PAGE東莞學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)東莞學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、行政管理及各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于東莞學(xué)校各部門、各年級(jí)組、各學(xué)科組以及全體教職員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理、后勤服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集學(xué)校在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的完整性，避免重要檔案的缺失。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案管理制度和工作規(guī)劃，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行審核、整理、編目、上架，并做好檔案的日常保管工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，提高檔案管理的信息化水平。5.組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況。7.加強(qiáng)與上級(jí)檔案管理部門和其他學(xué)校檔案部門的聯(lián)系與交流，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高學(xué)校檔案管理水平。8.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校教職員工的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)能力。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂和保管工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照學(xué)校檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交學(xué)校綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.積極配合學(xué)校綜合檔案室開(kāi)展檔案的查閱、借閱等利用工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案支持。4.負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向?qū)W校綜合檔案室報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織的各類文件、會(huì)議記錄、黨員名冊(cè)、入黨材料、組織關(guān)系介紹信等。2.行政管理類：學(xué)校行政部門形成的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、資產(chǎn)管理檔案等。3.教育教學(xué)類：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)研究成果、教師培訓(xùn)資料、學(xué)生學(xué)籍檔案、招生錄取資料等。4.學(xué)生管理類：學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)材料、學(xué)生活動(dòng)記錄、學(xué)生心理健康檔案等。5.后勤管理類：校園建設(shè)規(guī)劃、基建檔案、房產(chǎn)檔案、設(shè)備采購(gòu)檔案、物資管理檔案、后勤服務(wù)記錄等。6.科研項(xiàng)目類：科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告、科研成果鑒定材料、科研經(jīng)費(fèi)使用情況等。7.外事工作類：學(xué)校對(duì)外交流合作的文件、協(xié)議、邀請(qǐng)函、接待安排、師生出國(guó)（境）材料等。8.其他類：學(xué)校獲得的各類榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案，以及其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍，及時(shí)、全面地收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的檔案資料，確保檔案的完整性。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，避免檔案資料的散失和遺漏。對(duì)于重要文件和緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)收集歸檔。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等特征，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量和保管要求，選擇合適的整理方法和保管載體，確保檔案便于查找、借閱和利用。3.保持文件的真實(shí)性和完整性：在整理過(guò)程中，不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行隨意刪減、合并或篡改，保證檔案的原始面貌。（四）整理方法1.分類按照檔案的類別和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、教育教學(xué)類、學(xué)生管理類、后勤管理類、科研項(xiàng)目類、外事工作類、其他類等一級(jí)類目。在一級(jí)類目下，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)，設(shè)置二級(jí)類目和三級(jí)類目，如行政管理類下可分為學(xué)校文件、會(huì)議紀(jì)要、人事管理、財(cái)務(wù)管理等二級(jí)類目，人事管理二級(jí)類目下可分為人員招聘、職稱評(píng)定、崗位聘任等三級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法可采用全宗號(hào)、年度號(hào)、保管期限號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等組成的編號(hào)體系。例如，全宗號(hào)為學(xué)校代碼，年度號(hào)為檔案形成的年份，保管期限號(hào)分為永久、長(zhǎng)期、短期，目錄號(hào)為每一類檔案的順序編號(hào)，案卷號(hào)為每一卷檔案的順序編號(hào)。3.編目編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，年度為檔案形成的年份，保管期限按照檔案的重要程度和保存價(jià)值確定，頁(yè)數(shù)為該卷檔案的實(shí)際頁(yè)數(shù)，備注可填寫檔案的特殊情況或需要說(shuō)明的事項(xiàng)。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜設(shè)施等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用密集架存放，按照檔案的類別和編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案的電子目錄，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)聯(lián)檢索。2.電子檔案采用磁盤、光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案的索引和目錄，方便電子檔案的查閱和利用。3.實(shí)物檔案對(duì)于學(xué)校獲得的各類榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案，應(yīng)設(shè)立專門的陳列室進(jìn)行展示和保管，并建立實(shí)物檔案的登記冊(cè)，記錄實(shí)物檔案的名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間、存放地點(diǎn)等信息。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如學(xué)校的重要文件、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、歷史沿革、人事檔案等。2.長(zhǎng)期保管凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如學(xué)校的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、學(xué)生學(xué)籍檔案等。3.短期保管凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如學(xué)校的一般性文件、臨時(shí)性通知、短期的工作計(jì)劃和總結(jié)等。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房的管理制度，保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、明火照明和存放易燃、易爆物品。4.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)學(xué)校工作原則檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞學(xué)校的教育教學(xué)、行政管理等各項(xiàng)工作，為學(xué)校的決策、教學(xué)研究、師生發(fā)展等提供有力支持。3.方便快捷原則簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。（二）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可直接到學(xué)校綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.教職員工因教學(xué)、科研、個(gè)人發(fā)展等需要查閱本人檔案的，可向?qū)W校綜合檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。3.外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校綜合檔案室審核同意后，方可查閱相關(guān)檔案。查閱重要檔案需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.涉及學(xué)生個(gè)人檔案的查閱，應(yīng)按照學(xué)校學(xué)生檔案管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保學(xué)生檔案信息的安全和保密。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱重要檔案需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在《檔案查閱登記表》上簽署意見(jiàn)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表的內(nèi)容，為利用者提供相應(yīng)的檔案，并在利用過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。4.利用者不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）借閱檔案1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.借閱重要檔案需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在《檔案借閱申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，為借閱者提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。4.借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.借閱者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱者的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管期限等因素，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.價(jià)值評(píng)估原則根據(jù)檔案對(duì)學(xué)校和社會(huì)的保存價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)合理的價(jià)值評(píng)估，確定檔案的存毀。3.集體鑒定原則成立檔案鑒定小組，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的公正性和權(quán)威性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。檔案鑒定小組的職責(zé)如下：1.制定檔案鑒定計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，明確鑒定的范圍、方法和程序。2.對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的保存價(jià)值，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批，形成檔案鑒定報(bào)告。4.監(jiān)督檔案銷毀工作的實(shí)施，確保檔案銷毀工作的規(guī)范進(jìn)行。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，直接判斷檔案的保存價(jià)值，確定存毀。2.分析檔案內(nèi)容分析檔案的主題、來(lái)源、形成時(shí)間、涉及范圍、重要程度等因素，評(píng)估檔案對(duì)學(xué)校和社會(huì)的利用價(jià)值。3.參考檔案目錄通過(guò)查閱檔案目錄，了解檔案的大致內(nèi)容和保管情況，為鑒定工作提供參考。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)作為檔案資料進(jìn)行永久保存。七、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求報(bào)送學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)采用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法和手段，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和利用，為學(xué)校檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.學(xué)校各部門應(yīng)