PAGE貸款檔案管理制度包括一、總則（一）目的本貸款檔案管理制度旨在規(guī)范公司貸款業(yè)務(wù)檔案的管理，確保貸款檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為貸款業(yè)務(wù)的決策、管理、監(jiān)督以及風(fēng)險(xiǎn)防范提供有力支持，保障公司信貸業(yè)務(wù)的穩(wěn)健運(yùn)行，維護(hù)公司合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司所有貸款業(yè)務(wù)檔案的管理，包括但不限于各類(lèi)貸款項(xiàng)目的申請(qǐng)、審批、發(fā)放、回收等全過(guò)程中形成的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：貸款檔案應(yīng)如實(shí)反映貸款業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋貸款業(yè)務(wù)從受理到終結(jié)的各個(gè)環(huán)節(jié)，全面收集相關(guān)資料，保證檔案資料的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，邏輯關(guān)系明確，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對(duì)涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息予以保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作，并確保檔案管理工作流程規(guī)范有序。二、檔案管理職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)貸款業(yè)務(wù)相關(guān)資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.在貸款業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，及時(shí)將形成的各類(lèi)文件、記錄等移交檔案管理部門(mén)，并對(duì)移交資料的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。3.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，配合檔案管理部門(mén)查閱、調(diào)閱貸款檔案。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善貸款檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)貸款檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管、查閱、銷(xiāo)毀等工作。3.定期對(duì)貸款檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改情況。（三）風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)職責(zé)1.參與貸款檔案管理工作，從風(fēng)險(xiǎn)防控角度對(duì)檔案資料進(jìn)行審核，提出風(fēng)險(xiǎn)管理建議。2.在風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)和預(yù)警過(guò)程中，根據(jù)需要查閱貸款檔案，分析風(fēng)險(xiǎn)狀況，為風(fēng)險(xiǎn)決策提供支持。（四）審計(jì)部門(mén)職責(zé)1.對(duì)貸款檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的真實(shí)性和合規(guī)性等。2.根據(jù)審計(jì)工作需要，有權(quán)調(diào)閱貸款檔案，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。三、貸款檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)貸款檔案按照貸款業(yè)務(wù)流程、資料性質(zhì)和用途等因素進(jìn)行分類(lèi)，主要分為以下幾類(lèi)：1.借款人基本資料類(lèi)：包括借款人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、法定代表人身份證明、財(cái)務(wù)報(bào)表、信用報(bào)告等。2.貸款申請(qǐng)與審批類(lèi)：涵蓋貸款申請(qǐng)書(shū)、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、貸款審批文件、審批會(huì)議紀(jì)要等。3.借款合同類(lèi)：各類(lèi)借款合同、擔(dān)保合同、抵押合同、質(zhì)押合同等。4.放款與還款類(lèi)：放款憑證、還款記錄、利息計(jì)算清單等。5.貸后管理類(lèi)：貸后檢查報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警報(bào)告、貸款展期申請(qǐng)與審批文件等。6.檔案管理類(lèi)：檔案交接清單、檔案借閱記錄、檔案銷(xiāo)毀清單等。（二）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的識(shí)別、查詢和管理，對(duì)每類(lèi)貸款檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“年份+業(yè)務(wù)類(lèi)型代碼+順序號(hào)”的格式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.業(yè)務(wù)類(lèi)型代碼：根據(jù)貸款業(yè)務(wù)類(lèi)型設(shè)定相應(yīng)的代碼，如“流動(dòng)資金貸款”用“LD01”表示，“固定資產(chǎn)貸款”用“LD02”表示等。3.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年發(fā)放的第5筆流動(dòng)資金貸款檔案編號(hào)為“2023LD01005”。四、貸款檔案的收集與整理（一）收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在貸款業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中及時(shí)收集相關(guān)資料，確保資料的齊全性和時(shí)效性。2.收集的資料應(yīng)包括但不限于借款人提供的原始文件、復(fù)印件、業(yè)務(wù)往來(lái)函件、會(huì)議記錄、審批意見(jiàn)等。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)要求提供單位或個(gè)人簽字、蓋章確認(rèn)，以保證資料的真實(shí)性和有效性。（二）整理方法1.檔案管理部門(mén)在接收業(yè)務(wù)部門(mén)移交的貸款檔案后，應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料齊全、完整，如有缺失或不清晰的部分，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通補(bǔ)充。3.去除資料中的無(wú)關(guān)頁(yè)、重復(fù)頁(yè)，對(duì)破損、褪色的資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.將每份檔案資料按照一定順序排列，如先主后次、先正文后附件等，并編寫(xiě)頁(yè)碼。五、貸款檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.貸款檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、年度等信息。3.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（二）保管期限1.貸款檔案的保管期限根據(jù)貸款業(yè)務(wù)的性質(zhì)和風(fēng)險(xiǎn)程度確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期保管期限為[X]年，適用于風(fēng)險(xiǎn)較低、業(yè)務(wù)較為簡(jiǎn)單的貸款項(xiàng)目。3.中期保管期限為[X]年，適用于一般風(fēng)險(xiǎn)程度的貸款項(xiàng)目。4.長(zhǎng)期保管期限為[X]年或永久保存，適用于風(fēng)險(xiǎn)較高、涉及重大金額或具有重要?dú)v史價(jià)值的貸款項(xiàng)目。具體保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和監(jiān)管要求執(zhí)行。（三）保管環(huán)境1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)獨(dú)立的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，保證檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。六、貸款檔案的查閱與調(diào)閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱貸款檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《貸款檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.業(yè)務(wù)部門(mén)查閱本部門(mén)經(jīng)辦的貸款檔案，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；其他部門(mén)查閱貸款檔案，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)、審計(jì)部門(mén)查閱貸款檔案用于風(fēng)險(xiǎn)分析、審計(jì)監(jiān)督等工作的，按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人持經(jīng)審批的《貸款檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)工作人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，提供相應(yīng)的貸款檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《貸款檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）調(diào)閱規(guī)定1.因特殊情況需要將貸款檔案調(diào)閱出公司的，應(yīng)填寫(xiě)《貸款檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)閱原因、調(diào)閱時(shí)間、調(diào)閱地點(diǎn)等，并經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)和公司法定代表人審批。2.調(diào)閱人應(yīng)與檔案管理部門(mén)簽訂《貸款檔案調(diào)閱承諾書(shū)》，承諾對(duì)調(diào)閱的檔案資料妥善保管，不得泄露、丟失、損壞，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)跟蹤調(diào)閱檔案的歸還情況，確保檔案按時(shí)、完整歸還。七、貸款檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的貸款檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等措施進(jìn)行保護(hù)。3.在檔案查閱、調(diào)閱過(guò)程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，對(duì)查閱、調(diào)閱人員進(jìn)行保密提醒，防止信息泄露。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、存儲(chǔ)設(shè)備、查閱場(chǎng)所等的安全管理。2.安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案管理區(qū)域進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，包括防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等方面的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)急措施，最大限度減少損失，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、貸款檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.貸款檔案保管期限屆滿，且已結(jié)清相關(guān)貸款業(yè)務(wù)，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)于涉及法律糾紛、案件調(diào)查等特殊情況的貸款檔案，應(yīng)在相關(guān)事項(xiàng)處理完畢后，按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)編制《貸款檔案銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的類(lèi)別、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。2.《貸款檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的《貸款檔案銷(xiāo)毀清單》，組織專(zhuān)人對(duì)擬銷(xiāo)毀的貸款檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷(xiāo)毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.采用焚燒、粉碎等方式對(duì)貸款檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀現(xiàn)