PAGE檢察院檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檢察院檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本“三合一”制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于案件檔案、行政管理檔案、人事檔案等。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則各部門(mén)應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映工作過(guò)程和結(jié)果，不得擅自修改、偽造或銷(xiāo)毀檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，為本院各項(xiàng)工作提供有力支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案分類(lèi)（一）案件檔案1.刑事檢察檔案包括刑事案件的受理、立案、偵查、審查起訴、審判等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的檔案材料，如起訴書(shū)、證據(jù)材料、庭審記錄等。2.民事檢察檔案涵蓋民事案件的申訴、審查、抗訴等過(guò)程中產(chǎn)生的檔案，如申訴書(shū)、調(diào)查筆錄、抗訴書(shū)等。3.行政檢察檔案涉及行政案件的相關(guān)檔案，包括行政訴訟監(jiān)督、行政執(zhí)法監(jiān)督等方面的材料，如行政裁定書(shū)、監(jiān)督檢查報(bào)告等。（二）行政管理檔案1.綜合管理檔案包含本院的工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、大事記等文件材料。2.財(cái)務(wù)管理檔案如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)檔案。3.物資設(shè)備管理檔案涉及辦公設(shè)備、辦案裝備等物資設(shè)備的采購(gòu)、使用、維護(hù)等方面的檔案，包括采購(gòu)合同、設(shè)備清單、維修記錄等。（三）人事檔案1.干部人事檔案記錄本院干部職工的基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等情況的檔案材料。2.人事調(diào)動(dòng)檔案包括干部職工調(diào)入、調(diào)出本院的相關(guān)手續(xù)文件，如調(diào)令、介紹信等。三、檔案收集（一）收集責(zé)任1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作中形成檔案的收集工作，指定專(zhuān)人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)定期將本部門(mén)的檔案材料收集整理后移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案收集的及時(shí)、完整。（二）收集范圍1.案件檔案應(yīng)收集從案件受理到結(jié)案全過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，包括法律文書(shū)、證據(jù)材料、審批文件等，確保一案一卷，材料齊全。2.行政管理檔案應(yīng)涵蓋各項(xiàng)行政管理工作中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件，如各類(lèi)請(qǐng)示報(bào)告、合同協(xié)議、通知公告等。3.人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定收集相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、規(guī)范。（三）收集時(shí)間1.案件檔案應(yīng)在案件辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集整理，并移交檔案管理部門(mén)。2.行政管理檔案應(yīng)根據(jù)文件形成時(shí)間和工作流程，定期進(jìn)行收集，一般每月或每季度收集一次。3.人事檔案應(yīng)在干部職工職務(wù)變動(dòng)、年度考核、獎(jiǎng)懲等情況發(fā)生后及時(shí)收集相關(guān)材料。四、檔案整理（一）整理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.整理過(guò)程中應(yīng)確保檔案材料齊全完整，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料，對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照一定的排列順序?qū)n案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，便于查找和利用。（二）整理方法1.案件檔案整理按照案件類(lèi)別和時(shí)間順序，將各類(lèi)法律文書(shū)、證據(jù)材料等依次排列，編寫(xiě)頁(yè)碼，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成卷。2.行政管理檔案整理根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類(lèi)別，分別進(jìn)行分類(lèi)整理，如將綜合管理檔案按照文件主題分為不同的類(lèi)別，財(cái)務(wù)管理檔案按照會(huì)計(jì)年度和檔案類(lèi)型進(jìn)行整理等。3.人事檔案整理按照干部人事檔案管理規(guī)定的“十類(lèi)”進(jìn)行分類(lèi)整理，對(duì)每份檔案材料進(jìn)行鑒別、排序、編目，確保檔案內(nèi)容的規(guī)范有序。（三）整理期限檔案管理部門(mén)應(yīng)在收到檔案材料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理工作，對(duì)于數(shù)量較多、整理難度較大的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)整理期限，但最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.本院應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架（柜）、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案存放安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊通風(fēng)，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如進(jìn)行數(shù)字化備份、采用專(zhuān)門(mén)的保護(hù)材料等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置無(wú)誤。（三）保管期限1.案件檔案保管期限按照相關(guān)法律規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、長(zhǎng)期和永久保管。2.行政管理檔案保管期限根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定，一般為[X]年至[X]年不等。3.人事檔案保管期限按照干部人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行，直至干部職工死亡后[X]年。六、檔案利用（一）利用范圍1.本院工作人員因工作需要，可查閱、借閱本院檔案，但必須遵守檔案利用規(guī)定，履行審批手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本院檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)本院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案，不得對(duì)外提供查閱。（二）利用方式1.查閱本院工作人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.借閱借閱檔案須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱、借閱人員姓名、部門(mén)、時(shí)間、檔案名稱(chēng)及用途等信息，以便跟蹤檔案流向，確保檔案安全。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)從文件內(nèi)容、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)本院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照保密規(guī)定和相關(guān)程序?qū)n案進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)及數(shù)量等。3.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）信息系統(tǒng)應(yīng)用利用檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)編目、檢索查詢(xún)、借閱管理等操作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速共享和利用。同時(shí)，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)本院紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和本制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定程序和要求。2.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案人員的崗位職責(zé)履行情況、檔案安全保密措施落實(shí)情況等。3.檔案信息化建設(shè)情況，如電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)安全情況等。（三）檢查方式1.定期檢查每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行實(shí)地檢查和評(píng)估。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（四）問(wèn)題整改對(duì)監(jiān)