PAGE山東律師檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)山東律師檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，維護(hù)律師檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在律師業(yè)務(wù)及事務(wù)所管理中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我省律師行業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于山東省行政區(qū)域內(nèi)依法設(shè)立的律師事務(wù)所及其執(zhí)業(yè)律師的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則律師事務(wù)所應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)本所律師的各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方法收集、整理檔案，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映律師業(yè)務(wù)活動(dòng)和事務(wù)所管理情況。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為律師業(yè)務(wù)開展、事務(wù)所管理決策及有關(guān)部門查詢利用檔案提供便利。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本所檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管本所律師的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員及全體律師的檔案管理意識(shí)和技能。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.嚴(yán)格按照檔案管理工作流程和操作規(guī)范，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.對(duì)所負(fù)責(zé)管理的檔案進(jìn)行定期檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案信息。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（三）律師職責(zé)1.自覺遵守檔案管理制度，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中及時(shí)形成并向檔案管理部門移交各類業(yè)務(wù)檔案。2.確保所移交檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，對(duì)檔案的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、核對(duì)、利用等工作，按照要求提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.業(yè)務(wù)檔案刑事訴訟代理檔案民事訴訟代理檔案行政訴訟代理檔案仲裁代理檔案非訴訟法律事務(wù)檔案法律顧問檔案2.律師執(zhí)業(yè)檔案律師資格檔案律師執(zhí)業(yè)證書檔案律師年度考核檔案律師獎(jiǎng)懲檔案3.事務(wù)所管理檔案行政管理檔案財(cái)務(wù)管理檔案人力資源管理檔案業(yè)務(wù)拓展與營(yíng)銷檔案其他事務(wù)所管理相關(guān)檔案（二）編號(hào)規(guī)則1.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)年份代碼：取公元紀(jì)年年份的后兩位數(shù)字，如“22”代表2022年。業(yè)務(wù)類型代碼：按照上述業(yè)務(wù)檔案分類順序，分別用兩位數(shù)字表示，如“01”代表刑事訴訟代理檔案。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從0001開始依次編號(hào)。編號(hào)示例：22010001，表示2022年形成的第一份刑事訴訟代理檔案。2.律師執(zhí)業(yè)檔案編號(hào)年份代碼：同業(yè)務(wù)檔案編號(hào)中的年份代碼。檔案類別代碼：按照律師執(zhí)業(yè)檔案分類順序，分別用兩位數(shù)字表示，如“01”代表律師資格檔案。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從0001開始依次編號(hào)。編號(hào)示例：22010001，表示2022年形成的第一份律師資格檔案。3.事務(wù)所管理檔案編號(hào)年份代碼：同業(yè)務(wù)檔案編號(hào)中的年份代碼。檔案類別代碼：按照事務(wù)所管理檔案分類順序，分別用兩位數(shù)字表示，如“01”代表行政管理檔案。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從0001開始依次編號(hào)。編號(hào)示例：22010001，表示2022年形成的第一份行政管理檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)檔案律師承辦各類案件、項(xiàng)目的相關(guān)法律文書、證據(jù)材料、工作記錄、審批文件等。與客戶簽訂的委托代理合同、收費(fèi)憑證等。案件討論記錄、庭審筆錄、代理詞等。2.律師執(zhí)業(yè)檔案律師資格考試報(bào)名材料、成績(jī)單、資格證書等。律師執(zhí)業(yè)申請(qǐng)材料、執(zhí)業(yè)證書領(lǐng)取記錄等。律師年度考核表、考核結(jié)果通知書等。律師受到獎(jiǎng)懲的相關(guān)文件、證書等。3.事務(wù)所管理檔案事務(wù)所設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。行政管理文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。財(cái)務(wù)管理報(bào)表、憑證、合同等。人力資源管理文件，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等相關(guān)資料。業(yè)務(wù)拓展與營(yíng)銷活動(dòng)記錄、客戶信息資料等。（二）收集要求1.律師應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案材料移交檔案管理部門，確保檔案收集的及時(shí)性。2.移交的檔案材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)律師補(bǔ)充完善。（三）整理方法1.業(yè)務(wù)檔案按照案件或項(xiàng)目的類別進(jìn)行分類，同一案件或項(xiàng)目的材料集中在一起。根據(jù)案件辦理流程，依次排列各類材料，一般順序?yàn)椋何写砗贤⑹召M(fèi)憑證、法律文書、證據(jù)材料、工作記錄、審批文件、庭審筆錄、代理詞等。對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，并在右上角加蓋騎縫章。編寫卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等內(nèi)容。2.律師執(zhí)業(yè)檔案按照檔案類別進(jìn)行分類，同一類別的檔案集中在一起。對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，并在右上角加蓋騎縫章。編寫卷內(nèi)目錄。3.事務(wù)所管理檔案按照檔案類別進(jìn)行分類，同一類別的檔案集中在一起。例如行政管理檔案可按文件性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，并在右上角加蓋騎縫章。編寫卷內(nèi)目錄。（四）裝訂要求1.檔案材料應(yīng)采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.對(duì)于紙張規(guī)格不符合要求的材料，應(yīng)進(jìn)行折疊處理，使其符合A4規(guī)格。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，如訂書釘、回形針等。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.律師事務(wù)所應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號(hào)、數(shù)量、存放位置、保管期限等信息。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。（三）電子檔案保管1.律師事務(wù)所應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)，與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全保密。六、檔案的利用（一）利用范圍1.律師事務(wù)所內(nèi)部人員因業(yè)務(wù)工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)等因工作需要查閱檔案。3.律師事務(wù)所客戶因涉及自身案件需要查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.律師事務(wù)所內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)等查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信及查閱人有效身份證件，經(jīng)律師事務(wù)所負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.律師事務(wù)所客戶查閱相關(guān)檔案，應(yīng)出具本人有效身份證件及與案件相關(guān)的證明材料，經(jīng)律師事務(wù)所負(fù)責(zé)人審批后，由律師陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱范圍僅限于與客戶自身案件相關(guān)的檔案材料。（三）利用期限及歸還1.檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或逾期不還。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.查閱檔案時(shí)，查閱人不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織律師事務(wù)所應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值、法律價(jià)值等。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，判斷其保存價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合律師事務(wù)所業(yè)務(wù)發(fā)展情況、檔案形成規(guī)律、社會(huì)需求等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析評(píng)估。（五）保管期限劃分1.永久保管律師事務(wù)所設(shè)立、變更、注銷等重要文件。律師受到重大獎(jiǎng)懲的相關(guān)文件。具有重要?dú)v史價(jià)值或法律意義的業(yè)務(wù)檔案。2.長(zhǎng)期保管一般業(yè)務(wù)檔案，保管期限為[X]年。律師執(zhí)業(yè)證書、資格證書等重要證件檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管一般性事務(wù)文件，保管期限為[X]年。（六）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