PAGE中小學(xué)檔案室保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中小學(xué)檔案室的保密工作，確保學(xué)校檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于本校檔案室工作人員、檔案查閱人員以及所有接觸學(xué)校檔案信息的人員。（三）基本原則1.依法保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，依法履行保密義務(wù)。2.預(yù)防為主原則：采取有效措施，預(yù)防檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.全程管理原則：對檔案的收集、整理、保管、利用等全過程實施保密管理。4.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉檔案信息的人員范圍，確保信息知悉范圍最小化。二、檔案管理人員保密職責(zé)（一）人員資質(zhì)要求檔案室管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和保密知識。（二）具體職責(zé)1.檔案保管負(fù)責(zé)檔案的整理、分類、編目、上架等工作，確保檔案存放有序、易于查找。按照檔案保管要求，提供適宜的保管環(huán)境，如溫濕度控制、防火、防潮、防蟲、防盜等措施。定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.檔案查閱管理嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱制度，對查閱檔案的人員進(jìn)行身份核實和登記，明確查閱目的、范圍和期限。在查閱現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保查閱人員遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，及時收回檔案，檢查檔案是否完整無損。3.檔案利用管理根據(jù)學(xué)校工作需要，合理提供檔案利用服務(wù)，對利用檔案的情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計。對于涉及重要機(jī)密的檔案利用，要報經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制利用范圍。4.檔案保密教育定期組織檔案工作人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識和業(yè)務(wù)水平。向全校師生宣傳檔案保密知識，增強(qiáng)師生的保密意識。5.保密措施落實嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。對檔案管理設(shè)備和存儲介質(zhì)進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保其安全可靠。對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限和訪問密碼，防止信息泄露。三、檔案收集與整理保密規(guī)定（一）檔案收集1.校內(nèi)檔案收集各部門在形成檔案后，應(yīng)及時整理并移交檔案室。移交時，雙方要辦理交接手續(xù)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案管理人員在接收檔案時，要認(rèn)真核對檔案內(nèi)容，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求補(bǔ)充或修正。2.校外檔案收集對于從校外收集的檔案，如上級文件、合作單位資料等，要嚴(yán)格審查檔案來源和真實性。在收集過程中，要注意保護(hù)檔案的原始風(fēng)貌，不得擅自涂改、損毀檔案。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，確保分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范。2.整理過程保密在檔案整理過程中，要注意保護(hù)檔案信息，不得將檔案內(nèi)容隨意透露給無關(guān)人員。對整理過程中發(fā)現(xiàn)的涉密檔案，要及時采取保密措施，單獨存放并標(biāo)識。四、檔案保管保密措施（一）庫房管理1.庫房選址與建設(shè)檔案室?guī)旆繎?yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)的位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、易潮等場所。庫房建設(shè)要符合國家有關(guān)安全保密標(biāo)準(zhǔn)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.庫房環(huán)境控制安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫房溫度保持在適宜范圍（14℃24℃），相對濕度保持在45%60%。定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)異常及時采取措施調(diào)整。3.庫房安全防護(hù)庫房門窗應(yīng)堅固可靠，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備和報警裝置。配備滅火器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。對庫房進(jìn)行定期巡查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時處理。（二）檔案存儲介質(zhì)管理1.介質(zhì)選擇根據(jù)檔案保存期限和重要程度，選擇合適的存儲介質(zhì)，如紙質(zhì)檔案、電子檔案存儲設(shè)備等。優(yōu)先選用質(zhì)量可靠、安全性高的存儲介質(zhì)。2.介質(zhì)存儲對紙質(zhì)檔案要進(jìn)行分類裝訂、編號，存放在專用檔案柜中。對電子檔案要進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，標(biāo)注清晰的檔案標(biāo)識和存儲日期。定期對存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案數(shù)字化管理保密要求1.數(shù)字化流程規(guī)范檔案數(shù)字化過程應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。對數(shù)字化設(shè)備和軟件要進(jìn)行安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限和訪問密碼。2.數(shù)據(jù)安全保護(hù)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)要定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案查閱與利用保密規(guī)定（一）查閱權(quán)限1.