PAGE社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，維護(hù)參保單位和參保人員的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》等法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司經(jīng)辦的各類社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理，包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)等業(yè)務(wù)形成的檔案材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案由公司統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)、準(zhǔn)確、完整原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，材料完整齊全。3.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和使用。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用工作，為參保單位和參保人員提供檔案服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.配合檔案管理部門做好檔案的管理和利用工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。3.在業(yè)務(wù)辦理過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范檔案材料的形成和保管，防止檔案丟失和損壞。（三）人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)流程，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。2.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)認(rèn)真做好業(yè)務(wù)檔案的收集、整理工作，確保檔案材料符合歸檔要求，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.公司各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的收集范圍包括：1.參保單位和參保人員的基本信息材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、身份證等。2.社會(huì)保險(xiǎn)登記、變更、注銷等業(yè)務(wù)辦理過程中形成的材料，如申請(qǐng)表、審批表、證明材料等。3.社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)申報(bào)、核定、征繳等業(yè)務(wù)材料，如繳費(fèi)基數(shù)申報(bào)單、繳費(fèi)明細(xì)表、催繳通知書等。4.社會(huì)保險(xiǎn)待遇審核、支付等業(yè)務(wù)材料，如待遇申請(qǐng)表、審核表、支付憑證等。5.社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)、異地就醫(yī)結(jié)算等業(yè)務(wù)材料，如轉(zhuǎn)移接續(xù)申請(qǐng)表、異地就醫(yī)備案表等。6.社會(huì)保險(xiǎn)稽核、監(jiān)督檢查等業(yè)務(wù)材料，如稽核通知書、檢查報(bào)告等。7.其他與社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的材料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后，及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，并移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，內(nèi)容清晰、完整，簽字蓋章齊全。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，存儲(chǔ)格式符合檔案管理要求，并定期進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類。按照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的類別和檔案材料的性質(zhì)，將檔案分為養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)等五大類，每大類下再根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案材料的特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)。對(duì)每一份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號(hào)格式為：業(yè)務(wù)類別代碼+年份+流水號(hào)。例如，養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為：YL+2023+001。3.裝訂。將整理好的檔案材料按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。4.編目。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.審核無誤的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，便于管理和查找。（二）保管期限社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年、30年兩類。具體保管期限按照以下規(guī)定執(zhí)行：1.涉及參保人員權(quán)益的重要材料，如養(yǎng)老保險(xiǎn)個(gè)人賬戶對(duì)賬單、醫(yī)療保險(xiǎn)報(bào)銷憑證等，保管期限為永久。2.社會(huì)保險(xiǎn)登記、變更、注銷等業(yè)務(wù)檔案，保管期限為30年。3.社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)申報(bào)、核定、征繳等業(yè)務(wù)檔案，保管期限為10年。4.社會(huì)保險(xiǎn)待遇審核、支付等業(yè)務(wù)檔案，養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)保險(xiǎn)待遇支付檔案保管期限為10年，工傷、生育保險(xiǎn)待遇支付檔案保管期限為30年。5.社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)、異地就醫(yī)結(jié)算等業(yè)務(wù)檔案，保管期限為10年。6.社會(huì)保險(xiǎn)稽核、監(jiān)督檢查等業(yè)務(wù)檔案，保管期限為10年。（三）保管條件1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜內(nèi)，排列整齊，便于查找。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.參保單位和參保人員因辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，并提交有效身份證件。2.檔案管理部門應(yīng)在收到查閱申請(qǐng)表后，及時(shí)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案查閱服務(wù)，對(duì)查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，并提交有效身份證件和借閱理由。2.檔案管理部門應(yīng)在收到借閱申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限一般不得超過7個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具借條，注明借閱檔案編號(hào)、題名、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容。對(duì)檔案材料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限。根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。3.結(jié)合實(shí)際需要?？紤]公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案利用情況，判斷檔案是否還有利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀申請(qǐng)表應(yīng)注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀理由等信息。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督下，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、數(shù)量等信息。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交公司財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證。七、檔案的信息化管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)建立社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入信息管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。3.做好信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，存儲(chǔ)格式應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立電子檔案索引，便于查找和利用。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查。公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，如檔案庫房、檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。3.檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能的實(shí)現(xiàn)情況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作