PAGE業(yè)余專科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)余?？茩n案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及業(yè)余專科檔案管理的所有部門和人員。（三）定義1.業(yè)余?？茩n案：指公司員工在業(yè)余時(shí)間參加專科學(xué)習(xí)所形成的各類文件材料，包括入學(xué)申請(qǐng)、學(xué)習(xí)成績單、畢業(yè)論文、結(jié)業(yè)證書等。2.檔案管理：對(duì)業(yè)余?？茩n案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作的總稱。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司業(yè)余?？茩n案由專門部門或?qū)Ｈ思泄芾?，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的學(xué)習(xí)情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理制度，便于員工查詢和利用檔案。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立[具體檔案管理部門名稱]作為業(yè)余專科檔案的管理部門，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善業(yè)余?？茩n案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)業(yè)余?？茩n案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作。3.建立檔案目錄和索引，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管，確保檔案的安全和完整。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。6.為公司各部門和員工提供檔案查詢和借閱服務(wù)。7.負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)計(jì)和分析，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理情況。三、檔案的收集（一）收集范圍1.員工業(yè)余?？茖W(xué)習(xí)的入學(xué)申請(qǐng)材料，包括報(bào)名表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明等。2.學(xué)習(xí)期間的成績單、考試試卷、作業(yè)等。3.畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)作品及相關(guān)指導(dǎo)教師評(píng)語。4.結(jié)業(yè)證書、畢業(yè)證書等學(xué)歷證明材料。5.其他與業(yè)余?？茖W(xué)習(xí)相關(guān)的材料，如獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)稱號(hào)等。（二）收集時(shí)間1.在員工完成業(yè)余?？茖W(xué)習(xí)的每一個(gè)階段后，及時(shí)收集相關(guān)材料。2.每年定期對(duì)當(dāng)年員工的業(yè)余?？茩n案進(jìn)行集中收集和整理。（三）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門員工業(yè)余?？茩n案材料的收集工作，并確保材料的真實(shí)、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或補(bǔ)充。3.檔案材料應(yīng)使用A4紙張，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行整理和裝訂。四、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照員工姓名進(jìn)行分類，每個(gè)員工的檔案為一個(gè)獨(dú)立的卷宗。2.在每個(gè)卷宗內(nèi)，按照檔案材料的性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行分類，具體分為：入學(xué)申請(qǐng)材料、學(xué)習(xí)材料、畢業(yè)論文、學(xué)歷證明材料、其他材料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.為每個(gè)員工的業(yè)余?？茩n案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)格式為：[公司簡稱][年份][員工工號(hào)][檔案類別代碼]。2.其中，[公司簡稱]為公司名稱的縮寫；[年份]為員工開始業(yè)余?？茖W(xué)習(xí)的年份；[員工工號(hào)]為員工在公司的唯一標(biāo)識(shí)；[檔案類別代碼]為檔案材料的類別代碼，如“RQ”表示入學(xué)申請(qǐng)材料，“XX”表示學(xué)習(xí)材料，“BY”表示畢業(yè)論文，“XL”表示學(xué)歷證明材料，“QT”表示其他材料。（三）裝訂要求1.檔案材料應(yīng)按照分類順序依次排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.對(duì)于紙張較大的材料，應(yīng)折疊成A4大小后再進(jìn)行裝訂。3.裝訂線應(yīng)使用統(tǒng)一的裝訂線，裝訂線寬度不超過15mm。（四）目錄編制1.為每個(gè)卷宗編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、員工姓名、檔案類別、材料名稱、日期、頁碼等內(nèi)容。2.目錄應(yīng)打印在A4紙張上，并放在卷宗的首頁。五、檔案的保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案的安全和完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或其他存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（二）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和防蟲、防霉藥品，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和存放檔案。4.庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。（三）檔案存儲(chǔ)期限1.業(yè)余?？茩n案的存儲(chǔ)期限為員工畢業(yè)后[具體存儲(chǔ)期限]年。2.存儲(chǔ)期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的價(jià)值和保存期限。2.參考檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保存期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀工作，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存。七、檔案的查詢與借閱（一）查詢1.公司內(nèi)部員工因工作需要查詢本人業(yè)余?？茩n案的，可直接到檔案管理部門辦理查詢手續(xù)。2.查詢時(shí)，應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢內(nèi)容和目的，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查詢申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查詢記錄。（二）借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱本人業(yè)余?？茩n案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案材料，并辦理借閱登記手續(xù)，借閱期限一般不超過[具體借閱期限]天。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案材料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案材料，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）外部查詢與借閱1.外單位因工作需要查詢或借閱公司員工業(yè)余?？茩n案的，應(yīng)出具單位介紹信，并注明查詢或借閱的內(nèi)容和目的。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)外單位的介紹信，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可提供相應(yīng)的檔案材料，并辦理查詢或借閱登記手續(xù)。3.外部查詢或借閱檔案的人員應(yīng)遵守公司檔案管理規(guī)定，不得擅自將檔案帶出公司或泄露檔案內(nèi)容。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.建立檔案管理統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、查詢、借閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案類別、員工姓名、查詢次數(shù)、借閱次數(shù)等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并填寫檔案管理統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，報(bào)表數(shù)據(jù)應(yīng)與檔案管理實(shí)際情況相符。（三）分析與報(bào)告1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作