PAGE救助檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)救助檔案室的管理，確保救助檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在救助工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及救助工作形成的各類檔案的管理，包括但不限于救助申請材料、審核審批記錄、救助資金發(fā)放憑證、救助對象跟蹤回訪記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則救助檔案室對各類救助檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則檔案管理工作嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的合法性和規(guī)范性。3.安全保密原則采取有效措施確保救助檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)救助對象的合法權(quán)益。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善救助檔案室管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理各類救助檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等工作。3.建立健全救助檔案檢索體系，為檔案利用提供便利條件。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案實(shí)體安全。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門救助檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案室移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集和整理。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。（三）檔案利用人員職責(zé)1.遵守檔案利用制度，辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。2.愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、拆散或轉(zhuǎn)借他人。3.未經(jīng)檔案室同意，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。4.利用完畢后，及時(shí)歸還檔案，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.救助申請類：包括救助對象填寫的申請表、相關(guān)證明材料等。2.審核審批類：審核審批過程中形成的各類文件、記錄、批示等。3.資金發(fā)放類：救助資金發(fā)放憑證、銀行轉(zhuǎn)賬記錄等。4.跟蹤回訪類：對救助對象跟蹤回訪的記錄、報(bào)告等。5.其他相關(guān)類：與救助工作有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在救助工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集和保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照救助類型、時(shí)間、年度等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的救助檔案整理完畢，并移交檔案室歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案的質(zhì)量。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案室對移交的檔案進(jìn)行核對和驗(yàn)收，符合要求的予以接收歸檔。（三）保管期限救助檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及救助對象重大權(quán)益、具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為[X]年，主要包括救助工作中一般性的文件材料等。3.短期保管的檔案：保管期限為[X]年，如臨時(shí)性的救助記錄等。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.建立健全檔案安全管理制度，采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，確保檔案實(shí)體安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、相關(guān)部門因工作需要依法查閱檔案。3.救助對象本人或其授權(quán)代理人因了解自身救助情況查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用人員可在檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限和用途。（三）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理手續(xù)。2.司法機(jī)關(guān)、相關(guān)部門查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效證件，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.救助對象本人或其授權(quán)代理人查閱檔案，需提供有效身份證明和授權(quán)委托書，經(jīng)檔案室核實(shí)后，予以查閱。（四）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和公開。2.檔案原件一般不得外借，特殊情況需外借的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。3.利用檔案時(shí)，不得擅自涂改、標(biāo)記、污損、拆散或轉(zhuǎn)借他人。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對到期檔案進(jìn)行清理，逐卷逐件進(jìn)行審查。2.對確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等。3.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.電子檔案采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。（五）銷毀記錄銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，監(jiān)銷人和銷毀人簽字確認(rèn)后存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立救助檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理和數(shù)據(jù)掛接。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合救助檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能，熟悉檔案信息化管理系統(tǒng)的使用。2.嚴(yán)格遵守信息化系統(tǒng)的操作規(guī)程，不得擅自修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)。3.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對救助檔案室管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案管理人員的工作紀(jì)律和業(yè)務(wù)水平。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，隨時(shí)對檔案管理工作進(jìn)行抽查。（四）問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問