PAGE風(fēng)電合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)風(fēng)電合同檔案管理，確保合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高合同管理效率，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在風(fēng)電項(xiàng)目開發(fā)、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)過程中簽訂的各類合同檔案管理，包括但不限于風(fēng)電設(shè)備采購(gòu)合同、風(fēng)電工程建設(shè)合同、風(fēng)電運(yùn)維服務(wù)合同、風(fēng)電項(xiàng)目合作合同等。（三）基本原則1.集中管理原則合同檔案由公司統(tǒng)一歸口管理，確保檔案的集中存放和統(tǒng)一調(diào)配，便于查詢和利用。2.全程跟蹤原則對(duì)合同從簽訂、履行到終止的全過程進(jìn)行檔案記錄，保證檔案內(nèi)容的連續(xù)性和完整性。3.分類管理原則按照合同的性質(zhì)、類別、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，便于檔案的整理、檢索和保管。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，確保合同檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司合同檔案，建立合同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。3.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等日常管理工作。4.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.對(duì)合同檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）合同業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時(shí)將合同相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。3.按照檔案管理部門的要求，定期對(duì)本部門保管的合同檔案進(jìn)行自查，確保檔案的規(guī)范管理。4.在合同履行過程中，及時(shí)向檔案管理部門反饋合同變更、解除等情況，以便及時(shí)更新檔案信息。（三）合同簽訂人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同的起草、簽訂工作，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司要求，并保證合同內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。2.在合同簽訂后，及時(shí)將合同文本及相關(guān)附件、審批文件等資料移交合同業(yè)務(wù)部門，并協(xié)助做好合同檔案的整理工作。3.對(duì)合同履行過程中的重要事項(xiàng)進(jìn)行記錄，并及時(shí)向合同業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門通報(bào)。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同文本：包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.合同附件：如技術(shù)協(xié)議、設(shè)備清單、圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量保證文件等。3.合同審批文件：包括合同審批表、會(huì)簽意見、領(lǐng)導(dǎo)批示等。4.合同履行過程中的相關(guān)文件：如往來信函、會(huì)議紀(jì)要、通知、報(bào)告、支付憑證、驗(yàn)收記錄等。5.其他與合同有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.合同簽訂人員應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料移交合同業(yè)務(wù)部門。2.合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)在收到合同資料后[X]個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)資料進(jìn)行審核，確保資料齊全、完整，并將審核后的資料移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)收集合同履行過程中的相關(guān)文件資料，確保檔案的連續(xù)性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照合同的性質(zhì)、類別、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，如風(fēng)電設(shè)備采購(gòu)合同、風(fēng)電工程建設(shè)合同、風(fēng)電運(yùn)維服務(wù)合同等。2.編號(hào)：對(duì)每份合同檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號(hào)格式為：[年份][合同類別代碼][順序號(hào)]，例如：202301001，表示2023年簽訂的第一份風(fēng)電設(shè)備采購(gòu)合同。3.編目：編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、合同金額、履行期限、合同主體、合同內(nèi)容摘要、附件清單、審批文件清單等信息。4.裝訂：將合同文本及相關(guān)附件、審批文件等資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或涂改。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照整理好的合同檔案目錄，將合同檔案及時(shí)歸檔，確保檔案的有序存放。2.歸檔的合同檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自抽取、撤換或銷毀。3.對(duì)于電子合同檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并確保備份數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（二）保管期限1.風(fēng)電合同檔案的保管期限根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度等因素確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。短期保管期限為[X]年，適用于一般性的合同檔案，如風(fēng)電運(yùn)維服務(wù)合同等。中期保管期限為[X]年，適用于重要性一般的合同檔案，如風(fēng)電設(shè)備采購(gòu)合同等。長(zhǎng)期保管期限為[X]年，適用于重要的合同檔案，如風(fēng)電工程建設(shè)合同、風(fēng)電項(xiàng)目合作合同等。2.保管期限自合同終止之日起計(jì)算。（三）保管方式1.紙質(zhì)合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.電子合同檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，應(yīng)安排專人陪同查閱，并提供必要的數(shù)據(jù)支持和服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或撤換。4.查閱人員如需復(fù)印合同檔案資料，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并注明“此復(fù)印件與原件一致”字樣。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造或丟失。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還合同檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他問題的，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、合同檔案的保密與安全（一）保密措施（此處可根據(jù)實(shí)際情況補(bǔ)充具體保密措施，如設(shè)置保密級(jí)別、限制訪問權(quán)限、簽訂保密協(xié)議等）1.合同檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)合同檔案的內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的合同檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保信息安全。3.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人員不得擅自復(fù)制、傳播、出售或銷毀合同檔案。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)合同檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。如發(fā)現(xiàn)檔案被盜、丟失、損壞等情況，應(yīng)立即采取措施，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地保護(hù)合同檔案的安全。七、合同檔案的信息化管理（一）建立合同檔案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立合同檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的電子化管理。合同檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、審批等功能，提高合同檔案管理的效率和水平。2.合同檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換，為公司的決策提供支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照合同檔案整理的要求，將合同檔案的相關(guān)信息錄入合同檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)合同檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入合同履行過程中的相關(guān)信息，如合同變更、解除、支付憑證等，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。（三）系統(tǒng)安全與備份1.加強(qiáng)合同檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.對(duì)合同檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。八、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.合同檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)合同檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立合同檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、合同業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。2.鑒定小組應(yīng)定期召開會(huì)議，對(duì)到期的合同檔案進(jìn)行集中鑒定。鑒定工作應(yīng)形成書面記錄，包括鑒定檔案的名稱、數(shù)量、保管期限已滿情況、鑒定意見等。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后