校內(nèi)查閱本校教職工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱涉及個人隱私或機(jī)密的檔案，需經(jīng)學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。2.校外查閱校外單位或個人因特殊原因需要查閱本校檔案，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國家機(jī)密或重要商業(yè)秘密的檔案，嚴(yán)禁校外人員查閱。（二）查閱登記1.查閱人員登記查閱檔案時，檔案管理人員要對查閱人員的姓名、單位、查閱日期、查閱目的、查閱范圍等進(jìn)行詳細(xì)登記。查閱人員應(yīng)如實填寫登記表，不得隱瞞或虛報查閱信息。2.查閱內(nèi)容登記對查閱的檔案內(nèi)容要進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱的檔案名稱、卷號、頁碼等。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，確因工作需要復(fù)制的，需經(jīng)檔案管理人員同意，并注明復(fù)制用途和份數(shù)。（三）查閱現(xiàn)場管理1.查閱場所規(guī)定檔案查閱應(yīng)在檔案室指定的查閱場所進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱場所。查閱場所應(yīng)保持安靜、整潔，不得在查閱場所吸煙、飲食或從事其他與查閱無關(guān)的活動。2.查閱監(jiān)督檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守保密規(guī)定。查閱人員在查閱過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理人員。（四）檔案利用保密要求1.利用范圍限制檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。利用檔案形成的資料、文件等，如需公開或?qū)ν獍l(fā)布，必須經(jīng)過學(xué)校保密審查。2.利用過程保密在檔案利用過程中，要注意保護(hù)檔案信息安全，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。利用結(jié)束后，要及時將利用的檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案銷毀保密規(guī)定（一）銷毀審批1.鑒定小組組成成立檔案銷毀鑒定小組，由檔案室管理人員、學(xué)校相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和保密工作負(fù)責(zé)人組成。2.鑒定程序鑒定小組定期對已到保管期限或失去保存價值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。銷毀意見報經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案銷毀紙質(zhì)檔案銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程要有專人監(jiān)督，填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息。2.電子檔案銷毀電子檔案銷毀應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件或物理損壞存儲介質(zhì)等方式，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。對電子檔案銷毀過程要進(jìn)行記錄，并存檔備查。（三）銷毀監(jiān)督1.監(jiān)督人員職責(zé)檔案銷毀監(jiān)督人員要對銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定進(jìn)行。監(jiān)督人員要在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，對銷毀工作的真實性和完整性負(fù)責(zé)。2.銷毀記錄保存《檔案銷毀登記表》等銷毀記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與檔案保管期限相同。七、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)學(xué)校成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對檔案室保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況檢查檔案管理人員是否嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，各項保密措施是否落實到位。查閱檔案查閱登記、利用登記等記錄，檢查是否符合規(guī)定。2.檔案安全狀況檢查檔案庫房的安全防護(hù)設(shè)施是否完好，溫濕度是否符合要求。檢查檔案存儲介質(zhì)的保管情況，是否存在數(shù)據(jù)丟失或損壞風(fēng)險。3.人員保密教育了解檔案工作人員和查閱人員的保密教育情況，是否定期組織培訓(xùn)。檢查保密教育記錄和培訓(xùn)效果。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對檔案室保密工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對檔案室保密工作進(jìn)行抽查，重點檢查關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要檔案的保密情況。（四）問題整改1.問題反饋對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組要及時向檔案室反饋，并提出整改要求。2.整改措施檔案室要針對存在的問題，制定具體的整改措施，明確整改責(zé)任人，限期整改。3.整改跟蹤保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組要對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。八、保密責(zé)任與獎懲（一）保密責(zé)任1.檔案管理人員責(zé)任檔案管理人員因違反保密制度，導(dǎo)致檔案信息泄露的，要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。對因工作失誤或失職造成檔案損壞、丟失的，要依法依規(guī)追究責(zé)任。2.查閱人員責(zé)任查閱人員違反保密規(guī)定，擅自泄露檔案信息的，要視情節(jié)輕重給予批評教育、紀(jì)律處分或依法追究法律責(zé)任。查閱人員在查閱過程中因故意或重大過失造成檔案損壞、丟失的，要承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）獎勵措施1.表彰獎勵對在檔案保密工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，學(xué)校將給予表彰和獎勵。表彰獎勵形式包括榮譽(yù)證書、獎金等。2.激勵機(jī)制通過表彰獎勵，樹立檔案保密工作先進(jìn)典型，激發(fā)全體師生的保密意識和工作積極性。（三）懲罰措施