PAGE查借閱檔案資料制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案資料的管理，規(guī)范檔案資料的查借閱行為，確保檔案資料的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案資料查借閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案資料的查借閱活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案資料在查借閱過程中的安全，防止信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，對涉及公司機密的檔案資料要嚴格保密。3.服務(wù)工作原則：以滿足公司正常工作開展為出發(fā)點，在確保安全保密的前提下，為檔案資料的合理利用提供便利。二、檔案資料分類及保管（一）檔案資料分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會決議、董事會決議、公司章程等公司治理文件，行政公文、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工入職、離職、調(diào)動、晉升等相關(guān)手續(xù)文件，勞動合同、薪酬福利文件、績效考核記錄、培訓檔案等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料、市場調(diào)研報告等。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢測報告等。（二）保管要求1.檔案庫房：應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.檔案裝具：使用符合標準的檔案柜、檔案盒等裝具，對檔案資料進行分類存放，并建立清晰的標識索引。3.電子檔案管理：對電子檔案要進行備份存儲，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時，要建立電子檔案的分類目錄和檢索系統(tǒng)，方便查詢利用。三、查借閱權(quán)限及申請流程（一）查借閱權(quán)限1.本部門員工：因工作需要，可查閱、借閱本部門保管的檔案資料。2.跨部門查閱：涉及跨部門工作需要查閱其他部門檔案資料的，需經(jīng)檔案資料保管部門負責人同意。3.特殊情況查閱：對于涉及公司重大事項、機密信息等特殊情況的檔案資料查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導或總經(jīng)理批準。（二）申請流程1.填寫申請表：查借閱人需填寫《檔案資料查借閱申請表》，詳細注明查借閱目的、檔案資料名稱、查閱期限等內(nèi)容。2.部門負責人審核：申請表首先由查借閱人所在部門負責人進行審核，確認查借閱需求與工作相關(guān)且合理。3.檔案保管部門審批：申請表提交至檔案資料保管部門，保管部門負責人根據(jù)權(quán)限進行審批，并在申請表上簽署意見。4.分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批（如需）：對于涉及特殊情況的檔案資料查借閱申請，需提交公司分管領(lǐng)導或總經(jīng)理進行最終審批。5.領(lǐng)取查借閱憑證：申請獲得批準后，查借閱人憑審批通過的申請表到檔案資料保管部門領(lǐng)取《檔案資料查借閱憑證》。四、查借閱規(guī)則（一）查閱規(guī)則1.查閱地點：一般應(yīng)在檔案資料保管部門指定的查閱場所進行查閱。如需帶出查閱場所，需另行辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱方式：查閱人應(yīng)在檔案資料保管人員的監(jiān)督下進行查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。如需復印部分檔案資料，需經(jīng)檔案資料保管部門負責人同意，并在復印件上加蓋檔案資料保管部門印章。3.查閱時間：應(yīng)合理安排查閱時間，避免因查閱時間過長影響檔案資料的正常管理和其他人員的使用。如遇特殊情況需要延長查閱時間的，需提前向檔案資料保管部門說明并獲得批準。（二）借閱規(guī)則1.借閱期限：借閱期限根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和查借閱需求確定，一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，需提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過[X]個工作日。2.借閱數(shù)量：借閱數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作實際需要合理確定，原則上每次借閱的檔案資料數(shù)量不得超過[X]份（冊）。3.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的檔案資料，歸還時需確保檔案資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案資料保管部門報告并承擔相應(yīng)責任。4.借閱期間保管責任：借閱人在借閱期間對所借閱的檔案資料負有妥善保管責任，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在借閱的檔案資料上進行任何標記、批注或其他損壞行為。如因保管不善導致檔案資料損壞、丟失等，借閱人應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行賠償。五、檔案資料利用中的保密要求（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密、客戶信息等敏感信息的檔案資料。2.公司尚未公開的重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等檔案資料。（二）保密措施1.簽訂保密協(xié)議：對于因工作需要接觸保密檔案資料的人員，公司應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。2.限制接觸范圍：嚴格控制保密檔案資料的接觸范圍，僅限于經(jīng)過授權(quán)的人員查閱和使用。3.保密標識與提醒：對于保密檔案資料，應(yīng)在檔案資料上加蓋“保密”標識，并在查借閱過程中向查借閱人進行保密提醒。4.違規(guī)處理：對于違反保密規(guī)定，泄露檔案資料機密信息的行為，公司將按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進行嚴肅處理，追究相關(guān)人員的責任。六、檔案資料查借閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.檔案資料保管部門監(jiān)督：檔案資料保管部門負責對檔案資料的查借閱活動進行日常監(jiān)督，確保查借閱行為符合本制度規(guī)定。2.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對檔案資料查借閱情況進行審計檢查，重點檢查查借閱手續(xù)是否齊全、檔案資料利用是否合理、保密措施是否落實等。（二）檢查內(nèi)容1.查借閱申請表：檢查申請表填寫是否完整、準確，審批流程是否符合規(guī)定。2.查借閱憑證：核對查借閱憑證與申請表信息是否一致，查借閱憑證的使用是否規(guī)范。3.檔案資料利用情況：檢查檔案資料的查閱、借閱記錄，核實查借閱目的是否與工作實際相符，查閱期限、借閱數(shù)量等是否符合規(guī)定。4.檔案資料保管情況：檢查歸還的檔案資料是否完整、無損，是否存在涂改、抽取、撤換等情況。5.保密措施落實情況：檢查保密協(xié)議簽訂情況、保密標識使用情況、保密提醒執(zhí)行情況等，確保保密規(guī)定得到有效執(zhí)行。（三）問題處理1.發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為：在監(jiān)督檢查過程中如發(fā)現(xiàn)查借閱活動存在違規(guī)行為，應(yīng)及時記錄并進行調(diào)查核實。2.責令整改：對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，應(yīng)責令相關(guān)責任人立即整改，并要求提交整改報告。3.責任追究：根據(jù)違規(guī)情節(jié)的輕重，對相關(guān)責任人給予批評教育、警告、罰款、辭退等相應(yīng)的責任追究。同時，對因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)