PAGE會計檔案及管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，保證會計檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理。（三）定義會計檔案是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計分錄和摘要。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。3.日記賬，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬，序時記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度、季度、年度財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.會計報表附注，對財務(wù)報表的編制基礎(chǔ)、編制依據(jù)、編制原則和方法及主要項(xiàng)目等所作的解釋。3.財務(wù)情況說明書，對公司一定會計期間內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營、資金周轉(zhuǎn)和利潤實(shí)現(xiàn)及分配等情況的綜合性說明。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異。2.銀行對賬單，反映公司銀行賬戶資金收支情況的單據(jù)。3.納稅申報表，記錄公司納稅申報情況的表格。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案移交過程的文件。5.會計檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計檔案保管情況的冊籍。6.會計檔案銷毀清冊，記載會計檔案銷毀情況的清單。7.其他具有保存價值的會計核算專業(yè)資料。三、會計檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照會計檔案的形成時間，分為年度會計檔案。2.按照會計檔案的種類，分為會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)會計報告類和其他會計資料類。（二）整理方法1.會計憑證應(yīng)按照編號順序，將記賬憑證及其所附原始憑證整理整齊，折疊規(guī)范，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后，將各類賬簿分別整理，活頁賬應(yīng)抽出空白頁，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度等信息。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按照年度、季度、月度分別整理，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、季度、月度、報告種類等內(nèi)容。4.其他會計資料應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行整理，分別裝訂成冊或裝入檔案盒，并在封面或盒面上注明資料名稱、年度、月份等信息。（三）編號規(guī)則1.會計憑證以年度為單位，按月份順序連續(xù)編號，如“[年度]記字第[月份]號”。2.會計賬簿以年度為單位，分別按總賬、明細(xì)賬、日記賬等類別進(jìn)行編號，如總賬編號為“[年度]總字第[X]號”，明細(xì)賬編號為“[年度]明字第[X]冊”。3.財務(wù)會計報告以年度為單位，按季度、月度順序編號，如年度財務(wù)會計報告編號為“[年度]財報字第[X]號”，季度財務(wù)會計報告編號為“[年度]季報字第[X]季”，月度財務(wù)會計報告編號為“[年度]月報字第[X]月”。4.其他會計資料按照類別和時間順序進(jìn)行編號，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號為“[年度]銀調(diào)字第[X]號”。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類保管期限為30年。2.會計賬簿類保管期限為30年。3.財務(wù)會計報告類，月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料類，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫（室），配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案保管庫（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.對電子會計檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在不同的存儲介質(zhì)上，如光盤、磁帶等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.會計檔案保管人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行清理核對，確保賬實(shí)相符。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會計檔案保管庫（室），確需查閱或借閱會計檔案的，應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會計檔案保管部門查閱。2.查閱會計檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將會計檔案攜帶外出或復(fù)制。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)會計檔案，不得在會計檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封和抽換。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和會計檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱會計檔案時，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，借閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還所借會計檔案。如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員不得將所借會計檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播會計檔案內(nèi)容。（三）外部查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.查閱或借閱會計檔案時，公司應(yīng)安排專人陪同，并按照公司查閱與借閱規(guī)定進(jìn)行操作。3.外單位查閱或借閱會計檔案后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還，并不得擅自泄露公司會計檔案信息。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由會計檔案保管部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.公司總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由會計檔案保管部門、財務(wù)部門和審計部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司總經(jīng)理。（三）銷毀記錄會計檔案銷毀后，會計檔案保管部門應(yīng)將銷毀情況記錄在案，包括銷毀時間、地點(diǎn)、銷毀人員、監(jiān)銷人員等信息，并將會計檔案銷毀清冊永久保存。七、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的形成與收集1.公司應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，使用符合會計核算軟件基本功能規(guī)范的會計核算軟件進(jìn)行會計核算，確保電子會計檔案的真實(shí)、完整和有效。2.電子會計檔案應(yīng)從會計核算系統(tǒng)中直接導(dǎo)出，并按照本制度規(guī)定的整理方法進(jìn)行整理、編號和存儲。3.電子會計檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子會計檔案一并收集、整理、歸檔，確保元數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和有效性。（二）電子會計檔案的存儲與保管1.電子會計檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子會計檔案的存儲環(huán)境應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定，保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合要求。3.電子會計檔案應(yīng)按照本制度規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管，保管期限屆滿后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）電子會計檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員查閱或借閱電子會計檔案，應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行，并按照本制度規(guī)定的查閱與借閱程序進(jìn)行操作。2.查閱或借閱電子會計檔案時，應(yīng)使用專門的軟件進(jìn)行查看，不得擅自修改、刪除電子會計檔案內(nèi)容。3.外單位查閱或借閱電子會計檔案，應(yīng)按照本制度規(guī)定的外部查閱與借閱程序進(jìn)行操作，并使用公司提供的專門軟件進(jìn)行查看。（四）電子會計檔案的安全與保密1.公司應(yīng)建立健全電子會計檔案安全管理制度，采取必要的安全技術(shù)措施，防止電子會計檔案被篡改、丟失、泄露等。2.對電子會計檔案的訪問應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的電子會計檔案。3.公司應(yīng)加強(qiáng)對電子會計檔案管理人員的安全保密教育，并簽訂保密協(xié)議，防止電子會計檔案信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計部門負(fù)責(zé)對會計檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保會計檔案管理工作符合本制度規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.會計檔案的整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.會計檔案的存儲環(huán)境是否符合要求，電子會計檔案的安全與保密措施是否到位。3.會計檔案管理人員是否履行職責(zé)，是否存在違規(guī)操作行為。