PAGE清華會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強清華會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于清華大學各二級單位及附屬機構(gòu)的會計檔案管理工作。（三）定義會計檔案是指清華大學在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務事項的內(nèi)容加以分類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證。（二）會計賬簿1.總賬，是根據(jù)會計科目開設的賬簿，用于分類登記單位的全部經(jīng)濟業(yè)務事項，提供資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、費用、成本、收入等總括核算的資料。2.明細賬，是根據(jù)總賬科目所屬的明細科目設置的，用于分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務事項，提供有關(guān)明細核算資料。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，是按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時間的先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務會計報告1.月度、季度、年度財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關(guān)附表。2.財務情況說明書，對單位一定會計期間內(nèi)財務、成本等情況進行分析總結(jié)的書面文字報告。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎上，各自加上對方已收本單位未收賬項數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法的書面文件。2.銀行對賬單，是銀行和企業(yè)核對賬務的聯(lián)系單，也是證實企業(yè)業(yè)務往來的記錄。3.納稅申報表，是納稅人履行納稅義務，按期向稅務機關(guān)申報納稅期應繳稅額時應填報的表格。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案從一個部門或崗位移交至另一個部門或崗位時的詳細情況。5.會計檔案保管清冊，登記會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點等信息。6.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀的原因、種類、數(shù)量、銷毀時間等內(nèi)容。三、會計檔案的整理（一）分類標準1.按照會計檔案的形成時間進行分類，可分為年度會計檔案。2.在年度內(nèi)，按照會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料的類別分別整理。（二）編號方法1.會計憑證：按照月份和憑證序號進行編號，如“20XX年X月第X號”。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等分別編號，如“總賬20XX”“明細賬20XXXX”“日記賬20XX”。3.財務會計報告：按照年份和報告類型編號，如“20XX年度資產(chǎn)負債表”“20XX年度利潤表”等。4.其他會計資料：根據(jù)資料的性質(zhì)和順序編號，如“銀行存款余額調(diào)節(jié)表20XXXX”“銀行對賬單20XXXX”等。（三）裝訂要求1.會計憑證應按月裝訂成冊，裝訂前要檢查憑證的張數(shù)、編號是否齊全，附件是否完整。裝訂時應加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容。2.會計賬簿在年度終了后，應整理齊全，活頁賬應抽出空白頁，再將賬頁順序編號，加具封面、封底，裝訂成冊。3.財務會計報告應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行整理，加具封面，裝訂成冊。封面應注明單位名稱、年度、月份、報告種類等信息。四、會計檔案的保管期限（一）永久保管1.年度財務會計報告。2.會計檔案保管清冊。3.會計檔案銷毀清冊。（二）定期保管1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年。3.其他會計資料，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等保管期限為10年。五、會計檔案的保管（一）保管部門1.學校財務部門應設立專門的會計檔案保管崗位，負責會計檔案的整理、保管和查閱等工作。2.各二級單位及附屬機構(gòu)應指定專人負責本單位會計檔案管理工作，并接受學校財務部門的指導和監(jiān)督。（二）保管條件及要求1.會計檔案應存放在安全、干燥、通風的專用檔案柜中，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子會計檔案應存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設備上，并定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放。3.檔案管理人員應定期對會計檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本校內(nèi)部人員查閱會計檔案，需經(jīng)本單位負責人批準，并填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間范圍等。會計檔案管理人員應根據(jù)批準的查閱申請表，提供相應的會計檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.外部單位查閱會計檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、時間范圍等，并經(jīng)學校財務部門負責人批準。會計檔案管理人員應根據(jù)批準情況，提供相應的會計檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱完畢后，查閱人員應在查閱登記簿上簽字確認。（二）借閱手續(xù)1.本校內(nèi)部人員借閱會計檔案，需經(jīng)本單位負責人批準，并填寫借閱申請表，注明借閱目的、內(nèi)容、時間范圍、歸還日期等。會計檔案管理人員應根據(jù)批準的借閱申請表，辦理借閱手續(xù)，將會計檔案交付借閱人員，并在借閱登記簿上登記。2.外部單位借閱會計檔案，需持有單位介紹信，注明借閱目的、內(nèi)容、時間范圍、歸還日期等，并經(jīng)學校財務部門負責人批準。會計檔案管理人員應根據(jù)批準情況，辦理借閱手續(xù)，將會計檔案交付借閱人員，并要求借閱人員出具借條。借閱人員應在規(guī)定的歸還日期前歸還會計檔案，會計檔案管理人員應進行核對，確認無誤后在借條上簽字注銷。（三）查閱與借閱限制1.查閱和借閱會計檔案時，不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。2.未經(jīng)學校財務部門負責人批準，不得將會計檔案攜帶外出或借給無關(guān)人員。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應重新辦理審批手續(xù)。七、會計檔案的移交（一）移交時間1.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務部門保管一年，期滿之后，應當由財務部門編制移交清冊，移交本單位檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一保管。2.因工作需要確需推遲移交的，應當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意，但最長不超過三年。（二）移交程序1.財務部門在規(guī)定的移交時間前，應將整理好的會計檔案編制移交清冊，清冊應包括會計檔案的名稱、種類、數(shù)量、起止時間、保管期限等內(nèi)容。2.檔案管理機構(gòu)在接收會計檔案時，應對移交清冊進行核對，檢查會計檔案的數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。核對無誤后，雙方在移交清冊上簽字確認。3.移交過程中，如發(fā)現(xiàn)會計檔案有短缺、毀損等情況，應及時查明原因，并由移交方負責處理。八、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由本單位檔案管理機構(gòu)會同財務部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應當由檔案管理機構(gòu)和財務部門共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當