PAGE職業(yè)學(xué)生檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)職業(yè)學(xué)生檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為學(xué)校教育教學(xué)、學(xué)生管理、就業(yè)指導(dǎo)等工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校職業(yè)學(xué)生在校期間及畢業(yè)后檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐等情況。2.完整性原則：全面收集學(xué)生各方面的材料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范有序。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系電話等。2.身份證復(fù)印件：確保復(fù)印件清晰、完整。（二）學(xué)籍檔案1.錄取通知書：記錄學(xué)生入學(xué)的依據(jù)。2.學(xué)籍登記表：詳細(xì)記載學(xué)生的入學(xué)時(shí)間、學(xué)制、專業(yè)、班級(jí)等信息。3.成績(jī)表：涵蓋學(xué)生在校期間各學(xué)期的課程成績(jī)，包括必修課、選修課、實(shí)踐課等。4.獎(jiǎng)懲記錄：記錄學(xué)生獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處分，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒獎(jiǎng)單位、時(shí)間，處分原因、處分類型、處分時(shí)間等。5.學(xué)籍異動(dòng)材料：如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等相關(guān)手續(xù)及證明材料。（三）綜合素質(zhì)檔案1.思想道德表現(xiàn)：包括學(xué)生的政治思想、道德品質(zhì)、行為規(guī)范等方面的評(píng)價(jià)材料，如班主任評(píng)語、團(tuán)支部鑒定等。2.社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄：學(xué)生參加各類社會(huì)實(shí)踐、志愿服務(wù)、社團(tuán)活動(dòng)等的證明材料，如活動(dòng)總結(jié)、照片、證書等。3.職業(yè)技能證書：學(xué)生獲得的各類職業(yè)資格證書、技能競(jìng)賽獲獎(jiǎng)證書等復(fù)印件。4.心理健康檔案：學(xué)生心理健康測(cè)評(píng)報(bào)告、心理咨詢記錄等。（四）就業(yè)檔案1.就業(yè)推薦表：由學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)部門出具，推薦學(xué)生就業(yè)的相關(guān)材料。2.就業(yè)協(xié)議書：學(xué)生與用人單位簽訂的就業(yè)協(xié)議。3.實(shí)習(xí)報(bào)告：學(xué)生實(shí)習(xí)期間的總結(jié)報(bào)告，包括實(shí)習(xí)單位評(píng)價(jià)、實(shí)習(xí)收獲等。4.就業(yè)跟蹤材料：學(xué)校對(duì)畢業(yè)生就業(yè)情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查的記錄，如畢業(yè)生就業(yè)反饋、用人單位評(píng)價(jià)等。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新生入學(xué)時(shí)，學(xué)校招生部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生基本信息，并建立學(xué)生檔案目錄。2.各班級(jí)班主任負(fù)責(zé)組織學(xué)生填寫學(xué)籍登記表等相關(guān)材料，并及時(shí)提交至學(xué)校學(xué)籍管理部門。（二）檔案收集1.學(xué)校各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)將涉及學(xué)生的各類材料收集整理后移交檔案管理部門。2.教師應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后，將學(xué)生成績(jī)表、評(píng)語等材料交至檔案管理部門。3.學(xué)生本人應(yīng)主動(dòng)提交個(gè)人獲得的獎(jiǎng)勵(lì)證書、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)證明等材料。4.檔案管理部門定期對(duì)各部門和學(xué)生提交的材料進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)、完整、規(guī)范。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類，對(duì)收集到的材料進(jìn)行整理。2.每份材料應(yīng)保持完整，去除無關(guān)的附件和紙張。3.對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）歸檔方法1.按照學(xué)生學(xué)號(hào)或班級(jí)順序，將整理好的檔案材料依次裝入檔案袋或檔案盒。2.在檔案袋或檔案盒上注明學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、班級(jí)等信息。3.建立電子檔案，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。電子檔案應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查詢和管理。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.學(xué)生在校期間的檔案應(yīng)永久保管。2.學(xué)生畢業(yè)后，其檔案應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定的期限進(jìn)行保管。一般情況下，高中階段檔案保管期限為30年，中等職業(yè)學(xué)校檔案保管期限為60年。（三）檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)。2.加強(qiáng)對(duì)檔案保管室的安全防范，定期進(jìn)行安全檢查，確保檔案的安全。3.對(duì)檔案的查閱、借閱、歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格登記，防止檔案丟失或損壞。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)檔案安全，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案材料，未經(jīng)學(xué)生本人同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員持批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案材料。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案保管室。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案材料歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱學(xué)生檔案的，必須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，將檔案材料交借閱人員，并在借閱登記表上詳細(xì)記錄借閱情況。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案材料。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原則1.嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校的轉(zhuǎn)遞流程辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.確保檔案轉(zhuǎn)遞的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。（二）轉(zhuǎn)遞范圍1.學(xué)生畢業(yè)時(shí)，檔案應(yīng)按照就業(yè)去向或升學(xué)情況轉(zhuǎn)遞至相關(guān)單位或?qū)W校。2.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)時(shí)，檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞至新的學(xué)校或相關(guān)部門。（三）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門根據(jù)學(xué)生的轉(zhuǎn)遞信息，填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位等信息。2.將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋學(xué)校檔案管理部門印章。3.通過機(jī)要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位。4.及時(shí)跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)接收單位。接收單位收到檔案后，應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)反饋給學(xué)校檔案管理部門。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的職業(yè)學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案查詢：提供多種查詢方式，如按學(xué)號(hào)、姓名、班級(jí)、專業(yè)等條件查詢檔案信息。3.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如學(xué)生人數(shù)、成績(jī)分布、獎(jiǎng)懲情況等，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。4.檔案借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人員、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。5.檔案轉(zhuǎn)遞管理：對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞過程進(jìn)行跟蹤管理，記錄轉(zhuǎn)遞時(shí)間、轉(zhuǎn)遞單位、接收情況等信息。6.系統(tǒng)安全管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作水平和管理能力。3.建立信息化管理系統(tǒng)使用日志，記錄系統(tǒng)操作情況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)學(xué)校職業(yè)學(xué)生檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。3.定期檢查檔案管理工作情況，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問題。4.協(xié)調(diào)學(xué)校各部門之間的關(guān)系，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等具體工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案的安全和完整。3.及時(shí)更新檔案信息化管理系統(tǒng)中的信息，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。4.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校設(shè)立檔案管理工作監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.接受學(xué)校師生和社會(huì)的監(jiān)督，對(duì)有關(guān)檔案管理工作的投訴和舉報(bào)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。2.檔案內(nèi)容的完整性、真實(shí)性和規(guī)范性。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案管理人員的工作紀(jì)律和業(yè)務(wù)水平。（三）檢