PAGE海口檔案局檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)海口檔案局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于海口檔案局各科室在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由局辦公室負(fù)責(zé)全局檔案的綜合管理，各科室負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步保管，并定期向局辦公室移交。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集本局在工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案服務(wù)工作的效率和質(zhì)量。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局長(zhǎng)為組長(zhǎng)，副局長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。2.研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題。3.對(duì)本局檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理工作規(guī)范有序開展。（二）局辦公室局辦公室作為本局檔案管理的綜合部門，具體負(fù)責(zé)以下工作：1.制定和完善本局檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和網(wǎng)絡(luò)化管理。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。5.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)接待檔案查閱利用工作，為全局各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。7.組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）各科室各科室負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集本科室在工作中形成的各種文件、資料、圖表、聲像等檔案材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理。2.對(duì)本科室檔案進(jìn)行定期檢查和核對(duì)，確保檔案的完整和安全。3.按照規(guī)定時(shí)間將本科室整理好的檔案移交局辦公室。4.積極配合局辦公室做好檔案的查閱利用工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作有關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.本局制定的各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本局召開的各種會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。4.本局開展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、資料、合同、協(xié)議、證書等。5.本局工作人員在工作中形成的重要文件、手稿、書信、照片、錄音、錄像等。6.本局獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。7.其他與本局工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件和資料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)收集和完整。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握檔案收集的范圍和要求，認(rèn)真做好檔案材料的收集、整理和登記工作。3.對(duì)重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)收集并妥善保管，防止丟失或損壞。4.檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)本科室檔案材料進(jìn)行清理和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架和計(jì)算機(jī)管理。（四）整理方法1.文書檔案的整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄。將文件按照分類順序進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式。編制檔案盒封面、盒脊，填寫相關(guān)內(nèi)容。2.科技檔案的整理按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目下再按照文件形成的時(shí)間順序排列。對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行編號(hào)、編目，建立項(xiàng)目檔案目錄。對(duì)重要的科技文件，如圖紙、圖表等，應(yīng)進(jìn)行復(fù)制備份，以防原件損壞。3.會(huì)計(jì)檔案的整理按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行分類，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別。對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行裝訂成冊(cè)，填寫憑證封面和脊背。對(duì)會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行整理、編目，建立會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案的整理按照載體形式進(jìn)行分類，如照片、錄音帶、錄像帶等。對(duì)每張照片進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注日期、地點(diǎn)、人物、事由等信息。對(duì)錄音帶、錄像帶進(jìn)行整理，編寫內(nèi)容提要，注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，并制作相應(yīng)的文字說(shuō)明。將聲像檔案按照分類順序進(jìn)行存放，并建立聲像檔案目錄。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地方，遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放地。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、照明設(shè)備等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、休息區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放在檔案密集架上，做到排列整齊、有序，便于查找和利用。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等應(yīng)分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.對(duì)重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施進(jìn)行單獨(dú)存放，如專柜保管、密封保存等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映本局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年以下。2.各科室應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，并在檔案整理時(shí)注明。（四）檔案保管措施1.建立健全檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制工作，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全防范工作，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、加密保護(hù)等措施，確保電子檔案的安全和完整。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。其職責(zé)是負(fù)責(zé)對(duì)本局已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合本局實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面綜合分析檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握檔案的銷毀標(biāo)準(zhǔn)，確保銷毀的檔案確實(shí)失去保存價(jià)值，防止誤毀重要檔案。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的重要性、完整性、真實(shí)性和時(shí)效性。2.查閱檔案的利用情況記錄，了解檔案的使用頻率和利用價(jià)值。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)科室和人員的意見，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定后，提出檔案存毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)檔案行政管理部門備案。2.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行查閱。2.外單位因工作需要查閱本局檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。（二）利用方式1.查閱檔案：利用者可直接到檔案查閱室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，協(xié)助利用者查找所需檔案。2.借閱檔案：因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人和局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過15天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。3.復(fù)制檔案：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人和局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的復(fù)制設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱、份數(shù)、復(fù)制頁(yè)數(shù)等。2.檔案管理人員應(yīng)及