PAGE檔案室文書管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室文書管理，確保文書資料的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負責集中管理各類文書檔案，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：歸檔的文書應真實反映公司各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項工作中形成的各類文書，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司各部門和人員利用檔案。二、文書歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍1.公司各類會議文件，包括會議通知、議程、決議、紀要等。2.公司內(nèi)部規(guī)章制度、辦法、細則等。3.公司工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。4.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司各類業(yè)務文件，如項目方案、技術(shù)資料、業(yè)務報表等。6.公司人事檔案材料，包括員工入職、離職、晉升、考核等相關(guān)文件。7.公司財務檔案，如會計憑證、賬簿、報表等。8.公司行政事務文件，如辦公用品采購、車輛管理、辦公區(qū)域維護等相關(guān)文件。9.公司與上級主管部門、政府部門往來文件。10.其他具有保存價值的文件。（二）分類1.行政管理類：包括公司行政事務管理方面的文件，如辦公制度、會議紀要、行政通知等。2.業(yè)務管理類：涵蓋公司各項業(yè)務活動的文件，如項目策劃、業(yè)務合同、業(yè)務報表等。3.人事管理類：涉及公司員工人事變動、考核、培訓等相關(guān)文件。4.財務管理類：包含公司財務收支、會計核算等方面的文件。5.黨群工作類：如黨組織活動記錄、工會文件等。三、文書形成與收集（一）文書形成要求1.各部門應明確專人負責文書的起草、審核和簽發(fā)工作。文書內(nèi)容應準確、規(guī)范、清晰，符合公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務要求。2.文書起草過程中，應注重語言表達的準確性和邏輯性，避免出現(xiàn)模糊、歧義或矛盾的表述。3.涉及多個部門的文書，主辦部門應主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保文書內(nèi)容全面、可行。（二）文書收集1.各部門應在文書形成后及時收集整理，確保文書的完整性。對于重要文件，應在完成相關(guān)工作后一周內(nèi)提交檔案室。2.部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)的文書，由部門指定專人負責收集，定期移交檔案室。3.以公司名義對外發(fā)送的文書，承辦部門應在文書發(fā)出后留存一份副本，及時歸檔。4.公司員工離職時，所在部門應督促其將個人工作中形成的重要文書整理歸檔后移交檔案室。四、文書整理與歸檔（一）整理要求1.文書整理應遵循文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進行分類、組卷。2.每份文書應保持其完整性，不得隨意拆分、剪裁或涂改。3.文書紙張應使用A4規(guī)格，破損或褪色的文件應進行修補或復制。（二）歸檔流程1.各部門收集整理好的文書，應按照分類標準進行初步分類，編制文書目錄，注明文書名稱、文號、日期、來源等信息。2.將初步分類后的文書移交檔案室，檔案室工作人員進行核對、復查，確保文書分類準確、目錄清晰。3.對符合歸檔要求的文書進行編號、裝訂，裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，包括檔案類別、年度、保管期限等。4.將裝訂好的檔案上架存放，按照檔案分類順序排列，便于查找和利用。五、文書保管（一）保管期限劃分1.永久保管：反映公司主要職能活動和歷史面貌，對公司有長遠利用價值的文書檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。2.定期保管：分為30年和10年。保管期限為30年的文書檔案，主要是公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件，如重要業(yè)務文件、中期規(guī)劃等；保管期限為10年的文書檔案，是一般性的文件材料，如一般性會議記錄、普通業(yè)務報表等。（二）保管條件1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施，確保檔案的安全保存。2.檔案室內(nèi)應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案架應牢固、整潔，便于檔案的存放和查找。檔案盒應使用符合質(zhì)量要求的材料，確保檔案的長期保存。（三）檔案清查1.檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，采取相應的補救措施，并記錄在案。3.對清查結(jié)果進行總結(jié)分析，針對存在的問題提出改進措施，不斷完善檔案保管工作。六、文書利用（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息不被非法獲取或泄露。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，保證檔案利用的合法性和規(guī)范性。3.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，提高檔案利用效率。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。查閱時，檔案室工作人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。（三）利用登記檔案室應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）人姓名、部門、時間、檔案名稱、查閱（借閱）目的、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。七、電子文件管理（一）電子文件收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件應及時收集，確保文件的完整性和準確性。電子文件應采用通用格式存儲，如PDF、DOC、XLS等，便于長期保存和利用。2.對收集的電子文件進行分類整理，按照與紙質(zhì)文件相同的分類標準進行命名和存儲，建立清晰的電子文件目錄。（二）電子文件存儲與備份1.電子文件應存儲在專用的服務器或存儲設備上，定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.建立電子文件存儲管理制度，對存儲設備進行定期檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）電子文件利用1.公司內(nèi)部人員利用電子文件，應通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡訪問權(quán)限進行操作，不得擅自復制、傳播電子文件。2.如需對電子文件進行修改或處理，應在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)進行，并做好版本控制和記錄。八、保密與安全（一）保密措施1.檔案室工作人員應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對檔案信息予以保密。2.對涉及公司機密的檔案，應設置專門的保密專柜存放，限制查閱和借閱權(quán)限。3.在檔案整理、利用過程中，如發(fā)現(xiàn)有保密信息泄露的可能，應立即采取措施進行處理，并報告相關(guān)部門。（二）安全管理1.加強檔案室的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設備，配備必要的消防器材，確保檔案室安全。2.嚴格控制檔案室的人員出入，非檔案室工作人員未經(jīng)批準不得