PAGE學(xué)員檔案管理制度章程一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司學(xué)員檔案管理，確保學(xué)員檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司培訓(xùn)工作的開(kāi)展、學(xué)員發(fā)展跟蹤以及公司人才戰(zhàn)略的實(shí)施提供有力支持，特制定本制度章程。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有參與培訓(xùn)項(xiàng)目的學(xué)員檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：學(xué)員檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)員的實(shí)際情況，包括個(gè)人信息、培訓(xùn)經(jīng)歷、考核成績(jī)等。2.完整性原則：全面收集學(xué)員在培訓(xùn)過(guò)程中的各類信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)員檔案信息的安全，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)學(xué)員培訓(xùn)進(jìn)展和發(fā)展情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、學(xué)員檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫：準(zhǔn)確記錄學(xué)員的基本身份信息。2.身份證號(hào)碼：確保學(xué)員身份的唯一性標(biāo)識(shí)。3.聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱）：便于與學(xué)員溝通聯(lián)系。4.所在部門、職位：明確學(xué)員在公司內(nèi)部的工作歸屬。（二）培訓(xùn)報(bào)名信息1.培訓(xùn)項(xiàng)目名稱：記錄學(xué)員參與的具體培訓(xùn)項(xiàng)目。2.培訓(xùn)期次：如第幾期培訓(xùn)。3.報(bào)名時(shí)間：學(xué)員報(bào)名參加培訓(xùn)的日期。（三）培訓(xùn)學(xué)習(xí)記錄1.課程考勤情況：詳細(xì)記錄學(xué)員每次課程的出勤、遲到、早退、曠課等情況。2.課堂表現(xiàn)：包括課堂參與度、發(fā)言情況、團(tuán)隊(duì)協(xié)作表現(xiàn)等方面的評(píng)價(jià)記錄。3.作業(yè)完成情況：對(duì)學(xué)員作業(yè)的完成質(zhì)量、按時(shí)提交情況等進(jìn)行記錄。4.考試成績(jī)：記錄學(xué)員在培訓(xùn)課程中各次考試的成績(jī)，包括理論考試、實(shí)踐考核等。（四）培訓(xùn)反饋與評(píng)價(jià)1.學(xué)員對(duì)培訓(xùn)課程的反饋意見(jiàn)：學(xué)員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、講師授課方式、培訓(xùn)組織安排等方面的評(píng)價(jià)和建議。2.講師對(duì)學(xué)員的評(píng)價(jià)：講師對(duì)學(xué)員學(xué)習(xí)態(tài)度、學(xué)習(xí)能力、進(jìn)步情況等方面的評(píng)價(jià)。（五）證書(shū)與資質(zhì)記錄1.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)：記錄學(xué)員獲得的培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)信息，包括證書(shū)名稱、頒發(fā)日期等。2.相關(guān)職業(yè)資格證書(shū)：如學(xué)員在培訓(xùn)過(guò)程中獲得的與培訓(xùn)相關(guān)的職業(yè)資格證書(shū)情況。（六）獎(jiǎng)懲記錄1.培訓(xùn)期間獲得的獎(jiǎng)勵(lì)：如優(yōu)秀學(xué)員獎(jiǎng)、學(xué)習(xí)進(jìn)步獎(jiǎng)等，記錄獎(jiǎng)勵(lì)名稱及頒發(fā)時(shí)間。2.培訓(xùn)期間受到的處罰：如違反培訓(xùn)紀(jì)律的處罰情況，記錄處罰原因及時(shí)間。（七）職業(yè)發(fā)展記錄1.培訓(xùn)后崗位變動(dòng)情況：記錄學(xué)員在完成培訓(xùn)后是否進(jìn)行了崗位調(diào)整，調(diào)整后的崗位名稱及時(shí)間。2.個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：學(xué)員提交的個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃相關(guān)資料。三、學(xué)員檔案建立與收集（一）檔案建立責(zé)任人1.培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)為每位學(xué)員建立獨(dú)立的電子和紙質(zhì)檔案。2.培訓(xùn)專員具體承擔(dān)檔案信息的收集、整理和錄入工作。（二）信息收集渠道1.報(bào)名表格：學(xué)員報(bào)名參加培訓(xùn)時(shí)填寫的相關(guān)表格，獲取個(gè)人基本信息、培訓(xùn)報(bào)名信息等。2.培訓(xùn)記錄表單：講師、培訓(xùn)助理在培訓(xùn)過(guò)程中填寫的考勤記錄、作業(yè)評(píng)價(jià)、考試成績(jī)等表單。3.