PAGE復議機關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強復議機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在復議工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本復議機關(guān)實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本復議機關(guān)在履行行政復議職責過程中形成的各類檔案，包括行政復議申請材料、受理通知書、答復通知書、證據(jù)材料、聽證記錄、決定書、送達回證以及與復議工作相關(guān)的其他文件、資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則復議機關(guān)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案內(nèi)容必須真實反映復議工作的全過程，確保檔案材料的完整性，不得遺漏、篡改重要信息。3.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露，確保檔案信息安全。嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管。4.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為復議工作和其他相關(guān)工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本復議機關(guān)檔案管理制度，并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計復議機關(guān)的各類檔案，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案進行鑒定，按照規(guī)定的程序和標準，定期對檔案進行價值鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.負責檔案的安全管理，采取必要的防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。對檔案庫房進行定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。6.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.負責向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。8.對本復議機關(guān)各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門在復議工作中形成檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案材料的真實、完整、準確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.對本部門檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案管理工作符合本制度要求。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架、保管等，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案檢索方法，為檔案利用者提供準確、快捷的檔案查詢服務。4.對檔案的借閱、歸還情況進行登記和跟蹤，確保檔案的安全和完整。對逾期未歸還的檔案及時催還，對損壞、丟失檔案的情況進行調(diào)查和處理。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定的程序和標準，提出檔案鑒定和銷毀意見。6.積極參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)和工作能力，適應檔案管理工作的發(fā)展需要。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政復議申請階段：申請人提交的行政復議申請書、身份證明、相關(guān)證據(jù)材料、授權(quán)委托書等。2.受理階段：受理通知書、不予受理決定書及相關(guān)審批文件。3.答復階段：答復通知書、被申請人提交的答復書及證據(jù)材料。4.審理階段：聽證通知書、聽證筆錄、調(diào)查取證材料、專家意見等。5.決定階段：行政復議決定書、送達回證及相關(guān)審批文件。6.其他與行政復議工作相關(guān)的文件、資料，如會議紀要、領(lǐng)導批示、請示報告等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、準確、完整地收集齊全。2.檔案材料應使用原件，如因特殊原因無法提供原件的，應提供與原件核對無誤的復印件，并注明出處。3.收集的檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格統(tǒng)一，不符合要求的應進行整理或復制。4.對于電子文件，應按照相關(guān)標準進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類按照行政復議工作流程和檔案內(nèi)容，將檔案分為申請類、受理類、答復類、審理類、決定類及其他類等六大類。每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類，如申請類可分為一般行政復議申請、行政復議附帶審查申請等。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用“年度+類別+流水號”的方式編制，如“2023申請001”。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目。目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便檢索和查詢。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致或破損的檔案材料進行整理和修復，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。1.永久保管涉及重大行政復議案件、具有重要歷史意義和查考利用價值的檔案，如上級機關(guān)交辦的重大復議案件、對本地區(qū)行政復議工作有重大影響的案件等。2.定期保管其他一般行政復議案件檔案，保管期限為：重要的行政復議案件檔案保管30年。一般的行政復議案件檔案保管10年。（二）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列。3.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（三）保管措施1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄，做到賬物相符。2.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準確無誤。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。3.對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制，確保檔案的完整性和可讀性。4.加強對電子檔案的保管，定期對電子檔案進行備份，存儲介質(zhì)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本復議機關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案，用于行政復議案件辦理、工作研究、經(jīng)驗總結(jié)等。2.行政復議當事人當事人及其代理人因與行政復議案件相關(guān)的合理需求，可查閱、復制部分檔案材料。3.其他相關(guān)單位和個人因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要，經(jīng)本復議機關(guān)批準，相關(guān)單位和個人可查閱、借閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本復議機關(guān)工作人員填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號、用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請?zhí)峁n案，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)。查閱、借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.行政復議當事人當事人及其代理人需提交查閱、復制申請，并提供有效身份證明和與行政復議案件相關(guān)的證明材料。經(jīng)檔案管理部門審核同意后，可查閱、復制與案件直接相關(guān)的檔案材料，并在指定地點進行查閱。查閱、復制的檔案材料應進行登記，不得擅自涂改、抽取、撤換或損壞。3.其他相關(guān)單位和個人填寫檔案查閱、借閱申請表，提交單位介紹信或個人有效身份證明及相關(guān)證明材料，經(jīng)本復議機關(guān)負責人批準后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱期限和利用要求按照本制度執(zhí)行。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應對檔案利用情況進行全程監(jiān)督，確保檔案利用符合規(guī)定，不發(fā)生檔案丟失、損壞、泄露等情況。2.對檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)利用檔案的行為，應立即制止，并追究相關(guān)人員的責任。3.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用的頻率、范圍和效果等，為檔案管理工作的改進提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務骨干及相關(guān)部門負責人組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確保鑒定工作的科學性和公正性。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素，按照以下標準進行鑒定：1.對保管期滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。2.對雖未達到保管期限，但已失去利用價值或重復、冗余的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，可提前銷毀。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應按照保密規(guī)定進行妥善保管，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬鑒定銷毀的檔案清單。2.鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審議，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀意見。3.對鑒定通過的擬銷毀檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。4.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核、本復議機關(guān)負責人批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