系介紹信等。5.員工的獎懲材料，包括獎勵證書、處罰決定等。6.員工的勞動合同、離職證明等材料。7.其他與員工人事管理相關(guān)的材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門員工的檔案材料，并按照規(guī)定的時間和要求移交人事檔案管理部門。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改或隱瞞重要信息。3.檔案材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，字跡清晰，內(nèi)容完整。4.對于不符合要求的檔案材料，人事檔案管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（三）檔案整理1.人事檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、整理、裝訂。2.檔案應(yīng)按照員工的姓名、出生日期、參加工作時間等順序進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案盒和標(biāo)簽進(jìn)行存放，并在檔案盒上標(biāo)明員工姓名、檔案編號等信息。4.建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的內(nèi)容和存放位置，便于查閱和管理。四、檔案保管（一）保管場所1.人事檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案保管場所應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.檔案保管場所應(yīng)實(shí)行專人管理，無關(guān)人員不得擅自進(jìn)入。（二）保管方式1.人事檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，并存放于檔案盒中。3.電子檔案應(yīng)建立備份制度，定期進(jìn)行備份，并存儲于安全的存儲介質(zhì)中，如硬盤、光盤等。4.電子檔案應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作。（三）檔案清查1.人事檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、內(nèi)容、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進(jìn)行處理。3.每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清查，并形成清查報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人事檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱范圍：查閱人只能查閱與本人工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得查閱他人檔案。3.查閱方式：查閱應(yīng)在人事檔案室進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)人事檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理專用章。（二）借閱權(quán)限1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱范圍：借閱人只能借閱與借閱目的相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。3.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱方式：借閱應(yīng)在人事檔案室進(jìn)行，不得將檔案帶出公司。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)人事檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理專用章。（三）審批流程1.《人事檔案查閱申請表》或《人事檔案借閱申請表》應(yīng)詳細(xì)填寫查閱或借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，并由申請人簽字確認(rèn)。2.申請表應(yīng)先由所在部門負(fù)責(zé)人審核，簽署意見后報人事檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.人事檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)查閱或借閱的必要性和合規(guī)性進(jìn)行審批，必要時可征求公司領(lǐng)導(dǎo)的意見。4.經(jīng)批準(zhǔn)的申請表應(yīng)留存檔案管理部門備案，作為查閱或借閱檔案的依據(jù)。（四）歸還與注銷1.查閱或借閱檔案的人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，不得逾期不還。2.歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.查閱或借閱檔案的申請審批手續(xù)在檔案歸還后應(yīng)及時注銷，確保檔案管理的規(guī)范性。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工因工作調(diào)動、離職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)確保檔案信息的安全和完整，不得擅自涂改、抽取或銷毀檔案材料。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.員工所在部門應(yīng)在辦理相關(guān)手續(xù)后，及時通知人事檔案管理部門，并提供檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)信息，如接收單位名稱、地址、聯(lián)系人等。2.人事檔案管理部門應(yīng)根據(jù)員工提供的信息，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將檔案密封后通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂瓦f的方式轉(zhuǎn)遞至接收單位。3.轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)同時附上《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)，由接收單位簽字蓋章后返回人事檔案管理部門。4.人事檔案管理部門應(yīng)及時跟蹤檔案的轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案按時、準(zhǔn)確到達(dá)接收單位。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因無法通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂瓦f的方式轉(zhuǎn)遞檔案，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，采取其他安全可靠的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，并做好記錄。2.如檔案在轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)丟失、損壞等情況，人事檔案管理部門應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如重新整理檔案、補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)等，確保員工的合法權(quán)益不受影響。七、保密措施（一）人員管理1.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和責(zé)任感，簽訂保密承諾書。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息，不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.對涉及檔案管理的工作人員進(jìn)行定期輪崗，防止因長期接觸檔案而產(chǎn)生泄密風(fēng)險。（二）環(huán)境管理1.人事檔案室應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的辦公區(qū)域，與其他部門相對隔離，減少無關(guān)人員的進(jìn)入。2.檔案保管場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案管理過程進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，確保檔案安全。3.對檔案管理設(shè)備和存儲介質(zhì)進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保其安全性和可靠性。（三）信息管理1.嚴(yán)格控制人事檔案信息的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限級別，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作檔案信息。2.對電子檔案進(jìn)行加密存儲，防止信息在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.在檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等過程中，對涉及的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立人事檔案保密工作監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、人事檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)對人事檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員履行職責(zé)的情況，包括是否嚴(yán)格遵守保密制度、是否認(rèn)真做好檔案管理工作等。3.檔案信息的安全情況，包括檔案是否存在泄露、篡改、丟失等風(fēng)險。（三）違規(guī)處理1.對于違反人事檔案保密制度的行為