PAGE機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)一管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合與共享，提高檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，保障檔案的完整與安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由機(jī)關(guān)檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的一致性和協(xié)調(diào)性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理機(jī)關(guān)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。二、管理體制與職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案管理工作，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提高檔案管理的信息化水平。5.參與機(jī)關(guān)重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案材料的齊全、完整，并按時(shí)移交機(jī)關(guān)檔案管理部門。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作。3.在開(kāi)展各項(xiàng)工作過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成和積累，為檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)技能，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案的安全與保密。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)在履行職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的文件材料，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。2.機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等。3.機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門形成的文件材料，確保檔案材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時(shí)保存紙質(zhì)文件和電子文件。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署齊全，符合檔案整理要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.文書(shū)檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類，采用“件”裝盒的方式進(jìn)行整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷，對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制項(xiàng)目檔案目錄。3.人事檔案整理按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案卷，確保人事檔案的完整與規(guī)范。4.財(cái)務(wù)檔案整理按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，分類裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.聲像檔案整理按照載體形式、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，對(duì)聲像材料進(jìn)行整理、編號(hào)、編目，并配以文字說(shuō)明。6.電子檔案整理按照電子文件管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案工作人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定依據(jù)1.國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.機(jī)關(guān)檔案保管期限表。3.機(jī)關(guān)工作實(shí)際情況和檔案利用需求。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和科學(xué)研究?jī)r(jià)值等。3.檔案的保管期限是否合理。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是反映機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案裝具等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應(yīng)分類編號(hào)，便于查找和管理。（三）檔案保管要求1.按照檔案的分類和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行有序排列上架，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與編研（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）編研工作1.制定檔案編研計(jì)劃，根據(jù)機(jī)關(guān)工作需要和檔案資源狀況，確定編研題目和內(nèi)容。2.開(kāi)展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為機(jī)關(guān)工作提供參考和借鑒。3.加強(qiáng)檔案編研成果的審核和把關(guān)，確保編研成果的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本機(jī)關(guān)檔案管理制度。2.服務(wù)大局原則檔案利用應(yīng)圍繞機(jī)關(guān)中心工作，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)決策和業(yè)務(wù)工作提供支持。3.方便利用原則簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便機(jī)關(guān)工作人員和社會(huì)各界利用檔案。（二）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案，但須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.社會(huì)公眾因特殊需要查閱、利用本機(jī)關(guān)已公開(kāi)的檔案，但須按照規(guī)定履行申請(qǐng)和審批程序。（三）利用手續(xù)1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)提前向本機(jī)關(guān)檔案管理部門提交查閱、借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.社會(huì)公眾查閱、利用本機(jī)關(guān)已公開(kāi)的檔案，應(yīng)向本機(jī)關(guān)檔案管理部門提交查閱、利用申請(qǐng)表，說(shuō)明查閱、利用的目的和內(nèi)容等，經(jīng)本機(jī)關(guān)檔案管理部門審核同意后，按照規(guī)定查閱、利用檔案。（四）利用方式1.查閱檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，確保查閱工作的順利進(jìn)行。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案利用效率和服務(wù)水平。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全與保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)購(gòu)置或開(kāi)發(fā)適合本機(jī)關(guān)檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)建立檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與各部門之間的檔案信息傳輸和共享。同時(shí)，根據(jù)需要建立檔案信息外網(wǎng)，為社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，確保不同用戶只能訪問(wèn)和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)管理，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，異地存放。3.建立檔案信息安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和功能的不斷完善。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查組織成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由機(jī)關(guān)紀(jì)檢監(jiān)察部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等。3.檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行實(shí)地檢查和評(píng)估。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專項(xiàng)檢