PAGE四川檔案流程管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在四川地區(qū)開展業(yè)務(wù)活動過程中形成的各類檔案，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表、人事檔案、技術(shù)資料、項目文檔等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案的形成應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性的要求，如實(shí)反映公司/組織的各項業(yè)務(wù)活動和歷史發(fā)展過程，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征，進(jìn)行科學(xué)合理的分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案管理的日常工作。檔案管理部門應(yīng)具備獨(dú)立的辦公場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門形成的檔案資料，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案保管妥善保管檔案，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全。做好檔案庫房的溫濕度控制、防火防盜、防蟲防霉等工作，防止檔案損壞、丟失。3.檔案利用服務(wù)為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理工作。根據(jù)利用需求，及時提供準(zhǔn)確的檔案信息。4.檔案鑒定與銷毀按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。對確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。5.檔案信息化管理推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲、檢索等工作，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平。6.檔案統(tǒng)計與分析定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交本部門的檔案資料，并辦理交接手續(xù)。3.在日常工作中，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱利用工作，提供必要的檔案信息。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.公司/組織內(nèi)各部門及員工在業(yè)務(wù)活動中應(yīng)及時形成各類檔案資料，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。檔案資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和記錄方式，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水書寫或打印，禁止使用鉛筆、圓珠筆等不耐久的書寫工具。2.檔案資料應(yīng)注明形成日期、來源、作者、內(nèi)容摘要等基本信息，確保檔案的可追溯性。（二）檔案收集范圍1.行政文件類包括公司/組織的章程、制度、規(guī)定、通知、報告、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)合同類各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、意向書、招投標(biāo)文件等。3.財務(wù)報表類財務(wù)預(yù)算、決算報表、會計憑證、賬簿、審計報告等。4.人事檔案類員工的個人簡歷、入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價、工資福利等相關(guān)資料。5.技術(shù)資料類產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利證書、商標(biāo)注冊文件等。6.項目文檔類項目立項報告、可行性研究報告、項目實(shí)施方案、項目驗收報告等。7.其他類公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、宣傳資料、客戶資料等。（三）檔案收集程序1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門形成的檔案資料進(jìn)行收集、整理，確保檔案資料的齊全、完整。2.兼職檔案員將整理好的檔案資料按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，移交至檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對接收的檔案資料進(jìn)行核對、檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法將檔案按年度分開，每個年度內(nèi)的檔案再按機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)（問題）分類法按照公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或檔案內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分類。3.保管期限分類法根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或縫紉機(jī)軋邊等方式進(jìn)行裝訂，確保文件材料的整齊牢固。2.分類按照分類方法，將檔案資料進(jìn)行分類，確定每一類檔案的排列順序。3.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類、年度、保管期限等信息，便于檔案的管理和查找。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的查閱和檢索。五、檔案的保管（一）保管場所檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。庫房應(yīng)安裝溫濕度控制設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，按照分類順序排列，便于查找和利用。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如磁盤、磁帶、光盤等，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。電子檔案應(yīng)建立嚴(yán)格的訪問權(quán)限管理制度，防止數(shù)據(jù)泄露。3.特殊載體檔案保管對于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管。照片應(yīng)沖印成紙質(zhì)照片并進(jìn)行編號、編目，同時存儲電子照片；錄音、錄像資料應(yīng)轉(zhuǎn)錄成電子文件并進(jìn)行備份，注明錄制時間、內(nèi)容、來源等信息。（三）檔案保管期限1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如公司/組織的章程、制度、重要會議記錄、重大項目檔案、財務(wù)審計報告等。2.長期保管凡是反映公司/組織一般活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如一般性業(yè)務(wù)合同、人事檔案、技術(shù)資料等。3.短期保管凡是反映公司/組織局部工作，在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性行政文件、臨時性項目文檔等。（四）檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的實(shí)體狀況、保管環(huán)境、利用情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用，不得損害公司/組織的利益和形象。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織相關(guān)制度辦理手續(xù)。（三）利用程序1.查閱程序公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱程序因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案按時歸還。（四）利用限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和對外提供。2.檔案利用過程中，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以維護(hù)公司/組織整體利益為出發(fā)點(diǎn)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、價值等因素，確定檔案的保管期限和存毀情況。2.分析判斷法對檔案進(jìn)行綜合分析，考慮檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，判斷檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀后，在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和記錄，如銷毀時間、地點(diǎn)、銷毀方式等，應(yīng)進(jìn)行妥善保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠的用戶認(rèn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份等功能，確保檔案信息的安全。3.檔案數(shù)據(jù)維護(hù)定期對檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)備份等工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息化安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息系統(tǒng)的安全管