PAGE公安局檔案制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公安局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公安局工作實際，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公安局各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公安局檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門負責(zé)全局檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實完整原則。檔案應(yīng)如實反映公安工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.安全保密原則。加強檔案安全防護措施，確保檔案不被損壞、丟失、泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公安工作和社會公眾提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門職責(zé)（一）綜合職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公安局檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期對各部門檔案工作進行檢查和考核。3.集中管理全局各類檔案，建立健全檔案管理體系，確保檔案的規(guī)范整理和安全保管。（二）收集整理職責(zé)1.制定檔案收集范圍和歸檔要求，指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理工作。2.及時收集、接收各部門移交的檔案，對接收的檔案進行認真核對、清點，辦理交接手續(xù)。3.按照檔案整理規(guī)范，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）保管利用職責(zé)1.負責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜。2.建立檔案保管賬目，定期對檔案進行清查、核對，做到賬物相符。3.制定檔案查閱、借閱制度，為公安工作和社會公眾提供檔案利用服務(wù)，嚴(yán)格履行檔案查閱、借閱審批手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。4.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，編寫檔案參考資料，為公安工作決策提供依據(jù)。（四）安全保密職責(zé)1.建立健全檔案安全保密制度，加強對檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高安全保密意識。2.采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護措施，確保檔案實體安全。3.嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限，對涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密等重要檔案，按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公安局檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等類別。1.文書檔案：主要包括公安局在履行職能過程中形成的各類公文、文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公安業(yè)務(wù)工作分類，如刑事偵查檔案、治安管理檔案、交通管理檔案、出入境管理檔案等，記錄各項業(yè)務(wù)工作的開展情況和相關(guān)資料。3.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄公安工作活動、重大事件、重要會議等內(nèi)容的檔案。4.實物檔案：包括公安工作中獲得的榮譽證書、獎?wù)?、錦旗、重要物證等具有保存價值的實物。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的形式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文書檔案第1件。2.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別制定編號規(guī)則，一般包含業(yè)務(wù)類別代碼、年度、案件編號等信息。如刑事偵查檔案編號：XC2023001，其中XC為刑事偵查業(yè)務(wù)類別代碼，2023為年份，001為該年度刑事案件編號。3.聲像檔案編號：按照形成時間順序編號，如照片檔案編號為ZP20230101001，表示2023年1月1日形成的第1張照片；錄音檔案編號為LY20230201001，表示2023年2月1日錄制的第1個錄音；錄像檔案編號為LX20230301001，表示2023年3月1日錄制的第1個錄像。4.實物檔案編號：根據(jù)實物類別和入庫時間順序編號，如榮譽證書編號為RY2023001，表示2023年入庫的第1個榮譽證書。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與公安工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.公安局形成的各類公文、會議材料、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.各業(yè)務(wù)部門在辦理案件、開展行政管理等工作過程中形成的文件、記錄、證據(jù)材料等。4.反映公安工作重大事件、重要活動的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.公安工作中獲得的榮譽證書、獎?wù)隆㈠\旗等實物。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集和整理工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對歸檔的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。4.聲像檔案應(yīng)同時收集文字說明材料，包括拍攝時間、地點、人物、事件等詳細信息。5.實物檔案應(yīng)保持原貌，如有損壞應(yīng)及時修復(fù)，并附上相關(guān)說明。（三）移交程序1.各部門在每年規(guī)定時間內(nèi)，將整理好的檔案向檔案管理部門移交。2.移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息，雙方簽字確認。3.檔案管理部門對接收的檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。五、檔案整理（一）文書檔案整理1.按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理。2.對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄，包括文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)等信息。3.將文件按照順序排列，采用左側(cè)裝訂的方式進行裝訂，保持文件的整齊美觀。（二）業(yè)務(wù)檔案整理1.根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別，按照案件或業(yè)務(wù)事項的發(fā)生時間順序進行排列。2.對每個案件或業(yè)務(wù)事項的相關(guān)材料進行編號、編目，建立檔案卷內(nèi)目錄，注明材料名稱、日期、頁號等。3.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背信息，包括檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等。（三）聲像檔案整理1.照片檔案應(yīng)進行分類整理，按照年度、專題等類別進行編號，并附上文字說明。2.將照片沖印或掃描成清晰的圖像文件，按照編號順序存儲在電子存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的目錄索引。3.錄音、錄像檔案應(yīng)進行轉(zhuǎn)錄、整理，標(biāo)注錄制時間、地點、內(nèi)容等信息，存儲在電子存儲設(shè)備中，并建立索引。（四）實物檔案整理1.對實物檔案進行分類登記，記錄實物名稱、來源、日期、保管期限等信息。2.將實物妥善保管，可根據(jù)實物特點采用不同的保管方式，如陳列展示、密封保存等。3.建立實物檔案目錄，方便查詢和管理。六、檔案保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點建設(shè)。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。3.建立庫房管理制度，定期對庫房進行檢查和維護，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）檔案存儲1.按照檔案分類和編號順序，將檔案存放在檔案密集架或檔案盒中，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用異地存儲等方式，確保數(shù)據(jù)安全。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）檔案清查與核對1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，核對檔案數(shù)量、保管狀況等。2.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案丟失、損壞、霉變等，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的處理措施，并做好記錄。3.建立檔案清查臺賬，記錄清查時間、范圍、結(jié)果等信息。七、檔案利用（一）查閱與借閱制度1.公安內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱事項和范圍，經(jīng)公安局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明借閱人姓名、單位、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)審批后借閱。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。（二）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為公安工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱、借閱申請，及時準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.對涉及重大案件、重要決策等需要查閱大量檔案的情況，檔案管理部門應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，提高服務(wù)效率。3.為方便利用，檔案管理部門應(yīng)建立檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、文號、日期等檢索，提高檔案查找速度。（三）檔案編研1.開展檔案編研工作，根據(jù)公安工作需要，編寫檔案參考資料，如大事記、組織沿革、專題匯編等。2.對檔案信息進行分析研究，挖掘檔案價值，為公安工作提供歷史借鑒和決策參考。3.定期向公安局各部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供編研成果，促進檔案信息的有效利用。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公安局檔案管理實際，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面審查、準(zhǔn)確判斷的原則，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。2.定期對到期檔案進行鑒定，鑒定小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清冊，詳細列出檔案名稱、年度、保管期限、卷號等信息，經(jīng)鑒定小組組長審核、公安局分管領(lǐng)導(dǎo)