PAGE房地產(chǎn)公司檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、工程檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢(xún)和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。7.開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的查詢(xún)、借閱等工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理程序進(jìn)行操作。3.做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案質(zhì)量。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參與檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為公司提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。5.工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的文件資料。6.財(cái)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的憑證、賬簿、報(bào)表等。7.人事管理方面的員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損或褪色應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，確定檔案類(lèi)別。2.對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)編目，編制檔案目錄索引。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀(guān)。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門(mén)收集整理好的檔案應(yīng)定期移交檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單。2.檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)重新整理。3.審核通過(guò)后的檔案進(jìn)行歸檔，按照檔案分類(lèi)編號(hào)順序上架存放。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管檔案是指反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等。2.檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方，避免陽(yáng)光直射和潮濕環(huán)境。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。五、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.提供檔案原件查閱。2.根據(jù)利用者需求，提供檔案復(fù)印件或摘錄。3.利用檔案信息進(jìn)行編研，為公司提供決策支持和參考。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.未經(jīng)檔案室同意，借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案室應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行綜合分析，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)已到保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否涉及公司重要事項(xiàng)、是否存在法律糾紛等。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織檔案銷(xiāo)毀工作，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等。3.檔案銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤Ｆ?、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，形成電子檔案。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案信息管理系統(tǒng)，包括檔案錄入模塊、檢索模塊、借閱模塊、統(tǒng)計(jì)分析模塊等。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理技能，確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3