PAGE集成項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司集成項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。集成項(xiàng)目檔案是公司在集成項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，對(duì)于總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)后續(xù)項(xiàng)目、維護(hù)公司合法權(quán)益等具有重要意義。（二）適用范圍本制度適用于公司所有集成項(xiàng)目，包括但不限于硬件集成、軟件集成、系統(tǒng)集成等各類集成項(xiàng)目的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司集成項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)施過程和實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集項(xiàng)目各階段形成的各類文件資料，確保檔案不遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案的整理、歸檔、保管和利用等工作規(guī)范有序。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司集成項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)和督促項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)做好項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.集中保管公司集成項(xiàng)目檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案的安全保管和合理利用。5.提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，為公司內(nèi)部各部門和外部相關(guān)單位利用檔案提供便利。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理項(xiàng)目各階段產(chǎn)生的文件資料，并確保其真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)項(xiàng)目檔案的整理、歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，協(xié)調(diào)解決檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。3.在項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)將項(xiàng)目檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（三）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)1.按照項(xiàng)目檔案管理要求，負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)文件資料的收集、整理和保管工作，并及時(shí)提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.配合項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的整理、歸檔和移交等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件：技術(shù)文件：系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)規(guī)范、測(cè)試報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。管理文件：項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量報(bào)告、變更記錄、會(huì)議紀(jì)要等。商務(wù)文件：項(xiàng)目報(bào)價(jià)單、發(fā)票、付款記錄等。其他文件：項(xiàng)目相關(guān)的來往信函、電子郵件、照片、視頻等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件：驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收意見等。（二）收集要求1.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)在文件產(chǎn)生后及時(shí)收集，并確保文件的原始性和完整性。2.對(duì)于重要文件，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。3.文件應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，符合檔案管理的質(zhì)量要求。（三）收集時(shí)間1.在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)明確項(xiàng)目檔案收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和要求，并通知項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員。2.項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)收集各自工作范圍內(nèi)的文件資料，并定期提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯總。3.項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將項(xiàng)目全部檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.項(xiàng)目前期文件：按照文件性質(zhì)分為立項(xiàng)批復(fù)類、可行性研究報(bào)告類、招投標(biāo)文件類、合同協(xié)議類等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件：技術(shù)文件：按照系統(tǒng)模塊或?qū)I(yè)領(lǐng)域分為硬件技術(shù)文件、軟件技術(shù)文件等。管理文件：按照項(xiàng)目管理流程分為項(xiàng)目計(jì)劃類、進(jìn)度管理類、質(zhì)量管理類、變更管理類等。商務(wù)文件：按照文件類型分為報(bào)價(jià)單類、發(fā)票類、付款記錄類等。其他文件：按照文件形式分為信函類、電子郵件類、照片類、視頻類等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件：按照驗(yàn)收階段分為驗(yàn)收申請(qǐng)類、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告類、驗(yàn)收意見類等。（二）整理方法1.對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無效的文件。2.按照文件形成的時(shí)間順序或邏輯順序進(jìn)行排列，確保文件之間的關(guān)聯(lián)性和系統(tǒng)性。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來源等信息，確保目錄與文件內(nèi)容一致。5.對(duì)于圖紙、圖表等資料，應(yīng)進(jìn)行折疊、裱糊等處理，使其規(guī)格統(tǒng)一，并在右下角標(biāo)注檔號(hào)。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)層次分明、條理清晰，便于查閱和利用。2.檔案整理應(yīng)遵循國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的質(zhì)量。3.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)積極配合檔案管理部門進(jìn)行檔案整理工作，提供必要的協(xié)助和支持。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目檔案初步整理完成后，填寫《集成項(xiàng)目檔案歸檔申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明項(xiàng)目名稱、檔案數(shù)量、整理情況等信息，并提交至檔案管理部門審核。2.檔案管理部門對(duì)《集成項(xiàng)目檔案歸檔申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，如審核通過，通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將檔案移交至檔案管理部門。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照檔案管理部門指定的時(shí)間和地點(diǎn)，將項(xiàng)目檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《集成項(xiàng)目檔案交接清單》上簽字確認(rèn)，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、交接時(shí)間等信息。4.檔案管理部門接收項(xiàng)目檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行再次整理和核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。整理核對(duì)無誤后，將檔案存入檔案庫房，并錄入檔案管理系統(tǒng)。（二）歸檔時(shí)間項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。如因特殊原因無法按時(shí)歸檔，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并申請(qǐng)延期歸檔。延期時(shí)間最長不得超過[X]個(gè)工作日。（三）歸檔要求1.歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)符合檔案整理的要求，確保檔案的質(zhì)量。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔時(shí)間、項(xiàng)目名稱、檔案數(shù)量等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)檔案一致。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行上架存放，排列整齊，便于查找和利用。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案袋等進(jìn)行包裝，并在檔案盒、檔案袋上標(biāo)注檔案編號(hào)、檔案名稱、保管期限等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的類型進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全保管。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（三）保管期限1.集成項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限為[X]年。短期保管：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為[X]年。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱集成項(xiàng)目檔案的，可按照本制度規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱、借閱集成項(xiàng)目檔案的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照本制度規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用流程1.查閱流程：公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《集成項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱項(xiàng)目名稱、檔案內(nèi)容、查閱目的等信息，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。所在部門負(fù)責(zé)人審批通過后，申請(qǐng)人持申請(qǐng)表至檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相關(guān)檔案，并在檔案查閱室提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.借閱流程：公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《集成項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱項(xiàng)目名稱、檔案內(nèi)容、借閱期限等信息，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。所在部門負(fù)責(zé)人審批通過后，申請(qǐng)人持申請(qǐng)表至檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相關(guān)檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)。外部單位借閱檔案，應(yīng)填寫《集成項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱單位名稱、項(xiàng)目名稱、檔案內(nèi)容、借閱期限等信息，并提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，借閱單位持申請(qǐng)表至檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相關(guān)檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱單位應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，并經(jīng)檔案管理部門同意。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明檔案來源。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用臺(tái)賬，記錄檔案查閱、借閱的時(shí)間、項(xiàng)目名稱、查閱人員或借閱單位名稱、查閱內(nèi)容或借閱檔案名稱等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、保持文件之間的歷史聯(lián)系等原則，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括公司內(nèi)部相關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作，審核鑒定結(jié)果，并提出檔案銷毀意見。（三）鑒定內(nèi)容1.對(duì)保管期滿且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否可以銷毀。2.對(duì)保管期限已滿但仍有重要參考價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查，確保檔案質(zhì)量。（四）銷毀流程1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《集成項(xiàng)目檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《集成項(xiàng)目檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門按照審批意見組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案