PAGE華為公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)華為公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于華為公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，以及所有與公司有業(yè)務(wù)往來的部門和個(gè)人。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、聲像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)活動的全過程，不得遺漏重要信息。4.安全性原則：檔案管理應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。5.時(shí)效性原則：檔案應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔，確保檔案的時(shí)效性。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、利用等工作。4.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門的檔案管理工作。5.組織開展公司檔案管理的培訓(xùn)和宣傳工作。6.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)工作。7.參與公司重大活動的檔案管理工作。（二）各部門檔案管理人員公司各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，做好本部門檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作。3.定期將本部門檔案移交公司檔案管理部門。4.協(xié)助公司檔案管理部門開展檔案利用工作。5.接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門應(yīng)按照本制度的規(guī)定，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的檔案，并移交公司檔案管理部門。檔案收集的范圍包括但不限于：1.公司設(shè)立、變更、注銷等方面的文件。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。4.公司各類合同、協(xié)議、訂單等文件。5.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等方面的文件。6.公司財(cái)務(wù)、審計(jì)、稅務(wù)等方面的文件。7.公司人力資源管理方面的文件。8.公司行政管理方面的文件。9.公司對外宣傳、公關(guān)等方面的文件。10.公司與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等往來的文件。11.公司各類培訓(xùn)、會議、活動等方面的文件。12.公司員工個(gè)人檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，不得遺漏重要信息。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。4.檔案收集過程中，應(yīng)做好記錄，注明檔案的名稱、來源、形成時(shí)間等信息。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品研發(fā)類、市場營銷類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、審計(jì)監(jiān)察類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等，以保證檔案的質(zhì)量。（三）檔案存儲1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份存儲，備份存儲應(yīng)采用異地存儲等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.聲像檔案應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，并存儲在相應(yīng)的介質(zhì)上，如光盤、磁帶等。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管期限為50年：凡是反映公司一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。3.短期保管期限為10年：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。（五）檔案鑒定與銷毀1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員共同進(jìn)行。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司的中心工作，為公司的決策、管理、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動提供支持。3.安全保密原則：檔案利用應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案的泄露、丟失等情況發(fā)生。（二）利用范圍公司檔案的利用范圍包括但不限于：1.公司內(nèi)部各部門查閱本部門形成的檔案。2.公司內(nèi)部各部門查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門形成的檔案。3.公司領(lǐng)導(dǎo)查閱公司檔案。4.公司員工查閱本人的人事檔案。5.因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位或個(gè)人查閱公司檔案。（三）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到公司檔案管理部門查閱；外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱：公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門辦理借閱手續(xù)；借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位或個(gè)人借閱檔案，應(yīng)按照查閱的程序辦理申請和批準(zhǔn)手續(xù)，并按照公司的規(guī)定繳納押金。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)；外部單位或個(gè)人復(fù)制檔案，應(yīng)按照查閱的程序辦理申請和批準(zhǔn)手續(xù)，并按照公司的規(guī)定繳納復(fù)制費(fèi)用。（四）利用登記公司檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人姓名、利用內(nèi)容、利用方式等信息。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)公司應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立公司檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等全過程的信息化管理。2.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.檔案信息安全管理：加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取防火墻、加密技術(shù)、備份存儲等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.公司檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，確保檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)錄入、更新檔案信息。3.公司應(yīng)定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案信息安全管理制度，不得泄露檔案信息。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員等組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的配備和培訓(xùn)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司檔案管理監(jiān)督檢查小組應(yīng)定期對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：公司檔案管理監(jiān)督檢查小組可根據(jù)工作需要，不定期對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對公司檔案管理工作中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，公司檔案管理監(jiān)督檢查小組可組織專項(xiàng)檢查。（四）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對于檔案管理工作成績突出的部門和個(gè)人，公司應(yīng)給予表彰和獎勵。2.對于檔案管