PAGE刻章檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司刻章檔案管理，確?？陶聶n案的安全、完整與有效利用，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類印章檔案的管理，包括但不限于公章、財(cái)務(wù)章、合同章、法人章等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司刻章檔案由專門部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)刻章檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保公司印章使用的安全性。3.規(guī)范有序原則：建立規(guī)范的檔案管理流程，確保檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、使用、銷毀等環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)刻章檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)等。2.建立健全刻章檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范。3.定期對(duì)刻章檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.為公司各部門提供刻章檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記和記錄。（二）印章使用部門1.負(fù)責(zé)本部門印章的申請(qǐng)、使用和保管，并指定專人負(fù)責(zé)印章管理。2.嚴(yán)格按照公司規(guī)定的印章使用流程使用印章，確保印章使用的合法性和合規(guī)性。3.及時(shí)將印章使用情況反饋給檔案管理部門，配合檔案管理部門做好印章檔案的更新和維護(hù)工作。（三）審批部門1.根據(jù)公司授權(quán)，對(duì)印章的申請(qǐng)、使用等進(jìn)行審批，確保印章使用符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。2.對(duì)印章使用過(guò)程中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策和指導(dǎo)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.新刻印章時(shí)，印章制作單位應(yīng)在印章交付使用后，及時(shí)將印章制作相關(guān)材料（如刻章申請(qǐng)書(shū)、刻章許可證、印章樣本等）提交給檔案管理部門。2.印章使用部門在印章啟用、變更、廢止等情況發(fā)生后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)文件和資料（如啟用通知、變更記錄、廢止申請(qǐng)等）報(bào)送檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期主動(dòng)收集與刻章相關(guān)的各類文件和資料，確保檔案收集的完整性。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到刻章檔案材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類整理。按照印章種類、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，便于查閱和管理。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊和牢固。同時(shí)，在檔案封面或盒面上標(biāo)注檔案名稱、編號(hào)等信息。四、檔案存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.刻章檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等良好環(huán)境條件，確保檔案的安全保存。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，防止檔案受潮、發(fā)霉或損壞。（三）存儲(chǔ)期限1.刻章檔案的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，永久保存重要印章檔案，其他印章檔案根據(jù)其重要性和使用頻率確定存儲(chǔ)期限，最短不少于[X]年。2.超過(guò)存儲(chǔ)期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱刻章檔案，應(yīng)填寫(xiě)《刻章檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.涉及重要印章檔案或機(jī)密信息的查閱，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或人員查閱刻章檔案，應(yīng)持有合法有效的證明文件，并按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫(xiě)《刻章檔案查閱申請(qǐng)表》，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人只能在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，查閱記錄由檔案管理部門妥善保存。（三）使用規(guī)范1.公司內(nèi)部各部門使用印章時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的印章使用流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用事項(xiàng)、使用部門、使用時(shí)間、使用范圍等信息，并附上相關(guān)文件或資料。2.審批部門應(yīng)認(rèn)真審核印章使用申請(qǐng)，確保使用事項(xiàng)合法合規(guī)。對(duì)于重大事項(xiàng)的印章使用，應(yīng)進(jìn)行集體決策。3.印章使用部門應(yīng)在批準(zhǔn)的使用范圍內(nèi)使用印章，并在使用后及時(shí)將印章使用情況反饋給檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)做好印章使用記錄的更新和維護(hù)工作。4.嚴(yán)禁任何部門或個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印章，嚴(yán)禁在空白紙張、合同等文件上加蓋印章。六、檔案變更與廢止（一）變更1.印章的名稱、規(guī)格、材質(zhì)等發(fā)生變更時(shí)，印章使用部門應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門提交變更申請(qǐng)，并附上相關(guān)證明文件。2.檔案管理部門收到變更申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核，確認(rèn)變更事項(xiàng)的合法性和必要性。審核通過(guò)后，對(duì)刻章檔案進(jìn)行相應(yīng)的變更，并及時(shí)更新檔案目錄和相關(guān)信息。（二）廢止1.印章因磨損、損壞、遺失等原因需要廢止時(shí)，印章使用部門應(yīng)填寫(xiě)《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廢止原因，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)廢止申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，將廢止的印章收回，并在檔案中注明廢止日期和原因。3.對(duì)于廢止的印章，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善處理，防止印章被非法使用。一般情況下，廢止的印章應(yīng)進(jìn)行封存，并在一定期限后進(jìn)行銷毀。七、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所、設(shè)備等的安全管理，防止檔案被盜、丟失、損壞等情況發(fā)生。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。同時(shí)，做好安全檢查記錄，以備查閱。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和防范能力，確保檔案管理工作的安全進(jìn)行。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)刻章檔案的內(nèi)容和信息予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在檔案查閱、使用等過(guò)程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，確保檔案信息的安全。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的刻章檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人管理等措施，防止信息泄露。4.檔案管理人員離職時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息的安全交接。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)超過(guò)存儲(chǔ)期限的刻章檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)用途等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀價(jià)值。3.對(duì)于仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)其存儲(chǔ)期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《刻章檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的刻章檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門的監(jiān)督下，由專人負(fù)責(zé)實(shí)施。2.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中應(yīng)做好記