PAGE完善企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項活動的實際情況。3.保密性原則。嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則。建立健全檔案管理制度，提高檔案管理水平，方便公司各部門和人員利用檔案。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的完整、準確和及時。2.各部門應積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。3.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供服務。4.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。3.公司的財務報表、審計報告、稅務資料等文件。4.公司的人事檔案、工資檔案、培訓檔案等文件。5.公司的技術(shù)檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案等文件。6.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，并進行整理。2.檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對重要的檔案材料，應進行備份或復制，以防止原件損壞或丟失。（三）整理方法1.檔案管理人員應按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的檔案材料進行分類、編號、編目等整理工作。2.檔案分類應遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性的原則，根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、聲像檔案等類別。3.檔案編號應按照統(tǒng)一的編號規(guī)則進行，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.檔案編目應包括檔案的題名、責任者、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于檔案的查找和利用。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司具有重要保存價值的檔案，長期保管的檔案是指對公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，短期保管的檔案是指對公司在較短時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案。（二）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)標準。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。5.對電子檔案，應采取備份、加密等措施，確保電子檔案的安全保管。（三）檔案的存放1.檔案應按照分類、編號順序存放，便于查找和利用。2.不同保管期限的檔案應分別存放，以便于管理和鑒定。3.對重要的檔案應單獨存放，并采取必要的安全防護措施。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、歷史觀點、發(fā)展眼光的原則，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各部門負責人和有關(guān)專家組成，負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進行全面審查和分析。2.對已到保管期限的檔案，應逐卷進行鑒定，確定其是否仍具有保存價值。3.對不再具有保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清單，報公司領導批準后進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清單應包括檔案的題名、責任者、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，并由檔案鑒定小組負責人簽字確認。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作的安全和徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清單上簽字，并將檔案銷毀清單存檔備查。六、檔案的統(tǒng)計與檢索（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，并定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。（二）統(tǒng)計方法檔案統(tǒng)計應采用科學的統(tǒng)計方法，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應及時上報公司領導和有關(guān)部門，并定期進行分析和總結(jié)。（三）檢索工具檔案管理部門應建立健全檔案檢索工具，如檔案目錄、索引、指南等，以便于檔案的查找和利用。檢索工具應定期進行更新和維護，確保其準確性和完整性。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和保密，同時滿足公司各部門和人員的工作需要。（二）利用范圍公司各部門和人員因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應填寫檔案利用申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案時，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導，并對查閱情況進行登記。2.借閱檔案時，借閱人應填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等內(nèi)容，并簽字確認。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理延期手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，并按時歸還。歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時處理。（四）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務秘密等重要檔案，未經(jīng)公司領導批準不得查閱、借閱。2.檔案利用過程中，不得對檔案進行涂改、偽造、損毀等行為。3.檔案利用結(jié)束后，借閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理注銷手續(xù)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標公司應積極推進檔案信息化建設，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、管理和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有檔案進行全面數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或引進檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3安全保障體系建設：建立健全檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.檔案信息管理系統(tǒng)應定期進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全