學(xué)員反饋問(wèn)卷：定期收集學(xué)員對(duì)培訓(xùn)的反饋意見(jiàn)，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、面談等方式獲取。4.證書(shū)頒發(fā)機(jī)構(gòu)：從培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)頒發(fā)機(jī)構(gòu)、職業(yè)資格證書(shū)認(rèn)證機(jī)構(gòu)獲取相關(guān)證書(shū)信息。5.公司內(nèi)部通知：獲取公司內(nèi)部關(guān)于學(xué)員獎(jiǎng)懲情況的通知文件。（三）信息收集時(shí)間要求1.培訓(xùn)報(bào)名信息在學(xué)員報(bào)名后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集完成并錄入檔案。2.培訓(xùn)過(guò)程中的考勤記錄、作業(yè)評(píng)價(jià)等信息應(yīng)在每次課程結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)更新到檔案中。3.考試成績(jī)?cè)诳荚嚱Y(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)錄入檔案。4.學(xué)員反饋問(wèn)卷應(yīng)在培訓(xùn)課程結(jié)束后[X]周內(nèi)收集整理并納入檔案。5.證書(shū)信息在證書(shū)頒發(fā)后[X]個(gè)工作日內(nèi)更新到檔案。6.獎(jiǎng)懲信息在公司發(fā)布相關(guān)通知后[X]個(gè)工作日內(nèi)錄入檔案。四、學(xué)員檔案整理與歸檔（一）檔案分類1.按照培訓(xùn)項(xiàng)目類別進(jìn)行分類，如管理類培訓(xùn)、技術(shù)類培訓(xùn)等。2.在每個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目類別下，再按照學(xué)員個(gè)人進(jìn)行細(xì)分。（二）檔案編號(hào)規(guī)則1.采用統(tǒng)一的編號(hào)方式，編號(hào)格式為：培訓(xùn)項(xiàng)目代碼期次學(xué)員序號(hào)。2.培訓(xùn)項(xiàng)目代碼由培訓(xùn)部門根據(jù)公司培訓(xùn)項(xiàng)目體系設(shè)定，例如“GL”代表管理類培訓(xùn)，“JS”代表技術(shù)類培訓(xùn)等。3.期次按照培訓(xùn)舉辦的先后順序編號(hào)，如“01”“02”等。4.學(xué)員序號(hào)為該培訓(xùn)項(xiàng)目下期次內(nèi)學(xué)員的順序編號(hào)，從“001”開(kāi)始遞增。（三）電子檔案整理1.建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。2.每個(gè)學(xué)員的電子檔案包含上述規(guī)定的各項(xiàng)內(nèi)容的電子文檔，以清晰、易識(shí)別的文件名命名，如“個(gè)人基本信息[學(xué)員姓名].doc”“培訓(xùn)學(xué)習(xí)記錄[學(xué)員姓名].xls”等。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同的物理介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同地點(diǎn)。（四）紙質(zhì)檔案整理1.將收集到的學(xué)員紙質(zhì)資料按照檔案分類順序進(jìn)行排列。2.為每份紙質(zhì)檔案制作封面，封面注明學(xué)員姓名、培訓(xùn)項(xiàng)目名稱、期次、檔案編號(hào)等信息。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保資料的整齊和牢固。4.在檔案盒上標(biāo)明培訓(xùn)項(xiàng)目類別、期次等信息，將裝訂好的紙質(zhì)檔案放入檔案盒中保存。（五）歸檔流程1.培訓(xùn)專員在每月末對(duì)當(dāng)月收集到的學(xué)員檔案信息進(jìn)行整理。2.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則完成電子檔案的命名、存儲(chǔ)以及紙質(zhì)檔案的排列、裝訂等工作。3.將整理好的電子檔案和紙質(zhì)檔案移交至檔案管理人員進(jìn)行歸檔。4.檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，并記錄歸檔時(shí)間和檔案存放位置。五、學(xué)員檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與范圍1.培訓(xùn)部門人員：可查閱本部門學(xué)員的全部檔案信息，用于培訓(xùn)工作的總結(jié)、分析以及后續(xù)培訓(xùn)計(jì)劃的制定。2.學(xué)員所在部門負(fù)責(zé)人：有權(quán)查閱本部門學(xué)員的培訓(xùn)檔案，了解學(xué)員培訓(xùn)情況，以便更好地安排工作和關(guān)注學(xué)員職業(yè)發(fā)展。查閱范圍包括培訓(xùn)學(xué)習(xí)記錄、培訓(xùn)反饋與評(píng)價(jià)等與工作相關(guān)的信息。3.人力資源部門人員：在涉及員工績(jī)效考核、崗位晉升、人才選拔等人力資源管理工作時(shí)，可查閱學(xué)員檔案中的相關(guān)信息，如培訓(xùn)成績(jī)、獎(jiǎng)懲記錄等。4.公司高層管理人員：因公司戰(zhàn)略決策、整體人才發(fā)展規(guī)劃等需要，經(jīng)授權(quán)可查閱學(xué)員檔案的部分關(guān)鍵信息。（二）查閱流程1.