PAGE供銷社檔案工作制度一、總則（一）目的為加強供銷社檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在供銷社各項工作中的作用，依據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合供銷社實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供銷社機關及所屬各企事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。供銷社檔案工作實行統(tǒng)一領導，由各級檔案管理部門分級負責本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.集中管理原則。檔案應集中統(tǒng)一保管，便于查找和利用，防止檔案分散、丟失。3.完整準確原則。確保檔案內容的完整、準確，如實反映供銷社各項工作的歷史面貌。4.安全保密原則。加強檔案的安全防護措施，嚴格保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設置供銷社設立專門的檔案管理部門，負責全系統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。各企事業(yè)單位應根據實際情況設立檔案管理崗位或指定專人負責檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策以及供銷社檔案工作制度。2.制定并組織實施本單位檔案工作計劃和規(guī)章制度。3.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計本單位的各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。4.開展檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為供銷社各項工作提供服務。5.組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。6.指導所屬單位的檔案管理工作，監(jiān)督檢查檔案工作制度的執(zhí)行情況。7.做好檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定向有關部門移交檔案。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和掌握檔案管理的專業(yè)知識和技能，嚴格遵守檔案工作制度。2.負責檔案的收集、整理工作，對接收的檔案進行分類、編號、編目等處理，確保檔案整理規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和霉變。4.積極開展檔案利用工作，為利用者提供優(yōu)質服務，及時準確地查找和提供所需檔案。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時上報檔案統(tǒng)計數據。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，提出鑒定意見，做好銷毀記錄。7.保守檔案機密，不準擅自提供、抄錄、公布和銷毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.供銷社機關及所屬各企事業(yè)單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于：上級機關的文件、指示、通知等。本單位的工作計劃、總結、報告、決議、決定等。各類業(yè)務文件、合同協(xié)議、報表、賬簿等。會議文件、記錄、紀要等。人事檔案、財務檔案、基建檔案等專門檔案。聲像檔案、電子檔案等特殊載體檔案。2.反映供銷社歷史沿革、重大事件、重要活動等方面的檔案材料。（二）檔案收集要求1.各部門應指定專人負責收集本部門在工作活動中形成的文件材料，定期移交檔案管理部門。2.收集的文件材料應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，符合檔案整理要求。3.對重要文件材料應進行備份，確保檔案的安全性和完整性。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關標準和規(guī)范。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機構（問題）進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫卷內文件目錄和備考表。裝訂成冊，填寫案卷封面，編制案卷目錄。2.專門檔案整理人事檔案按照國家有關人事檔案管理規(guī)定進行整理。財務檔案按照會計檔案管理辦法進行整理。基建檔案按照工程項目檔案管理要求進行整理。3.聲像檔案整理對照片、錄音、錄像等聲像材料進行分類、編號、編目。注明拍攝時間、地點、人物、內容等信息。整理成相冊、光盤等形式進行保管。4.電子檔案整理按照電子文件管理要求進行分類、編號、命名。建立電子文件存儲體系，確保電子文件存儲安全。對電子文件進行元數據著錄，便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）檔案保管場所要求1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等。（二）檔案保管設備1.配備檔案柜、檔案架等存儲設備，按照檔案類別和保管期限進行分類存放。2.對特殊載體檔案應配備相應的保管設備，如光盤柜、磁帶庫等。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄。2.定期對檔案進行清查核對，確保賬實相符。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.對電子檔案應定期進行備份，存儲在不同的介質上，并異地存放。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機關、有關部門因工作需要查閱檔案。3.司法機關、社會組織等依法查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經供銷社檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。3.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應經供銷社主管領導批準。（三）利用方式1.檔案管理部門應設立專門的查閱場所，為利用者提供必要的查閱條件。2.利用者可在查閱場所查閱檔案，如需復印、摘抄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.檔案管理人員應根據利用者的需求，及時準確地提供檔案，并做好利用記錄。（四）利用限制1.利用檔案不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、批注、污損檔案。2.未經檔案管理部門同意，不得將檔案帶出查閱場所。3.涉及國家機密和供銷社商業(yè)秘密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合供銷社實際情況，確定檔案的保管期限。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案進行鑒定。3.對涉及重大歷史事件、重要業(yè)務活動等具有長遠歷史意義的檔案，應適當延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經供銷社主管領導批準后進行銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應準確、及時，數據真實可靠。3.檔案統(tǒng)計數據應作為檔案管理工作決策和考核的依據。（二）檔案移交1.供銷社所屬單位撤銷