PAGE畫室檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強畫室檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在畫室教學、運營、管理等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于畫室全體員工及與畫室相關的各類活動所產生的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：畫室檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映畫室的各項活動和實際情況，數據準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及畫室機密的檔案嚴格保密。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善畫室檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理畫室各類檔案，包括教學檔案、學生檔案、師資檔案、行政檔案、財務檔案等。3.對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架，建立檔案數據庫，實現檔案的信息化管理。4.定期對檔案進行檢查、鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經批準后實施銷毀。5.負責檔案的借閱、查閱、歸還等工作，做好記錄，確保檔案的安全和完整。6.開展檔案信息開發(fā)利用工作，為畫室教學、管理、決策提供參考依據。（二）各部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定及時歸還檔案，并確保檔案的安全。3.對本部門產生的檔案資料的真實性、準確性和完整性負責，不得擅自銷毀或涂改檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.做好檔案的安全保密工作，采取必要的防護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為畫室提供優(yōu)質的檔案服務。5.定期對檔案管理工作進行總結和匯報，及時發(fā)現問題并提出改進措施。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.教學檔案：包括教學計劃、教學大綱、教案、教學課件、學生作業(yè)、考試試卷、教學評估等。2.學生檔案：包括學生基本信息、入學申請表、成績單、考勤記錄、獎懲情況、畢業(yè)作品等。3.師資檔案：包括教師基本信息、教師資格證書、教學經歷、教學成果、科研成果、獲獎情況等。4.行政檔案：包括畫室規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、會議記錄、通知公告、合同協(xié)議、資質證書等。5.財務檔案：包括財務預算、財務報表、會計憑證、發(fā)票、審計報告等。6.其他檔案：包括畫室宣傳資料、活動照片、視頻資料、客戶資料等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式，例如：2023JX001，表示2023年教學類檔案的第1份。2.類別代碼按照檔案分類設置，教學檔案用“JX”表示，學生檔案用“XS”表示，師資檔案用“SZ”表示，行政檔案用“XZ”表示，財務檔案用“CW”表示，其他檔案用“QT”表示。3.流水號按照檔案形成的先后順序依次編號，從001開始。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案收集范圍包括紙質文件、電子文件、照片、視頻等各種載體的資料。3.對于重要活動、項目等產生的檔案資料，應在活動結束或項目完成后及時收集歸檔。4.檔案管理人員應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案分類標準進行歸類。2.對紙質檔案進行裝訂、編頁、編目，填寫檔案盒封面、脊背等信息，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.對電子檔案進行分類存儲，建立電子文件夾結構，按照檔案編號命名文件，確保電子檔案的有序管理。4.對照片、視頻等特殊載體檔案進行整理，標注拍攝時間地點、人物事件等信息，并進行分類存儲。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門整理好的檔案應定期移交檔案管理部門，移交時填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.審核合格的檔案進行歸檔，按照檔案編號順序上架存放，建立檔案存放位置索引，便于查找。（二）檔案保管1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防盜設備、溫濕度控制設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。3.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，發(fā)現問題及時采取措施進行處理。4.對電子檔案應定期進行備份，備份數據存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數據丟失。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.因工作需要查閱檔案時，查閱人員應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據查閱申請表提供相應的檔案，查閱人員應在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。查閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（二）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案時，借閱人員應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據借閱申請表提供相應的檔案，并與借閱人員簽訂檔案借閱承諾書，明確借閱人員的責任和義務。3.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員不得將檔案轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值，區(qū)分永久保存、長期保存和短期保存檔案。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門組織，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關業(yè)務部門負責人等。3.檔案鑒定小組根據檔案的內容、來源、時間等因素，綜合評估檔案的保存價值，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經檔案鑒定小組審核，報畫室負責人批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數量、銷毀原因等，檔案銷毀清單應永久保存。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設1.建立畫室檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的電子化管理，包括檔案的錄入、查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。2.檔案管理信息系統(tǒng)應與畫室其他業(yè)務系統(tǒng)進行對接，實現數據的共享和交換，提高工作效率。3.加強檔案信息化基礎設施建設，配備必要的計算機、服務器、存儲設備等硬件設施，確保檔案信息化管理工作的正常開展。（二）電子檔案管理1.對紙質檔案進行數字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。2.電子檔案應按照檔案分類