PAGE建檔立卡檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)建檔立卡檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織在開展建檔立卡工作過程中形成的各類檔案，包括但不限于貧困戶識(shí)別、幫扶、退出等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映建檔立卡工作的實(shí)際情況，不得虛假編造。2.完整性原則：全面收集、整理建檔立卡工作各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等應(yīng)清晰、規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等。5.保密性原則：對涉及貧困戶個(gè)人隱私等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善建檔立卡檔案管理制度。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作。集中保管建檔立卡檔案，確保檔案的安全和有序存放。負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門在建檔立卡工作中形成檔案的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的管理和利用工作。3.相關(guān)工作人員嚴(yán)格按照檔案管理制度做好檔案的日常管理工作。對檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.貧困戶申請材料，包括申請書、家庭基本情況表、收入證明等。2.識(shí)別過程中的評議記錄、公示材料、審核審批文件等。3.幫扶計(jì)劃、幫扶措施記錄、幫扶責(zé)任人工作記錄等。4.貧困戶動(dòng)態(tài)調(diào)整記錄，如人口增減、收入變化等。5.退出驗(yàn)收材料，包括驗(yàn)收報(bào)告、公示材料、審批文件等。6.各類會(huì)議記錄、培訓(xùn)資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等與建檔立卡工作相關(guān)的文件。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)原件齊全，如有復(fù)印件需注明出處并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，禁止使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。（三）整理方法1.分類根據(jù)建檔立卡工作流程，分為貧困戶識(shí)別檔案、幫扶檔案、退出檔案等類別。每類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分小類，如幫扶檔案可分為產(chǎn)業(yè)幫扶檔案、就業(yè)幫扶檔案等。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號(hào)等信息，便于查找和管理。3.裝訂對紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物等可能損壞檔案的物品。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各業(yè)務(wù)部門整理好的檔案應(yīng)定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，符合要求的予以接收。3.接收后的檔案按照分類、編號(hào)順序上架存放。（二）保管期限1.貧困戶識(shí)別檔案、退出檔案等重要檔案應(yīng)永久保存。2.幫扶檔案等一般檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.配備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱建檔立卡檔案的，需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及扶貧工作檢查、審計(jì)等特殊情況需要查閱檔案的，應(yīng)出具相關(guān)單位的正式介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.查閱時(shí)應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，需填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。五、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對建檔立卡檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括檔案數(shù)量、類別、保管期限等。2.統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)表，上報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并抄送各業(yè)務(wù)部門。（二）鑒定工作1.定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見，對確無保存價(jià)值的檔案填寫銷毀清單。3.銷毀清單經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立建檔立卡檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保圖像清晰、完整。2.將掃描后的檔案圖像及相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，錄入數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤。（三）系統(tǒng)管理1.安排專人負(fù)責(zé)信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。（四）利用服務(wù)1.通過信息化管理系統(tǒng)為用戶提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，方便快捷。2.利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為建檔立卡工作決策提供數(shù)據(jù)支持。七、檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.對涉及貧困戶個(gè)人隱私、家庭信息等敏感內(nèi)容的檔案嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.限制檔案查閱、借閱范圍，對知悉檔案內(nèi)容的人員進(jìn)行保密教育。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)監(jiān)控。2.定期對檔案庫房及設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保安全可靠。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)檔案安全，并向上級(jí)報(bào)告。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對建檔立卡檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.將建檔立卡檔案管理工作納入各部門績效考核體系，考核指