PAGE蒙牛檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)蒙牛公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于蒙牛公司總部及所屬各子公司、分公司、辦事處等所有機(jī)構(gòu)。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、信函、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)活動(dòng)，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司綜合管理部門為檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。3.按照規(guī)定的程序和方法，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處理。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。5.積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持。6.參與公司檔案管理工作的規(guī)劃、制度的制定和修訂等工作。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管等工作，并定期向公司檔案管理部門移交。2.協(xié)助公司檔案管理部門開(kāi)展檔案的查閱、借閱等工作。3.對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，確保檔案的規(guī)范管理。4.及時(shí)向公司檔案管理部門反饋本部門檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件、資料。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。5.公司各類業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等文件。6.公司各類產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等方面的文件。7.公司各類宣傳資料、廣告策劃等文件。8.公司各類人事檔案、工資福利等文件。9.公司各類財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)報(bào)告等文件。10.公司各類工程建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)等文件。11.公司各類照片、音像資料等。12.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對(duì)收集的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保檔案的清晰、完整。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的查閱和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.檔案架：應(yīng)選用堅(jiān)固、耐用的檔案架，用于存放檔案。2.溫濕度調(diào)控設(shè)備：配備溫濕度調(diào)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的溫濕度符合要求。3.防火設(shè)備：配備滅火器、消防栓等防火設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.防蟲(chóng)設(shè)備：配備防蟲(chóng)藥品、防蟲(chóng)網(wǎng)等防蟲(chóng)設(shè)備，防止檔案被蟲(chóng)蛀。5.防盜設(shè)備：安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。（三）檔案保管要求1.按照檔案的分類、編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查閱和檢索。2.對(duì)不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和鑒定。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行鑒定。2.從公司實(shí)際出發(fā)，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和利用價(jià)值進(jìn)行鑒定。3.鑒定工作應(yīng)客觀、公正、準(zhǔn)確。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.分析檔案內(nèi)容：根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等，分析其在公司各項(xiàng)工作中的作用和價(jià)值。3.參考檔案保管期限表：按照國(guó)家和公司規(guī)定參考檔案保管期限表進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，并編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由監(jiān)銷人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。6.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.依法查閱原則：查閱檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.目的明確原則：查閱檔案應(yīng)有明確的目的，不得隨意查閱。3.審批手續(xù)完備原則：查閱檔案應(yīng)辦理審批手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，確定是否提供查閱，并安排查閱地點(diǎn)和查閱時(shí)間。4.查閱人在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、損壞檔案原件。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱原則1.嚴(yán)格審批原則：借閱檔案應(yīng)辦理嚴(yán)格的審批手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。2.限期歸還原則：借閱檔案應(yīng)規(guī)定歸還期限，逾期未還的應(yīng)及時(shí)催還。3.確保安全原則：借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、丟失、損壞。（四）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，確定是否提供借閱，并辦理借閱手續(xù)。4.借閱人領(lǐng)取借閱的檔案，并在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)辦理延期手續(xù)。6.檔案歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。（二）移交1.公司所屬各子公司、分公司、辦事處等機(jī)構(gòu)應(yīng)定期向公司檔案管理部門移交檔案。2.移交檔