PAGE看守所檔案室制度一、總則（一）目的看守所檔案室制度旨在規(guī)范看守所檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為看守所各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于看守所內(nèi)所有涉及案件辦理、行政管理、隊(duì)伍建設(shè)等方面形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則看守所檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映看守所工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露，確保檔案信息的安全。對(duì)涉及國家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為看守所工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置看守所設(shè)立專門的檔案室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案室應(yīng)具備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合看守所實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集看守所各部門在工作中形成的各類檔案資料，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管妥善保管檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)電子檔案要做好備份和維護(hù)工作。4.檔案鑒定與銷毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，提出檔案銷毀意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案要嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保檔案信息的安全。5.檔案統(tǒng)計(jì)與利用建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。積極開展檔案利用工作，為看守所工作提供檔案信息服務(wù)，做好檔案借閱、查閱登記工作。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對(duì)看守所各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.案件檔案包括刑事案件、行政案件的立案、偵查、起訴、審判等過程中形成的各類法律文書、證據(jù)材料、訊問筆錄、庭審記錄等。2.行政管理檔案涵蓋看守所的工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、物資設(shè)備檔案等。3.隊(duì)伍建設(shè)檔案涉及看守所民警的教育培訓(xùn)、考核獎(jiǎng)懲、廉政建設(shè)、思想政治工作等方面形成的檔案資料。4.其他檔案如看守所的安全保衛(wèi)、后勤保障、對(duì)外交流等工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案室，確保檔案的時(shí)效性。2.完整準(zhǔn)確移交的檔案資料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.規(guī)范整理檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料要按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法進(jìn)行整理，確保檔案的規(guī)范性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為案件檔案類、行政管理檔案類、隊(duì)伍建設(shè)檔案類等大類，每大類下再細(xì)分若干小類。例如，案件檔案類可分為刑事案件、行政案件等小類；行政管理檔案類可分為綜合管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等小類。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢利用。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管條件1.庫房環(huán)境檔案室應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光條件，避免陽光直射和潮濕空氣的侵蝕。2.安全設(shè)施配備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、防盜窗等，確保檔案的安全。3.檔案裝具使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于分類存放和查找。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列存放于檔案柜中，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，要做好電子檔案的安全防護(hù)工作，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。（三）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和看守所工作實(shí)際，確定檔案的保管期限。一般分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。具體保管期限如下：1.永久保管凡是反映看守所主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)看守所工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如看守所的重要規(guī)章制度、重大案件的檔案、涉及看守所發(fā)展歷程的重要文件等。2.長期保管在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)看守所工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長期保管。如一般案件的檔案、看守所年度工作計(jì)劃和總結(jié)、重要會(huì)議記錄等。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)看守所工作有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管。如一般性的文件材料、臨時(shí)性的工作記錄等。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期清點(diǎn)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.不定期檢查在特殊情況下，如發(fā)生自然災(zāi)害、安全事故等，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、保存價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)遵循以下標(biāo)準(zhǔn)：1.重要性標(biāo)準(zhǔn)對(duì)看守所工作具有重要影響、涉及重大事件、重要決策等方面的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)保留。2.時(shí)效性標(biāo)準(zhǔn)超過保管期限且已失去現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案，可以考慮銷毀。3.完整性標(biāo)準(zhǔn)對(duì)不完整、不準(zhǔn)確的檔案，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)充或修正后再進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，提出擬銷毀檔案清單。2.小組鑒定檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核鑒定，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定銷毀檔案名單。鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，簽字確認(rèn)。3.審批：將鑒定意見報(bào)看守所領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.制定銷毀清冊(cè)對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.實(shí)施銷毀銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，嚴(yán)禁將檔案出售或贈(zèng)送他人。3.銷毀記錄對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人等信息，記錄應(yīng)存檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期統(tǒng)計(jì)分析定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，掌握檔案管理工作的動(dòng)態(tài)情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，上報(bào)看守所領(lǐng)導(dǎo)。（二）利用工作1.借閱制度建立檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱手續(xù)、借閱期限等規(guī)定。因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱制度設(shè)立檔案查閱室，方便相關(guān)人員查閱檔案。查閱檔案應(yīng)遵守查閱規(guī)定，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱重要檔案應(yīng)經(jīng)看守所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.利用效果反饋對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤反饋，了解檔案利用對(duì)工作的促進(jìn)作用，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)檔案管理工作。七、檔案信息化建設(shè)（一）信息化規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，確保檔案信息化建設(shè)與看守所整體信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)。（二）數(shù)字化處理對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進(jìn)行整理、存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。（三）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案分類管理、權(quán)限控制、檢索查詢、借閱審批、數(shù)據(jù)備份等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（四）數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、