查閱人填寫《學(xué)員檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱學(xué)員姓名及檔案編號(hào)、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請(qǐng)表提交至培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人審批，培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人的權(quán)限進(jìn)行審核，如同意查閱，簽字批準(zhǔn)申請(qǐng)表。3.查閱人憑審批通過(guò)的申請(qǐng)表到檔案管理人員處查閱檔案，檔案管理人員提供相應(yīng)的電子或紙質(zhì)檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄包括查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員檢查檔案是否完好無(wú)損。（三）借閱權(quán)限與范圍1.因特殊工作需要，如外部合作項(xiàng)目涉及學(xué)員相關(guān)信息、學(xué)術(shù)研究等，經(jīng)公司高層管理人員批準(zhǔn)，可借閱學(xué)員檔案。2.借閱范圍一般為與借閱目的相關(guān)的部分檔案內(nèi)容，借閱人不得擅自復(fù)印、拍照或傳播檔案信息。（四）借閱流程1.借閱人填寫《學(xué)員檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限、借閱檔案內(nèi)容等。2.將申請(qǐng)表提交至公司高層管理人員審批，高層管理人員根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后簽字確認(rèn)。3.借閱人持審批通過(guò)的申請(qǐng)表到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員與借閱人共同清點(diǎn)借閱的檔案資料，并填寫《學(xué)員檔案借閱登記表》，記錄借閱人姓名、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、借閱檔案內(nèi)容等信息。4.借閱人在借閱期限內(nèi)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非申請(qǐng)目的的用途。如因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員檢查檔案歸還情況，如檔案完好無(wú)損，在《學(xué)員檔案借閱登記表》上注明歸還時(shí)間，并將檔案歸還原位。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、學(xué)員檔案保管與維護(hù)（一）保管期限1.學(xué)員培訓(xùn)檔案自歸檔之日起保存[X]年。2.對(duì)于涉及公司核心人才培養(yǎng)、具有重要價(jià)值的學(xué)員檔案，經(jīng)公司高層管理人員批準(zhǔn)，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（二）保管環(huán)境要求1.電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備良好的硬件設(shè)施，配備不間斷電源系統(tǒng)（UPS），防止因突然斷電導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。2.服務(wù)器應(yīng)安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，確保數(shù)據(jù)安全。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、監(jiān)控設(shè)備等。（三）檔案維護(hù)與更新1.培訓(xùn)專員定期對(duì)學(xué)員檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案信息有缺失、錯(cuò)誤等情況，及時(shí)與相關(guān)人員核實(shí)并進(jìn)行更新。2.每年對(duì)學(xué)員檔案進(jìn)行一次全面梳理，對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和清理，刪除過(guò)期或無(wú)用的文件；對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.根據(jù)學(xué)員培訓(xùn)后的職業(yè)發(fā)展情況、公司組織架構(gòu)調(diào)整等因素，及時(shí)更新學(xué)員檔案中的相關(guān)信息，如崗位變動(dòng)、部門調(diào)整等。七、學(xué)員檔案安全與保密（一）安全措施1.對(duì)電子檔案采取加密存儲(chǔ)，設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)密碼，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)的檔案內(nèi)容。2.限制對(duì)檔案服務(wù)器的物理訪問(wèn)，服務(wù)器機(jī)房安裝門禁系統(tǒng)，只有檔案管理人員和授權(quán)維修人員才能進(jìn)入。3.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，如硬盤檢測(cè)、磁帶備份介質(zhì)的更換等，確保檔案數(shù)據(jù)的可讀取性。（二）保密規(guī)定1.所有接觸學(xué)員檔案的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。2.在查閱、借閱檔案過(guò)程中，嚴(yán)禁私自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)