PAGE組織部檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)組織部檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為組織工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于組織部檔案室的各類(lèi)檔案管理，包括但不限于組織建設(shè)、干部人事、黨員管理等方面形成的文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：組織部檔案室對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映組織工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便組織內(nèi)部人員查閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案室管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理組織部各類(lèi)檔案，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案查詢(xún)和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。6.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案室要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、保管、借閱登記等。3.不斷提高業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理技能和信息化技術(shù)。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.組織部在組織建設(shè)、干部選拔任用、黨員發(fā)展與管理等工作中形成的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.上級(jí)黨組織下發(fā)的與組織部工作相關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.反映組織部工作重大活動(dòng)、重要事件的照片、音像資料等。4.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保材料及時(shí)、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲(chǔ)介質(zhì)安全，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照組織部工作職能和檔案內(nèi)容，分為組織建設(shè)類(lèi)、干部人事類(lèi)、黨員管理類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：將紙質(zhì)文件材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢(xún)。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，并定期進(jìn)行備份。（三）檔案存放1.按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，確保排列整齊、便于查找。2.對(duì)于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.清查中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級(jí)報(bào)告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.組織部?jī)?nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)組織部批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.組織部?jī)?nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)組織部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。（三）利用限制1.涉及組織機(jī)密、干部人事機(jī)密等重要檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定，并按照規(guī)定履行審批手續(xù)。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。（四）利用登記1.檔案室應(yīng)對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在檔案利用登記簿上簽字確認(rèn)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需要，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，確定檔案的保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)組織部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等，記錄由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立組織部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為組織決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，確保數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案相符。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。4.信息利用：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速查詢(xún)、借閱申請(qǐng)、統(tǒng)計(jì)分析等功能。